Como este tema funciona no seu condomínio
A técnica de redigir uma ata é exatamente a mesma independentemente do tamanho do condomínio. Em condomínios pequenos, quem escreve costuma ser o próprio síndico morador ou um condômino eleito secretário na abertura da assembleia — sem assessoria de administradora presente. É ainda mais importante dominar a estrutura básica, porque não há retaguarda profissional para corrigir depois.
Nesse porte, a administradora frequentemente participa da assembleia e pode apoiar o secretário ad hoc na redação. Mesmo com esse suporte, o síndico precisa entender o que a ata deve conter — porque a responsabilidade de validar o documento é sempre do condomínio, não da administradora.
Assembleias de grande condomínio costumam ter mais pontos de pauta, mais debates e mais votações. A ata fica mais longa, mas a estrutura é a mesma. O desafio aqui é manter o registro organizado em tempo real — muitas vezes com um secretário e um apoio de digitação trabalhando juntos durante a reunião.
A ata de assembleia de condomínio é o documento que registra formalmente o que foi deliberado — não o que foi falado. Ela identifica a reunião, lista quem participou, descreve cada ponto da pauta, registra os votos e formaliza as decisões tomadas. Sem ata assinada, a assembleia existe mas suas decisões ficam sem respaldo documental para execução.
Antes de escrever: o que é e o que não é uma ata
O maior equívoco de quem redige uma ata pela primeira vez é confundi-la com uma transcrição da assembleia. Uma ata não registra cada fala, cada comentário ou cada troca de argumentos que aconteceu na reunião. Ela registra o que foi deliberado — as decisões e os votos.
Pense assim: se dois moradores debateram durante dez minutos sobre o modelo de câmera a instalar no hall, a ata não precisa reproduzir esse debate. O que ela registra é o resultado: "a assembleia deliberou pela contratação de sistema CFTV conforme proposta da empresa X, aprovada por Y votos favoráveis, Z contrários e W abstenções."
Esse ponto muda a forma de escrever. Quem entende que a ata é sobre deliberações — não sobre falas — para de tentar anotar tudo e passa a focar no essencial: quórum, pauta, debate em síntese quando necessário, votação e decisão.
O Código Civil (Lei 10.406/2002) exige que as deliberações da assembleia sejam registradas em ata, mas não detalha o formato.[1] Isso significa que o condomínio tem liberdade para adaptar o modelo à sua realidade — desde que a ata seja completa o suficiente para comprovar que a assembleia foi regular e que as decisões foram tomadas com o quórum correto.
A ata é redigida durante a assembleia — não depois
Este é um dos ângulos mais importantes e mais ignorados na prática. A ata deve ser redigida em tempo real, durante a assembleia — não reconstituída horas depois com base na memória do síndico ou nas anotações de alguém.
O motivo é simples: a ata é um documento de fé pública. Ela registra o que aconteceu em determinado momento, na presença de determinadas pessoas. Redigir depois abre espaço para dúvidas sobre a fidedignidade do registro — e, em caso de contestação judicial, isso pode ser um problema.
Na prática, o secretário ad hoc (eleito no início da assembleia para exercer essa função naquela reunião) fica com um computador ou caderno durante toda a reunião, registrando em tempo real. Enquanto a pauta avança, ele vai completando o documento.
A estrutura básica da ata condominial
Uma ata bem-feita tem sempre os mesmos blocos, na mesma sequência. Seguir essa estrutura facilita a leitura, evita esquecimentos e torna o documento mais robusto em caso de questionamento.[2]
1. Cabeçalho de identificação
O cabeçalho identifica o condomínio, o tipo de assembleia (ordinária ou extraordinária), a data, o horário e o local da reunião. Inclui também o número de convocação (1ª convocação, 2ª convocação) — informação importante para verificar o quórum aplicável.
Exemplo de abertura:
"Aos vinte e um dias do mês de maio de dois mil e vinte e seis, às dezenove horas, no salão de festas do Condomínio [Nome], localizado à [Endereço], realizou-se a Assembleia Geral Ordinária em segunda convocação, nos termos do edital publicado em [data da convocação]."
2. Verificação do quórum e lista de presença
Antes de qualquer deliberação, a ata registra quantas unidades estavam presentes (pessoalmente ou por procuração) e se o quórum mínimo exigido foi atingido. A lista de presença é um documento separado que acompanha a ata, mas o número de presentes e o percentual de fração ideal representado devem constar no corpo da ata.
Se a assembleia for em segunda convocação — o que é muito comum —, a ata deve deixar isso explícito, pois é a segunda convocação que permite deliberação com qualquer número de presentes na maioria das pautas.
3. Mesa diretora
A ata registra quem foi eleito para conduzir a assembleia: o presidente da mesa (normalmente o síndico ou um condômino eleito para presidir) e o secretário ad hoc. São essas duas pessoas que assinam a ata ao final.
