Como este tema funciona na sua empresa
O gestor — muitas vezes o próprio dono — tende a evitar a advertência por desconforto pessoal ou por medo de "complicar" a relação com o colaborador. O resultado é que problemas disciplinares se acumulam sem registro até o ponto da demissão, sem documentação para sustentar justa causa se necessário.
A área de RH pode orientar gestores, mas a consistência de aplicação entre diferentes áreas é um desafio real. O mesmo tipo de falta pode ser tratado de formas completamente diferentes por gestores de áreas distintas — gerando percepção de injustiça e risco jurídico.
A política disciplinar formal e o treinamento de gestores são indispensáveis para garantir consistência e equidade na aplicação das sanções. A falta de padronização gera risco jurídico e percepção de tratamento diferenciado entre colaboradores.
Advertência é um instrumento do poder disciplinar do empregador — verbal quando aplicada de forma oral para faltas leves ou primeiras ocorrências, e escrita quando formaliza a ocorrência em documento assinado. Sua função é pedagógica: registrar o fato, comunicar a expectativa de correção e dar oportunidade ao colaborador de ajustar o comportamento antes de sanções mais graves.
O que é a advertência no direito do trabalho
A advertência é uma sanção disciplinar que integra o poder diretivo do empregador — o conjunto de prerrogativas que permitem à empresa organizar, dirigir e disciplinar a prestação de serviços. A CLT não prevê a advertência como procedimento obrigatório de forma expressa, mas a jurisprudência trabalhista reconhece amplamente seu uso como instrumento legítimo de gestão disciplinar.[1]
Diferente de outras sanções, a advertência não tem efeito econômico direto sobre o colaborador — não desconta salário nem suspende o contrato. Sua força está no registro: ela documenta que o empregador comunicou formalmente uma expectativa e deu ao colaborador a oportunidade de corrigir o comportamento. Esse registro é o que sustenta uma eventual punição mais grave em caso de reincidência.
A advertência cumpre três funções simultâneas: comunica ao colaborador que o comportamento é inaceitável, registra o fato para o histórico disciplinar e inicia — formalmente — o ciclo de progressão disciplinar que pode, se o comportamento persistir, culminar em suspensão ou demissão por justa causa.[2]
Advertência verbal: quando usar e como registrar
A advertência verbal é a forma mais leve de sanção disciplinar e é indicada para faltas leves, primeiras ocorrências ou situações em que a discrição é necessária. Ela é dada de forma oral, geralmente na imediatidade do fato, pelo gestor direto do colaborador.
Situações típicas para a advertência verbal:
- Primeiro atraso ou ausência sem justificativa prévia
- Descumprimento pontual de norma operacional sem impacto relevante
- Conduta inadequada de baixa gravidade, sem histórico anterior
- Situações em que a formalização escrita seria desproporcional à falta
A advertência verbal não gera documento entregue ao colaborador — e por isso muitas empresas a "dão e esquecem". O erro está justamente aí: mesmo sem documento formal, a advertência verbal deve ser registrada internamente. O RH deve ter um registro (físico ou em sistema) com data, descrição resumida da falta e confirmação de que a conversa ocorreu. Esse registro serve como evidência de que o colaborador foi alertado — e que a próxima ocorrência caracteriza reincidência.[3]
O gestor frequentemente conduz a conversa de advertência verbal sem qualquer registro posterior. A orientação prática é simples: após a conversa, anotar data, fato e o que foi dito — mesmo que em um formulário básico ou e-mail interno. Esse registro pode ser determinante em uma eventual disputa trabalhista.
O RH deve ter um modelo padronizado de registro de advertência verbal — de preferência em sistema — que o gestor preenche após cada conversa. Sem esse registro, o histórico disciplinar do colaborador fica incompleto e a progressão disciplinar perde sustentação.
O registro de advertências verbais deve constar no sistema de HRIS, vinculado ao cadastro do colaborador e acessível ao gestor e ao RH. A ausência desse registro em uma empresa com volume alto de colaboradores dificulta a gestão consistente do histórico disciplinar.
