Como este tema funciona na sua empresa
Os documentos mais cobrados são os mesmos para todos os portes — mas a organização para entregá-los em horas é o diferencial. A empresa pequena costuma ter os documentos, mas não consegue encontrá-los quando o auditor chega.
Além dos documentos individuais, o auditor verifica acordos coletivos vigentes, SST completa (PGR, PCMSO, LTCAT) e consistência com o eSocial. A lacuna mais comum é SST incompleta ou com prazo de revisão vencido.
O volume exige sistema de gestão documental. O auditor pode solicitar documentos de estabelecimentos diferentes na mesma inspeção — a centralização é crítica para a entrega rápida.
Os documentos mais cobrados em fiscalização trabalhista são aqueles que comprovam o cumprimento das obrigações de registro, jornada, remuneração, saúde ocupacional e relações coletivas. Ter esses documentos disponíveis, atualizados e acessíveis em poucas horas é o principal fator que diferencia uma fiscalização sem penalidade de uma com autuação.
Os três primeiros documentos que o auditor costuma pedir
Em geral, a fiscalização começa por três documentos que fornecem a visão inicial do nível de organização da empresa:[1]
- Livro de Inspeção do Trabalho: exigível de qualquer empresa, independentemente do porte ou atividade. Deve estar disponível imediatamente e atualizado com todas as visitas anteriores de auditores
- Registro de empregados: lista atualizada de todos os vínculos ativos, com data de admissão, função, salário e acordos coletivos aplicáveis. Serve como mapa para o auditor orientar o restante da inspeção
- Controle de ponto: cartão físico ou arquivo eletrônico (AFD/AEJ). É o documento que mais frequentemente gera autuação quando ausente, incompleto ou com alterações sem justificativa
Lista completa por categoria — com orientações de conformidade
Admissão e registro de empregados
| Documento | O que verificar | Prazo de guarda | Formato aceito |
|---|---|---|---|
| Ficha de registro de empregado | Nome, CPF, função, salário, data de admissão, ACT/CCT aplicável | 5 anos após rescisão | Físico ou digital |
| Contrato de trabalho assinado | Partes, função, remuneração, jornada, cláusulas específicas | 5 anos após rescisão | Físico ou digital com assinatura |
| ASO admissional | Resultado, data, CRM do médico, riscos da função avaliados | 20 anos após rescisão | Físico ou digital |
Controle de jornada
| Documento | O que verificar | Prazo de guarda | Formato aceito |
|---|---|---|---|
| Cartão ou folha de ponto | Marcação de entrada, saída e intervalo de cada dia, sem rasura | 5 anos | Físico assinado ou digital certificado |
| AFD (Arquivo Fonte de Dados) | Registro bruto de todas as marcações do relógio eletrônico | 5 anos | Arquivo eletrônico no padrão MTE |
| AEJ (Arquivo Eletrônico de Jornada) | Marcações originais mais tratamentos aplicados pela empresa | 5 anos | Arquivo eletrônico (PTRP certificado) |
| Quadro de horário | Horário por função, afixado em local visível | Enquanto vigente | Físico afixado ou digital publicado |
O ponto em papel ainda é aceito — sem rasuras e com assinatura do empregado. Não é obrigatório sistema eletrônico abaixo desse limite.
O sistema de ponto eletrônico é exigível e deve gerar AFD e AEJ no padrão da Portaria 671/2021. O DP precisa saber gerar esses arquivos em até 2 dias quando solicitado.[2]
O auditor pode solicitar AFD/AEJ de múltiplos estabelecimentos. O sistema deve estar centralizado ou com protocolo de exportação padronizado para todos os CNPJs.
Folha de pagamento e encargos
| Documento | O que verificar | Prazo de guarda | Formato aceito |
|---|---|---|---|
| Holerite assinado | Salário bruto, descontos (INSS, IRRF), líquido, benefícios | 5 anos | Físico assinado ou digital com aceite |
| Comprovante de recolhimento de FGTS | SEFIP/GEFIP ou comprovante via eSocial, por competência | 30 anos | Digital |
| Comprovante de recolhimento de INSS | GPS ou DARF, por competência | 10 anos | Físico ou digital |
Segurança e Saúde no Trabalho (SST)
| Documento | O que verificar | Periodicidade de revisão | Obrigatório para |
|---|---|---|---|
| PGR — Programa de Gerenciamento de Riscos | Inventário de riscos, plano de ação, data e responsável técnico | Anual ou quando há alteração de riscos | Todas as empresas |
| PCMSO — Programa de Controle Médico | Exames obrigatórios por função, cronograma, assinatura de médico | Anual | Todas as empresas |
| ASO periódico por empregado | Data, resultado, CRM, periodicidade prevista no PCMSO | Conforme PCMSO | Todos os empregados |
| LTCAT | Condições ambientais, agentes nocivos, intensidade | Quando houver agente nocivo | Empresas com exposição a agentes |
Encerramento de vínculo
| Documento | O que verificar | Prazo de guarda | Formato aceito |
|---|---|---|---|
| TRCT | Cálculo das verbas rescisórias, modalidade, assinaturas | 5 anos | Físico com assinaturas ou digital |
| Aviso prévio | Modalidade (trabalhado ou indenizado), data, assinatura | 5 anos | Físico ou digital |
| ASO demissional | Resultado, data, CRM do médico | 20 anos | Físico ou digital |
O que são AFD e AEJ e como gerar esses arquivos
AFD e AEJ são os arquivos eletrônicos de ponto exigíveis pelo MTE em empresas com sistema de ponto eletrônico. O auditor pode solicitá-los no mesmo dia da inspeção, com prazo de entrega de até dois dias.[2]
AFD (Arquivo Fonte de Dados): registro bruto de todas as marcações do relógio — cada entrada, saída e intervalo na ordem exata em que ocorreu, sem edição. Gerado diretamente pelo equipamento.