4. Deliberações por item de pauta
Este é o bloco central da ata. Para cada item da pauta, a ata registra:
- O assunto tratado (em conformidade com o edital de convocação)
- Um resumo do debate, quando houver (sem transcrever falas)
- A forma de votação (aclamação, nominal, secreta)
- O resultado da votação: número de votos favoráveis, contrários e abstenções
- A deliberação: o que foi decidido, com clareza suficiente para ser executado
Este bloco é onde mais erros acontecem — e onde a clareza da redação tem mais impacto prático. Uma deliberação bem redigida permite que o síndico a execute sem dúvida. Uma deliberação vaga exige interpretação — e interpretações divergentes geram conflito.
5. Encerramento
O encerramento registra o horário em que a assembleia foi encerrada e a informação de que a ata será assinada. Em seguida vem a área de assinaturas.
Exemplo de encerramento:
"Nada mais havendo a tratar, o presidente da mesa encerrou a assembleia às vinte e uma horas, lavrando-se a presente ata que, após lida e aprovada, vai assinada pelo presidente da mesa, pelo secretário e pelos condôminos presentes."
Como registrar votações e deliberações
O registro da votação é a parte mais crítica da ata. É ele que comprova se o quórum exigido para cada deliberação foi atingido — e, em caso de contestação, é ele que responde à pergunta: "a decisão foi tomada com respaldo legal?"[1]
Para cada votação, registre:
- A proposta submetida à votação — em uma frase objetiva, o que exatamente estava sendo aprovado ou reprovado
- O número de unidades votantes — quantas unidades votaram (não o número de pessoas, mas de unidades)
- A distribuição dos votos — favoráveis, contrários e abstenções
- A fração ideal representada — quando relevante para verificar quórum qualificado (como em alterações de convenção)
- A conclusão — "aprovado" ou "reprovado", com base no resultado
Exemplo de registro de votação:
"Submetida à votação a proposta de contratação de empresa de portaria virtual para o período noturno (22h às 6h), com custo mensal de R$ [valor] conforme proposta apresentada, foram registrados 38 votos favoráveis, 12 contrários e 2 abstenções. Aprovada a proposta."
Votações com quórum qualificado
Algumas deliberações exigem quórum qualificado — dois terços ou mais dos condôminos, calculados por fração ideal, como é o caso de alterações na convenção condominial (art. 1.351 do Código Civil).[1] Nesse caso, a ata deve registrar explicitamente a fração ideal dos votos favoráveis e confirmar que o quórum foi atingido.
Se o quórum qualificado não foi atingido, a deliberação não é válida — e a ata deve registrar isso claramente, indicando que o item será reapreciado em nova assembleia.
Votos em branco, abstenções e ausências
Abstenção é diferente de ausência. O condômino que está presente mas se abstém de votar deve ser registrado como abstenção. O que não compareceu simplesmente não é contado. Manter essa distinção clara evita confusões no cálculo do quórum.
Linguagem: direta, objetiva e acessível
A ata precisa ser compreendida por todos os condôminos — não apenas por advogados ou pela administradora. Isso significa evitar o legalês desnecessário e escrever com clareza.
Algumas orientações práticas de linguagem:[2]
- Frases curtas e completas. Uma frase, uma ideia. Períodos longos com várias subordinadas são difíceis de entender e aumentam o risco de ambiguidade.
- Tempo verbal consistente. Use o pretérito perfeito para descrever o que aconteceu ("o presidente abriu a sessão", "a assembleia aprovou"). Evite misturar tempos verbais.
- Nomes completos na primeira menção. Na primeira vez que alguém é citado, use nome e CPF ou cargo. Nas menções seguintes, o nome é suficiente.
- Valores e datas por extenso. "R$ 18.000,00 (dezoito mil reais)" e "21 de maio de 2026" — nunca só o número solto, sem contexto.
- Evitar abreviações não convencionais. AGO e AGE são conhecidas. Outros termos técnicos devem ser escritos por extenso na primeira menção.
Um teste simples: depois de redigir um trecho, leia em voz alta. Se você tiver dúvida sobre o que a frase quis dizer, reescreva. Se um condômino que não participou da assembleia conseguir entender o que foi decidido apenas lendo a ata, ela está bem redigida.
Ata em primeira ou terceira pessoa?
A convenção mais usada no mercado condominial brasileiro é a terceira pessoa: "o síndico apresentou", "a assembleia deliberou", "o condômino X solicitou a palavra". Evite a primeira pessoa do singular ("eu, secretário, registrei") — ela não é errada, mas é menos formal e pode criar ambiguidade sobre quem é responsável por cada parte do registro.
Ata manuscrita ou digital: o que muda na prática
A lei não proíbe atas digitais — o que importa é que o documento seja assinado e arquivado de forma segura. Na prática, a maioria dos condomínios já usa atas digitadas, impressas e assinadas. Alguns usam plataformas de assinatura digital reconhecidas juridicamente, o que facilita o arquivamento e a busca por documentos antigos.
