Como este tema funciona na sua empresa
Nenhum dos dois indicadores costuma ser calculado formalmente. A percepção de "demora" é o único dado disponível. Registrar a data de abertura da vaga e a data de início do colaborador em uma planilha simples já permite calcular o time to fill com precisão — um passo pequeno com impacto imediato na gestão do processo.
O time to fill é o indicador mais comum de ser acompanhado; o time to hire raramente é calculado separadamente. A distinção passa a ser relevante quando o RH precisa identificar se o gargalo está na atração (antes da primeira candidatura) ou no processo interno (depois dela).
Ambos os indicadores são automaticamente calculados no ATS. O desafio é segmentar por área, nível hierárquico e tipo de vaga para identificar onde o tempo está sendo perdido — e não tratar a empresa como um todo homogêneo, o que mascara gargalos reais.
Time to hire é o número de dias entre a primeira candidatura de um profissional e sua aceitação da proposta de emprego. Time to fill é o número de dias entre a abertura formal da requisição de vaga e o primeiro dia de trabalho do colaborador contratado. Os dois medem eficiência de recrutamento, mas revelam problemas em etapas distintas do processo[1].
Por que confundir os dois gera diagnósticos errados
A confusão entre time to hire e time to fill é mais do que semântica — ela leva times de RH a atuar no ponto errado do processo. Quando uma empresa demora para contratar, a causa pode estar em dois lugares muito diferentes: na dificuldade de atrair candidatos (problema de atração, que impacta o time to fill) ou na lentidão do processo após a primeira candidatura (problema de seleção, que impacta o time to hire)[2].
Se o gargalo é a atração — poucas candidaturas qualificadas chegando — acelerar etapas de entrevista não resolve. Se o gargalo é a velocidade do processo interno — muitas etapas, feedbacks lentos, demora na proposta — melhorar a divulgação da vaga tampouco ajuda. Cada indicador aponta para um conjunto diferente de intervenções.
O time to fill captura o tempo total, do ponto de vista da empresa. O time to hire captura a experiência do candidato com o processo seletivo. Ambos são úteis, e a diferença entre eles revela quanto tempo a empresa levou para receber as primeiras candidaturas qualificadas — o que pode indicar eficácia dos canais de atração e clareza da RV.
Como calcular cada um: fórmulas e exemplo
Os cálculos são simples quando as datas certas são registradas desde o início:
Time to fill = Data do primeiro dia de trabalho - Data de abertura da requisição
Exemplo: requisição aberta no dia 1; colaborador inicia no dia 43. Time to fill = 42 dias.
Time to hire = Data de aceitação da proposta - Data da primeira candidatura do profissional contratado
Exemplo: candidato se candidatou no dia 10 após a abertura da vaga; aceitou a proposta no dia 35. Time to hire = 25 dias.
A diferença entre time to fill (42 dias) e time to hire (25 dias) neste exemplo indica que a vaga ficou 17 dias sem candidaturas suficientes — informação relevante sobre o desempenho da atração.
Benchmarks por tipo de vaga
Os valores de referência variam substancialmente conforme a senioridade e complexidade do cargo:
| Tipo de vaga | Time to fill | Time to hire | Principal gargalo |
|---|---|---|---|
| Operacional / Entrada | 7–15 dias | 5–10 dias | Volume de etapas desnecessárias |
| Técnico / Especialista | 20–40 dias | 15–30 dias | Escassez de candidatos qualificados |
| Gestão / Coordenação | 30–60 dias | 20–45 dias | Demora de feedback do gestor |
| Executivo / C-level | 60–120 dias | 40–90 dias | Múltiplos decisores, headhunting ativo |
O que afeta o time to fill
O time to fill é influenciado por fatores que ocorrem antes e durante o processo seletivo. Os principais são:
- Clareza da requisição de vaga: RVs imprecisas geram divulgações mal posicionadas, que atraem pouco ou atraem o perfil errado — atrasando o início do processo de triagem.
- Velocidade de aprovação da RV: Em empresas com processos longos de aprovação interna, o relógio do time to fill começa a correr antes da vaga ser efetivamente divulgada.
- Disponibilidade de mercado: Vagas em áreas com escassez de profissionais terão time to fill estruturalmente maior, independentemente da eficiência do processo.
- Canais de divulgação: Portais com baixa audiência para o perfil buscado ampliam o tempo até a chegada de candidatos qualificados.
- Tempo de aviso prévio e início negociado: Mesmo após a aceitação da proposta, o primeiro dia pode ser dias ou semanas depois.
O que afeta o time to hire
O time to hire mede a eficiência do processo após o candidato entrar no funil. Os fatores mais relevantes são:
- Número de etapas do processo: Cada etapa adicional aumenta o tempo total e o risco de o candidato receber outra proposta antes de chegar à oferta.
- Velocidade de feedback do gestor: Em processos onde o gestor demora para confirmar avanço entre etapas, o time to hire cresce de forma passiva.