Advertência escrita: quando usar e o que ela precisa ter
A advertência escrita é indicada quando a falta tem maior gravidade, quando há reincidência após advertência verbal ou quando o tipo de ocorrência tem potencial de evoluir para suspensão ou justa causa. Ao contrário da verbal, ela é um documento formal — entregue ao colaborador, assinado por ele e arquivado no prontuário.[1]
Situações típicas para a advertência escrita:
- Reincidência de falta para a qual já houve advertência verbal
- Descumprimento de norma com impacto relevante para a equipe ou para a operação
- Conduta que, se repetida, poderá embasar suspensão ou demissão por justa causa
- Falta de natureza mais grave que exige registro formal imediato, mesmo na primeira ocorrência
A advertência escrita precisa ser clara, objetiva e suficientemente específica para documentar o fato. O artigo sobre como redigir uma advertência juridicamente válida trata em detalhe dos elementos obrigatórios do documento — descrição do fato, regra violada, expectativa de correção, consequência em caso de reincidência e assinaturas necessárias.
Empresas pequenas frequentemente usam modelos genéricos baixados da internet, sem adequação ao caso concreto. O risco é uma advertência que não sustenta justa causa por ser vaga demais. O investimento mínimo em um modelo padronizado revisado por advogado trabalhista tem retorno alto em termos de segurança jurídica.
A empresa tem modelo, mas gestores frequentemente o preenchem de forma inadequada — descrição vaga, sem mencionar a regra violada. O RH deve revisar o conteúdo antes da entrega ao colaborador, não depois.
O volume de advertências exige processo de aprovação pelo RH antes da entrega — tanto para garantir a qualidade da redação quanto para assegurar consistência entre áreas. Um fluxo de aprovação formal reduz o risco de tratamento desigual entre colaboradores em situações similares.
Como avaliar a gravidade da falta
A escolha entre advertência verbal e escrita depende, antes de tudo, da avaliação da gravidade da falta. Não existe uma tabela fixa que classifique cada tipo de falta — a decisão exige julgamento, mas há critérios objetivos que orientam essa avaliação.[4]
Os principais critérios são:
- Natureza do ato: é um descuido pontual ou uma violação intencional de norma? O descuido pontual pede advertência verbal; a violação intencional ou recorrente pede registro formal.
- Impacto: a falta afetou apenas o colaborador, ou teve consequências para a equipe, para o cliente ou para a operação? Quanto maior o impacto, mais grave a falta.
- Histórico do colaborador: é a primeira ocorrência ou há faltas anteriores registradas? A reincidência agrava a avaliação independentemente da natureza da falta.
- Contexto: havia circunstâncias atenuantes? O colaborador estava em período de adaptação, sob situação pessoal documentada ou em momento de sobrecarga excepcional?
- Grau de conhecimento da norma: o colaborador tinha ciência da regra que violou? Se a norma não foi comunicada claramente, a aplicação da advertência perde sustentação.
A avaliação de gravidade deve ser documentada internamente — mesmo que não conste no documento entregue ao colaborador. O RH deve registrar os critérios que levaram à decisão, especialmente em casos limítrofes, para que a empresa consiga demonstrar coerência na aplicação do poder disciplinar caso seja questionada.[2]
O mito das "três advertências" para demitir por justa causa
Não existe regra legal que determine um número fixo de advertências necessárias para demitir por justa causa. A crença de que "três advertências geram justa causa automática" é um mito — e acreditar nela cria dois problemas opostos: empresas que acham que precisam de exatamente três advertências antes de agir, e empresas que imaginam que três advertências garantem a sustentação da justa causa independentemente do conteúdo.[1]
O que a jurisprudência trabalhista avalia, na prática, é:
- A gravidade da falta que motivou a demissão
- A proporcionalidade entre a falta e a punição aplicada
- A consistência do histórico disciplinar — se houve progressão adequada de sanções antes da demissão
- A imediatidade — se as punições foram aplicadas próximas aos fatos
Uma empresa pode demitir por justa causa com menos de três advertências formais se a falta for grave o suficiente. E pode ter dez advertências no arquivo e não conseguir sustentar a justa causa se elas não estiverem adequadamente redigidas, aplicadas ou documentadas. O número não substitui a qualidade do processo disciplinar.[3]
Os princípios que a advertência precisa respeitar
Para que a advertência — verbal ou escrita — seja válida e sustentável, ela precisa obedecer a princípios que a jurisprudência trabalhista considera ao julgar disputas disciplinares.[4]
Princípio da imediatidade
A advertência deve ser aplicada próxima ao fato. Punições tardias — especialmente se o comportamento foi tolerado por semanas ou meses — podem ser consideradas inválidas pelo chamado "perdão tácito": o silêncio do empregador é interpretado como aceitação do comportamento. Quando há necessidade de apuração antes da punição (casos mais graves), o período de apuração deve ser documentado e a advertência aplicada logo após a conclusão.
