Como conduzir reunião de liderança do time

O que uma reunião de equipe NÃO é

• Não é status report ("você fala o que fez") — isso é para 1-a-1.
• Não é onde gestor repreende alguém — constrange, cria clima.
• Não é para fofoca.
• Não é onde só gestor fala — equipe dorme.

O que uma reunião de equipe É

• É espaço de ALINHAMENTO: todos entendem para onde vamos, prioridades.
• É espaço de DECISÃO: problemas vêm, equipe propõe, decide-se.
• É espaço de CELEBRAÇÃO: reconhece win, valida esforço.
• É espaço de DESENVOLVIMENTO: aprende coletivamente.
• É espaço de COESÃO: time sente que é time, não indivíduos.

Tipos de reunião de equipe (conforme tamanho e necessidade)

Semanal de time (10-20 min): apenas alinhamento rápido + uma decisão rápida + celebração.

Semanal de fundo (30-45 min): alinhamento + decisões + desenvolvimento.

Todas-mãos (30-60 min, 1-2x/mês): empresa inteira. Foco em visão, win grande, cultura.

Retro/reflexão (30-45 min, 1x/mês): o que funcionou, o que não, o que fazer diferente.

Estrutura de reunião efetiva (30-45 min)

1. Check-in (2-3 min): humor rápido, "alguém tem algo urgente?"

2. Recado da semana (3-5 min): 1-2 coisas que mudaram (estratégia, cliente, meta, crise).

3. Tópicos por prioridade (20-30 min):

- Emergente (resolve hoje): 5 min, quem é DRI, qual é a decision.

- Importante (semana próxima): 5-10 min, discussão, consenso.

- Informativo (todos precisam saber): 2-3 min, aviso, sem discussão.

4. Celebração (2-3 min): qual foi o win da semana? quem fez bem?

5. Próximos passos (2-3 min): o que muda? o que cada um faz? quando vocês se falam?

6. Encerramento: sai no tempo (respeito ao tempo = respeito às pessoas).

Dinâmica para gerar discussão (não monólogo)

Você abre com problema/tópico, NÃO com resposta.

"A gente recebeu reclamação de cliente sobre X. Como vocês veem?"

Deixa 30 segundos de silêncio (pessoas pensam). Pergunta específico se silêncio: "você tem experiência com isso, o que acha?"

Sintetiza ideias: "então o consenso é [tal]?"

DRI: "ok, você fica responsável de [ação] até [quando]?"

Quem é DRI (Decisor Responsável)

Cada tópico precisa de UM DRI. Pode ser gestor, pode ser IC especialista.

DRI = pessoa que pensa, consulta se precisa, decide e executa.

Muito comum em PME: "todo mundo decide" = ninguém decide.

Frequência e duração

Pequena equipe (até 5): semanal 20-30 min, informal. Pequena empresa (10-20): semanal 30-45 min, estruturada. Média (30+): semanal 30-45 min de time + todas-mãos mensal 1h. Retro: 1x/mês ou 1x/trimestre (não toda semana).

Pauta deve estar pronta com 24h antes

Alguém coleta tópicos até sexta. Segunda de manhã, pauta está clara: emergente, importante, informativo, celebração.

Se alguém quer trazer algo, avisa antes, cabe na agenda ou vira tópico para próxima.

Documentação DURANTE e DEPOIS

Durante: alguém anota decisões (RH, secretária, ou mesma pessoa que facilita). Depois: enviam em 2h para equipe — decisão X, DRI Y, prazo Z.

Equipe não precisa lembrar, está documentado.

Clima e cultura

Quem interrompe é educado parado. Quem discorda fala direto, não murmura depois (psychological safety). Ninguém é envergonhado. Humor é bem-vindo, mas não é piçaria. Reunião acaba na hora.

Erros comuns

• Sem pauta = conversa sem rumo = fofoca
• Gestor só fala = equipe dorme
• Pauta é status report = zero decisão
• Sem DRI = ninguém faz
• Corre demais = "deixa pra semana que vem"
• Sem documentação = ninguém lembra = decide de novo
• Reunião toda semana horário ruim = metade não vai

Remote / hybrid

Sempre presencial > sempre remote > sempre assíncrono. Se hybrid, todos em salas OU todos remotos. Nunca metade em sala, metade em casa (cria 2 conversas). Se não consegue presencial, grava e manda resumo.