- Tempo entre etapas: A diferença entre o final de uma etapa e o início da seguinte acumula dias sem valor para o processo.
- Timing da oferta: Oferecer a proposta cedo, quando o candidato ainda está focado nessa seleção, melhora a taxa de aceitação e reduz o tempo total.
- Número de avaliadores e calibração: Processos com muitos entrevistadores sem calibração prévia tendem a ser mais lentos e menos consistentes.
Como reduzir cada indicador conforme o porte
A maior alavanca é a velocidade de decisão: o gestor e o RH estão próximos, o que deveria acelerar o processo. Formalizar um ritual de revisão semanal de candidatos já elimina o principal gargalo.
Implementar um SLA formal entre RH e gestores — com tempo máximo para feedback por etapa — é a intervenção com maior impacto no time to hire sem exigir mudanças estruturais grandes.
Analisar o tempo por etapa no ATS revela os gargalos específicos de cada área. Em muitos casos, a lentidão está concentrada em uma ou duas etapas — o que permite intervenções cirúrgicas.
Como reduzir cada indicador: ações por tipo de gargalo
Para reduzir o time to fill: antecipar a atração iniciando divulgação antes da aprovação formal; diversificar canais combinando portais, LinkedIn e comunidades; padronizar a RV reduzindo alinhamentos; criar banco de talentos ativo reutilizando candidatos de processos anteriores.
Para reduzir o time to hire: revisar o número de etapas eliminando redundâncias; definir SLAs de feedback com o gestor; fazer etapas em paralelo quando possível; antecipar conversa de oferta para evitar negociações longas no final.
Sinais de que seus indicadores de recrutamento precisam melhorar
- Você não consegue dizer quanto tempo leva em média para preencher uma vaga
- O time to fill é significativamente maior que o benchmark para seu tipo de cargo
- Candidates qualificados dizem que o processo demorou demais e aceitaram outra oferta
- O gestor reclama que nunca recebe feedback sobre candidatos em tempo
- Vagas recorrentes (para o mesmo cargo) têm durações muito diferentes
- Não há visibilidade de onde o tempo está sendo gasto: atração, triagem ou seleção
Caminhos para otimizar indicadores de tempo de recrutamento
Começar a registrar datas (abertura, primeira candidatura, aceitação, início), calcular time to fill e time to hire por vaga, identificar gargalos, implementar SLAs e monitorar ao longo do tempo.
- Perfil necessário: RH com capacidade de análise de dados e disciplina para coleta de informações
- Tempo estimado: 2-4 semanas para implementar coleta, 2-3 meses para ter dados suficientes
- Faz sentido quando: Você tem capacidade interna e dados começam a serem coletados
- Risco principal: Sem disciplina na coleta, dados ficam incompletos
Implementar ATS que calcula automaticamente; consultor para analisar dados históricos e identificar gargalos específicos; desenhar intervenções direcionadas.
- Tipo de fornecedor: Implementadores de ATS, consultores de recrutamento
- Vantagem: Automação, benchmarking com outras empresas, plano de ação estruturado
- Faz sentido quando: Volume é alto, dados são dispersos, você quer análise profunda
- Resultado típico: ATS implementado, gargalos mapeados, plano de melhoria definido
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Perguntas frequentes sobre time to hire e time to fill
Qual a diferença entre time to hire e time to fill?
Time to hire mede o tempo entre a primeira candidatura do profissional contratado e sua aceitação da proposta — avalia a eficiência do processo seletivo. Time to fill mede o tempo entre a abertura da requisição e o primeiro dia de trabalho — avalia o ciclo completo, incluindo atração, seleção e início.
Como calcular o time to fill?
Time to fill = data do primeiro dia de trabalho do contratado menos a data de abertura da requisição de vaga. Se a requisição foi aberta no dia 1 e o colaborador inicia no dia 43, o time to fill é de 42 dias.
Qual o time to hire e time to fill médio no Brasil?
Não há um dado único — os valores variam por tipo de vaga, setor e região. Como orientação de mercado, vagas operacionais: 7-15 dias (fill) e 5-10 dias (hire); especialistas: 20-40 dias (fill) e 15-30 dias (hire); gestão: 30-60 dias (fill) e 20-45 dias (hire).
Como reduzir o time to hire?
As principais alavancas são: reduzir o número de etapas desnecessárias, estabelecer SLAs de feedback com gestores, realizar etapas em paralelo quando possível e antecipar a conversa de oferta para evitar negociações longas no final do processo.
Como reduzir o time to fill?
As principais alavancas são: diversificar canais de atração; antecipar a divulgação; padronizar requisições de vaga; criar e utilizar banco de talentos ativo; melhorar descrição da vaga para atrair candidatos certos desde o início.
Referências
- SHRM (Society for Human Resource Management) — Human Capital Benchmarking Report — dados sobre time to hire e time to fill por setor
- LinkedIn Talent Solutions — Global Talent Trends — relatório sobre práticas de recrutamento e métricas de tempo