Quem deve redigir a ata: secretário ad hoc

O que é um secretário ad hoc

A assembleia de condomínio tem uma mesa de trabalho. Essa mesa é composta, no mínimo, por duas figuras: o presidente da mesa — que conduz a reunião, concede a palavra e coloca as matérias em votação — e o secretário — que registra o que acontece e redige a ata.

O Código Civil (Lei 10.406/2002) não detalha o funcionamento interno da mesa da assembleia, deixando esse aspecto para a convenção de cada condomínio.^[1] O que a prática consolidou ao longo dos anos é que o secretário deve ser eleito pelos presentes no início de cada sessão, de forma pontual — daí o uso do termo "ad hoc". Não se trata de um cargo permanente como o de síndico ou de membro do conselho fiscal.

Essa eleição acontece logo na abertura, antes de qualquer deliberação sobre a pauta. O presidente da mesa pergunta se alguém se habilita para o cargo ou indica um nome; os presentes aprovam por simples maioria. Em poucos minutos, o secretário está eleito e a sessão pode começar.

O secretário ad hoc não precisa ser condômino proprietário. Moradores inquilinos podem ser eleitos, desde que a convenção não proíba expressamente. Em muitos condomínios, um funcionário da administradora assume a função na prática — mas isso depende de o contrato com a administradora prever esse serviço.

Como o secretário é eleito na assembleia

O processo de eleição do secretário ad hoc é simples e rápido, mas exige que quem preside a assembleia lembre de conduzi-lo antes de passar para a ordem do dia. Esquecer essa etapa é um descuido que pode ser questionado posteriormente.

O fluxo típico da abertura de uma assembleia é:

1. Verificação do quórum — conferir se há condôminos suficientes para instalar a assembleia, conforme exige a convenção
2. Eleição do presidente da mesa — quem vai conduzir a sessão (com frequência é o próprio síndico, mas não precisa ser)
3. Eleição do secretário ad hoc — quem vai redigir a ata e assinar o documento ao final
4. Início da ordem do dia — deliberação sobre os itens da pauta

A eleição do secretário não exige quórum especial. Basta a aprovação da maioria dos presentes. Se ninguém se voluntariar, o presidente da mesa pode indicar um nome e submetê-lo à aprovação dos presentes.

Um ponto que gera dúvida: o secretário ad hoc precisa ser eleito mesmo que a assembleia seja pequena, informal ou com poucos presentes? Sim. A formalidade existe exatamente para proteger a validade da ata, independentemente do tamanho da assembleia. Uma ata redigida pelo síndico sem que um secretário tenha sido eleito pode ser questionada quanto à sua imparcialidade.

Presidente da mesa e secretário: papéis distintos

É importante não confundir os dois papéis da mesa. O presidente da mesa conduz a assembleia: abre a sessão, concede a palavra, modera debates, coloca matérias em votação e proclama os resultados. O secretário ad hoc registra o que acontece: anota os presentes, transcreve as deliberações, os votos e os resultados, e redige a ata ao final.

Em algumas assembleias, por praticidade, o síndico acaba acumulando os dois papéis — preside e redige. Isso é tecnicamente possível, mas não é recomendado. Quando o síndico redige a ata das próprias deliberações que presidiu, há um evidente conflito de interesses que fragiliza o documento perante qualquer contestação futura.

As responsabilidades de quem redige a ata

Redigir a ata não é apenas escrever o que aconteceu. É produzir um documento com valor jurídico que vai registrar decisões que podem envolver obras, alterações de regras, eleições e gastos significativos do condomínio.^[2]

O secretário ad hoc é responsável por:

• Registrar os presentes — nome e unidade de cada condômino ou representante na assembleia, com base na lista de presença assinada
• Descrever os pontos de pauta — para cada item da ordem do dia, registrar o que foi discutido, as posições levantadas e o resultado
• Transcrever as deliberações com precisão — especialmente os resultados das votações, com os números de votos favoráveis, contrários e abstenções
• Redigir com clareza e sem ambiguidade — a ata é o único registro oficial do que a assembleia decidiu; texto ambíguo cria litígios
• Assinar o documento — junto com o presidente da mesa e, dependendo da convenção, com membros do conselho fiscal

O secretário ad hoc não tem obrigação de defender a posição do síndico nem de suavizar deliberações que foram conflituosas. Sua função é registrar fielmente o que aconteceu — incluindo os votos contrários, as discussões acaloradas e as questões levantadas pelos condôminos. Uma ata que omite conflitos ou distorce votações é um documento falso, com consequências jurídicas sérias para quem a assinou.

O que acontece depois da assembleia

A ata pode ser redigida durante a própria assembleia — o que é o ideal, pois o secretário captura o que acontece em tempo real — ou logo após, com base em anotações e eventuais gravações da sessão. A convenção de cada condomínio pode estabelecer prazo para a ata ser lavrada e disponibilizada aos condôminos.

Depois de redigida, a ata deve ser assinada pelas pessoas indicadas na convenção (geralmente presidente da mesa, secretário e presidente do conselho fiscal). Em seguida, precisa ser registrada em cartório de registro de imóveis para ter plena eficácia perante terceiros — requisito previsto no art. 1.334 do Código Civil para a convenção e aplicável às deliberações que a alteram.^[1]

Síndico, administradora e secretário: quem faz o quê

Nas assembleias condominiais, três atores costumam estar presentes e têm papéis relacionados ao registro da reunião, mas com funções bem distintas. Confundir esses papéis é uma das fontes mais comuns de contestação posterior das atas.^[2]

A divisão acima deixa claro um ponto importante: a administradora pode — e frequentemente faz — um trabalho de suporte valioso na assembleia, incluindo preparar uma minuta da ata com base nas deliberações. Mas esse trabalho é de apoio, não de substituição. O secretário ad hoc eleito pelos condôminos é quem detém a responsabilidade formal pela ata.

O síndico pode redigir a ata?

Tecnicamente, sim. O Código Civil não proíbe que o síndico redija a ata. Mas há uma razão forte para evitar isso sempre que possível: o síndico tem interesse direto nas deliberações da assembleia. Quando é ele quem escreve o registro oficial das decisões que foram tomadas sobre sua gestão, cria-se um cenário em que a imparcialidade do documento pode ser questionada.

Isso não significa que uma ata redigida pelo síndico seja automaticamente inválida — significa que ela está mais exposta a contestações. Eleger um secretário independente é uma forma de proteger tanto os condôminos quanto o próprio síndico.

Quando a administradora assume a redação da ata

Em condomínios com administradora, é comum que o contrato de prestação de serviços inclua o suporte às assembleias. Isso pode significar que um funcionário da administradora fica responsável por redigir a ata — muitas vezes com muito mais experiência técnica para isso do que o condômino eleito como secretário.

Esse arranjo é válido quando o contrato prevê e quando os condôminos estão de acordo. O que não pode ocorrer é a administradora redigir e assinar a ata sem que um secretário tenha sido eleito formalmente pela assembleia. A eleição do secretário ad hoc é um procedimento da mesa da assembleia, não uma formalidade que a administradora pode dispensar por conveniência operacional.