AEJ (Arquivo Eletrônico de Jornada): contém as marcações originais mais os tratamentos aplicados pela empresa. Gerado pelo PTRP (Programa de Tratamento de Registro de Ponto). Substituiu os antigos AFDT e ACJEF da Portaria 1.510/2009.
Para gerar: acessar o software de ponto e exportar no padrão da Portaria 671/2021. Se o DP não souber como gerar esses arquivos, essa lacuna precisa ser resolvida antes de qualquer fiscalização.
Sinais de que o arquivo de DP precisa ser reorganizado para fiscalização
Se você se reconhece em três ou mais cenários abaixo, o arquivo atual pode não suportar uma fiscalização sem problemas.
- O DP não sabe como gerar o arquivo AFD ou AEJ do sistema de ponto eletrônico
- O registro de empregados não está atualizado com os acordos coletivos vigentes anotados
- O PGR foi elaborado há mais de um ano sem revisão — ou nunca foi elaborado
- Parte dos ASOs periódicos de funcionários está vencida ou não arquivada por funcionário
- O Livro de Inspeção do Trabalho não existe, não está atualizado ou ninguém sabe onde está
- Reunir a documentação completa de um funcionário leva mais de meia hora
Caminhos para organizar o arquivo de DP para fiscalização
A organização documental pode ser feita internamente ou com apoio externo — o caminho depende do volume de documentos e do nível atual de organização.
Empresa com DP estruturado e sistemas instalados pode organizar o arquivo com a equipe atual, usando as tabelas deste artigo como referência.
- Perfil necessário: analista de DP com acesso aos sistemas de ponto, folha e SST
- Tempo estimado: 2 a 4 semanas para reorganização completa
- Faz sentido quando: os documentos existem e o problema é apenas de organização e indexação
- Risco principal: documentos faltantes (SST desatualizada, ASOs vencidos) que precisam ser emitidos antes de reorganizar
Recomendado quando há documentos faltantes, SST desatualizada ou ausência de sistema adequado de ponto eletrônico.
- Tipo de fornecedor: BPO de Departamento Pessoal, Software de Ponto e Jornada, Consultoria de Segurança e Saúde no Trabalho
- Vantagem: o BPO de DP assume a gestão contínua da documentação, não apenas a reorganização pontual
- Faz sentido quando: há lacunas em SST, o sistema de ponto não gera AFD/AEJ ou o arquivo está em situação crítica
- Resultado típico: conformidade básica estabelecida em 4 a 8 semanas
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Perguntas frequentes
Quais documentos o auditor do trabalho pede primeiro na empresa?
Em geral, os três primeiros são: Livro de Inspeção do Trabalho, registro de empregados atualizado e controle de ponto (AFD/AEJ para sistemas eletrônicos ou cartões físicos). Esses documentos fornecem a visão inicial do nível de organização e orientam o aprofundamento da inspeção.
Controle de ponto eletrônico, AFD e AEJ — o que são em uma fiscalização?
O AFD (Arquivo Fonte de Dados) é o registro bruto de todas as marcações do relógio eletrônico, sem edição. O AEJ (Arquivo Eletrônico de Jornada) contém as marcações originais mais os tratamentos aplicados. Ambos são gerados pelo sistema de ponto e devem ser disponibilizados ao auditor em até dois dias quando solicitados. Empresas com mais de 20 funcionários são obrigadas a usar sistema que gere esses arquivos.
PCMSO e PGR são obrigatórios em fiscalização do trabalho?
Sim. PGR e PCMSO são obrigatórios para todas as empresas, independentemente do porte ou atividade. A ausência de qualquer um deles é autuável imediatamente. O PGR deve ser revisado quando há alteração dos riscos, e o PCMSO anualmente com assinatura de médico do trabalho.
Livro de Inspeção do Trabalho: quem precisa ter?
Todas as empresas, sem exceção de porte, atividade ou número de funcionários. O formato pode ser físico ou digital (ELIT — Livro de Inspeção do Trabalho Eletrônico). Deve estar disponível para apresentação imediata ao auditor e atualizado com os registros de todas as visitas anteriores.
Como organizar o arquivo de DP para entregar documentos em horas?
Indexação dupla: pasta por funcionário (com todos os documentos individuais) e pasta por tipo de documento (folha, SST, admissão). Dentro de cada pasta, documentos em ordem cronológica decrescente. Ativos e desligados separados, com prazo de guarda respeitado. A meta é reunir toda a documentação de qualquer funcionário em menos de 30 minutos.
O que precisa constar no registro de empregados para fiscalização?
Nome completo, CPF, função, data de admissão, salário, horário de trabalho, benefícios, ACT/CCT aplicável e histórico de alterações contratuais. Deve estar atualizado para todos os vínculos ativos. A ausência de um funcionário no registro ou dados desatualizados são autuáveis pelo Auditor Fiscal do Trabalho.