Processo de admissão: passo a passo e documentação obrigatória

Fase 1: Pré-contratação (coletando documentação)

Antes de assinar contrato, RH deve coletar documentação completa do candidato. Errar aqui = retrabalho depois.

Documentação obrigatória:

• RG ou CNH: Cópia frente/verso. Serve para validar identidade.
• CPF: Cópia ou número. Sistema de DP valida automaticamente.
• CTPS (Carteira de Trabalho): Física ou digital (se já tem conta em e-gov). Se for CTPS digital, precisa validar acesso. Se for física, guardar cópia frente/verso.
• Comprovante de endereço: Conta de água/luz/telefone nos últimos 3 meses. Serve para validar endereço para correspondência.
• Dados bancários: Banco, agência, conta (para depósito de folha). Se transferência internacional, dados SWIFT/BIC.
• Dependentes para IRRF: Se há filhos menores de 21 anos (ou deficientes), nomes + CPF/nascimento. Serve para desconto de dependente.
• Declaração de Imposto de Renda (se houver): Opcional, mas útil se colaborador é MEI ou autônomo (para validar se há outra fonte de renda).
• Certificado de vacinação (conforme aplicável): Alguns setores (saúde, educação) exigem.
• Exame admissional: Não é documento, mas precisa de ordem para ser realizado antes ou logo após admissão.

Erro comum: não coletar tudo antes de assinatura. Colaborador assina contrato, depois RH pede mais documento = atraso.

Fase 2: Dia 1 (assinatura e integração inicial)

No dia que colaborador chega para começar:

• Assinatura de contrato: Duas vias (uma para empresa, uma para colaborador). Assinado presencialmente (ou digitalmente, se remoto). RH deve explicar brevemente: período de experiência, salário, jornada, benefícios.
• Entrega de documentação: Cópia do contrato, cópia da CTPS assinada (se física), primeira folha de contracheque (antecipado ou previsto).
• Integração ao sistema de ponto: Se empresa tem ponto eletrônico, DP registra matrícula, jornada, horário. Colaborador pode começar a bater ponto.
• Integração ao sistema de folha: DP cria matrícula em sistema, lança dados pessoais, salário, benefícios. Sistema já começa a calcular primeira folha (proporcional ou integral, dependendo da entrada).
• Comunicação de benefícios: RH ou gestor explica benefícios (saúde, sindicato, vale, etc). Colaborador assina autorização de desconto (se aplicável).
• Registro em CTPS: Empresa tem 5 dias úteis para registrar assinatura em CTPS (física ou digital). Se física, DP escreve ou carimba. Se digital, sistema acessa CTPS digital e registra eletronicamente.

Erros comuns no dia 1: não registrar em ponto (colaborador bate hora, mas não está em sistema), não criar matrícula em folha (primeira folha não calcula), não explicar benefícios (colaborador não sabe que tem direito).

Fase 3: Primeiros 5 dias úteis (registro em CTPS)

Prazo crítico: registrar na CTPS em até 5 dias úteis.

Se CTPS física: DP escreve ou carimba no CTPS (registro de contratação, data, salário). Prático na época da contratação: leva cópia, lança dados durante onboarding.

Se CTPS digital: DP acessa portal/app de CTPS digital, faz login com dados da empresa, informa: número da CTPS digital do colaborador, data de contratação, salário, jornada. Sistema registra automaticamente. Colaborador pode acessar após para validar.

Prazo de 5 dias úteis é lei. Se atrasar: empresa está fora de conformidade, colaborador pode reclamar, direito não é registrado (causa problema com férias, rescisão depois).

Fase 4: Primeira folha (cálculo e comunicação)

Primeira folha é crítica: se errar aqui, colaborador fica desconfiado desde dia 1.

Cálculo da primeira folha:

• Se colaborador entra no dia 15/mês: salário é proporcional (15 dias). Exemplo: salário R$ 3.000, entra dia 15, primeira folha é R$ 1.500.
• Se colaborador entra no dia 1: salário é integral (30 dias).
• Benefícios (vale, sindicato) são proporcionais também.
• INSS, IRRF: calculados sobre valor proporcional.

Comunicação: DP envia contracheque para colaborador (impresso ou digital, depende do sistema). Melhor prática: RH ou gestor explica: "Seu salário é proporcional aos dias trabalhados este mês. Próxima folha será integral." Sem explicação = confusão ("por que ganhei menos?").

Data de pagamento: Combinado no contrato. Comum é dia 25 ou fim do mês. Respeitar data é crítico (atraso = problema regulatório).

Fase 5: Comunicação ao governo (e-Social/CAGED)

Empresa deve comunicar ao governo que há novo colaborador. Prazos:

• e-Social (S-2200): Admissão deve ser enviada até 30 dias após entrada. Ideal: enviar antes de primeira folha (dia 10-15). DP (ou contador) cuida disto.
• CAGED: Se exigível (empresa deve validar conforme porte), comunicação de admissão é automática ao enviar e-Social.

Se atrasar: multa, inconsistência de direitos (INSS não registra contribuição, férias não contam). Prioridade.

Integração com benefícios

Se empresa oferece benefícios (saúde, sindicato, vale):

• Saúde: RH faz contato com operadora, informa inclusão de novo beneficiário. Geralmente leva 1-2 dias para ativar. Data de ativação deve ser alinhada com primeira folha.
• Vale (transporte, refeição): DP integra ao sistema de folha. Sistema deduz automaticamente da folha. Fornecedor (Sodexo, VR, etc.) é notificado.
• Sindicato: Se há convenção coletiva com desconto sindical, DP integra ao sistema. Desconto é automático.

Erros: não informar saúde (colaborador não consegue usar cartão), não descontar vale (gasto extra de empresa), não descontar sindicato (sindicato cobira depois).