Princípio da proporcionalidade
A sanção deve ser compatível com a gravidade da falta. Aplicar advertência escrita para uma infração leve de primeira ocorrência é tão problemático quanto aplicar suspensão para uma falta que merecia apenas advertência verbal. A proporcionalidade protege o empregador contra acusações de arbitrariedade e protege o colaborador contra punições excessivas.
Princípio do non bis in idem
Uma mesma falta não pode ser punida duas vezes. Se a empresa aplicou advertência verbal por um fato específico, não pode aplicar advertência escrita pelo mesmo fato depois. Cada punição deve corresponder a um fato distinto ou a uma reincidência documentada.
Princípio da isonomia
Faltas similares devem receber tratamento similar, independentemente de quem as cometeu. Tratar de formas distintas colaboradores em situações equivalentes — sem justificativa objetiva — gera risco de ação trabalhista por discriminação ou arbitrariedade.
A política disciplinar formal raramente existe. A aplicação é caso a caso, o que torna difícil demonstrar consistência e isonomia. Uma política simples — mesmo de uma página — que defina critérios de gravidade e procedimento de aplicação reduz significativamente o risco jurídico.
A política existe ou está em construção, mas a inconsistência entre gestores de diferentes áreas é o maior risco. O RH deve monitorar a aplicação das advertências para identificar padrões de tratamento desigual entre áreas ou colaboradores em situações similares.
A política disciplinar formal, com critérios claros de gravidade e fluxo de aprovação pelo RH, é indispensável. O treinamento periódico de gestores sobre a aplicação da política é tão importante quanto ter a política escrita — ela só funciona se os gestores a conhecem e a seguem.
Sinais de que sua empresa precisa estruturar o processo disciplinar
Se você se reconhece em três ou mais situações abaixo, a gestão disciplinar da empresa provavelmente está gerando risco jurídico ou perdendo efetividade pedagógica.
- Gestores aplicam — ou evitam aplicar — advertências sem orientação clara do RH sobre quando e como fazê-lo.
- A empresa não tem registro de advertências verbais — elas são "dadas e esquecidas", sem qualquer anotação no histórico do colaborador.
- Há colaboradores com problemas disciplinares recorrentes que nunca receberam advertência formal — apenas conversas informais sem registro.
- A empresa já precisou demitir sem justa causa por falta de documentação disciplinar adequada — mesmo quando o comportamento do colaborador justificaria a demissão por justa causa.
- O mesmo tipo de falta é tratado de formas completamente diferentes por gestores de áreas diferentes, sem critério explícito para a diferença.
- Gestores acreditam que precisam de exatamente três advertências para demitir por justa causa — e aguardam esse número independentemente da gravidade dos fatos.
- Advertências foram entregues muito tempo depois do ocorrido, sem justificativa para o prazo.
Caminhos para estruturar a gestão disciplinar
A estruturação da gestão disciplinar pode ser conduzida internamente pelo RH ou com apoio especializado — a escolha depende do histórico da empresa e do nível de complexidade necessário.
O RH estrutura a política disciplinar e treina gestores sobre critérios e procedimentos. É a via indicada para empresas que ainda não têm histórico de ações trabalhistas relacionadas a demissões disciplinares.
- Perfil necessário: Profissional de RH com experiência em relações trabalhistas e capacidade de treinar gestores
- Tempo estimado: 1 a 3 meses para criar a política e rodar os primeiros treinamentos
- Faz sentido quando: A empresa não tem histórico grave de litígios disciplinares e o RH tem capacidade para liderar o processo
- Risco principal: Política criada sem validação jurídica pode conter lacunas que aparecem apenas em disputas trabalhistas
Consultoria jurídica trabalhista estrutura ou valida a política disciplinar e o processo de aplicação. Indicada para empresas com histórico de ações trabalhistas ou que precisam de política formal robusta.
- Tipo de fornecedor: Consultoria Jurídica Trabalhista; Consultoria de RH; BPO de Departamento Pessoal
- Vantagem: Política validada juridicamente e treinamento de gestores com base em casos reais da empresa
- Faz sentido quando: Há histórico de demissões disciplinares contestadas ou a empresa está crescendo e precisa padronizar o processo
- Resultado típico: Política estruturada e gestores treinados em 2 a 4 meses
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Perguntas frequentes
Qual a diferença entre advertência verbal e advertência escrita no trabalho?
A advertência verbal é aplicada de forma oral para faltas leves ou primeiras ocorrências e não gera documento entregue ao colaborador — embora deva ser registrada internamente pelo RH. A advertência escrita é um documento formal com descrição do fato, regra violada, expectativa de correção e assinaturas, usada em casos de reincidência ou faltas de maior gravidade. Ambas integram o poder disciplinar do empregador e servem para documentar o histórico disciplinar do colaborador.
Quando usar advertência verbal em vez de escrita?
A advertência verbal é indicada para faltas leves, primeiras ocorrências sem histórico anterior, ou situações em que a formalização escrita seria desproporcional à falta. A advertência escrita é indicada para reincidências, faltas de maior gravidade ou situações com potencial de evolução para suspensão ou justa causa. A escolha depende da avaliação de gravidade, do histórico do colaborador e do impacto da falta.
A advertência verbal tem validade jurídica?
Sim, desde que registrada internamente. A advertência verbal não gera documento formal entregue ao colaborador, mas o RH deve registrar data, fato e o que foi comunicado na conversa. Esse registro serve como evidência de que o colaborador foi alertado e de que a próxima ocorrência caracteriza reincidência — o que é relevante para sustentar punições mais graves.
Quais critérios definem a gravidade da falta que merece advertência?
Os principais critérios são: natureza do ato (descuido ou violação intencional), impacto da falta (afetou apenas o colaborador ou a equipe e a operação), histórico do colaborador (primeira ocorrência ou reincidência), contexto (circunstâncias atenuantes) e grau de conhecimento da norma (o colaborador sabia da regra que violou). A avaliação combina esses fatores — não há tabela fixa que classifique automaticamente cada tipo de falta.
A empresa pode aplicar advertência escrita sem ter dado advertência verbal antes?
Sim. A progressão verbal → escrita é uma orientação de boas práticas para faltas leves, não uma exigência legal. Para faltas de maior gravidade ou em situações que exigem registro formal imediato, a empresa pode aplicar diretamente a advertência escrita — ou mesmo avançar para suspensão ou justa causa, dependendo da natureza da falta.
Quantas advertências são necessárias para demitir por justa causa?
Não há número fixo estabelecido em lei. A crença de que "três advertências dão justa causa automática" é um mito. O que a jurisprudência trabalhista avalia é a gravidade da falta, a proporcionalidade entre a falta e a punição, a consistência do histórico disciplinar e a imediatidade das punições. Uma falta grave pode justificar justa causa sem advertências anteriores; advertências mal redigidas ou aplicadas tardiamente podem não sustentar justa causa mesmo que numerosas.
Fontes e referências
- Pontotel. Pode levar advertência no trabalho assim? Veja a verdade. Pontotel.
- Migalhas. Penalidades trabalhistas aplicáveis aos empregados e gradação. Migalhas De Peso.
- Jusbrasil. Como funcionam as regras de advertências no trabalho?. Jusbrasil Artigos.
- Guia Trabalhista. Cuidados importantes na aplicação de penalidades ao empregado. Guia Trabalhista.