Se o condomínio usa livro físico de atas (encadernado e registrado em cartório), as assembleias devem ser registradas nesse livro — seja digitando e imprimindo folhas soltas para colar, seja redigindo diretamente a mão. O importante é a continuidade do registro no livro.
Erros de redação que invalidam ou enfraquecem a ata
Alguns erros são recorrentes e comprometem a validade ou a clareza da ata. Conhecer esses erros de antemão é a melhor forma de evitá-los.
| Erro | Por que é problema | Como corrigir |
|---|---|---|
| Deliberação vaga ("aprovada a reforma do térreo") | Não especifica o que exatamente foi aprovado — escopo, valor, prazo | Detalhar: empresa contratada, valor aprovado, prazo de execução |
| Omissão do resultado da votação | Impede verificar se o quórum foi atingido | Sempre registrar favoráveis, contrários e abstenções |
| Deliberação de item não previsto no edital de convocação | Viola o Código Civil — assembleia só pode deliberar sobre o que estava na pauta | Registrar apenas os itens do edital; outros assuntos ficam para nova assembleia |
| Ausência de identificação do quórum de convocação | Não fica claro se era 1ª ou 2ª convocação — impacta a validade das deliberações | Incluir sempre no cabeçalho: "em primeira/segunda convocação" |
| Transcrição literal de falas e debates | Transforma a ata em ata parlamentar; gera conflitos sobre o que foi dito | Registrar apenas a síntese do debate e o resultado da deliberação |
| Ata redigida dias depois da assembleia | Fragiliza a fé pública do documento; pode ser questionada judicialmente | Redigir em tempo real durante a assembleia |
| Ausência de data, horário ou local | Impede identificar com precisão quando e onde a assembleia ocorreu | Incluir sempre no cabeçalho: data, hora de início, local |
O caso específico de deliberações sobre obras e contratos
Deliberações financeiras exigem mais detalhe do que deliberações simples. Quando a assembleia aprova uma obra, uma contratação ou uma taxa extraordinária, a ata deve registrar o valor aprovado, a empresa ou proposta de referência, e o prazo de vigência ou execução. Esses detalhes são a base para o síndico executar a decisão — e para o conselho fiscal verificar se o que foi executado corresponde ao que foi aprovado.
Exemplo de registro adequado para aprovação de obra:
"Aprovada por 42 votos favoráveis e 8 contrários a execução de impermeabilização da laje do 10º ao 15º andar, conforme proposta da empresa [Nome], no valor de R$ [valor], com prazo de execução de 45 dias corridos a partir da assinatura do contrato."
Sinais de que a ata ficou incompleta ou problemática
Antes de assinar, revise a ata. Se você se identificar em alguma situação abaixo, corrija antes de encerrar a assembleia:
- Algum item da pauta não tem resultado de votação registrado (só "discutido" ou "apresentado")
- Falta o número de votos favoráveis, contrários ou abstenções em alguma deliberação
- O texto de uma deliberação não permite saber exatamente o que foi aprovado — valor, prazo, empresa
- A ata não identifica se a assembleia foi em 1ª ou 2ª convocação
- Alguma deliberação trata de assunto que não estava no edital de convocação
- O horário de encerramento não foi registrado
- Há trechos com transcrição literal de falas que deveriam ser resumidos como debate
Dois caminhos para melhorar a redação das atas
Se as atas do seu condomínio têm gerado questionamentos ou imprecisões, há dois caminhos para melhorar.
Criar um modelo padrão de ata para o condomínio, com os blocos obrigatórios já prontos. O secretário ad hoc preenche os campos durante a assembleia.
- Ponto de partida: adaptar o modelo deste artigo para a realidade do condomínio
- Apoio disponível: administradora costuma ter modelos — peça o que ela usa e avalie se está completo
- Faz sentido quando: o secretário muda a cada assembleia e precisa de orientação clara
- Risco principal: o modelo pode ser preenchido mecanicamente, sem atenção ao detalhe das deliberações específicas
Contratar administradora ou assessoria jurídica condominial para apoiar a condução e o registro das assembleias, especialmente nas mais complexas.
- Tipo de fornecedor: Administradora Condominial ou Assessoria Jurídica Condominial (categorias disponíveis no oHub)
- Vantagem: profissional experiente que já participou de centenas de assembleias e sabe o que a ata precisa conter
- Faz sentido quando: assembleia tem pauta sensível (obras grandes, alteração de convenção, destituição de síndico)
- Resultado típico: ata mais robusta e menos sujeita a questionamento posterior
Precisa de apoio para conduzir ou documentar uma assembleia?
Administradoras e assessorias jurídicas especializadas em condomínio podem apoiar desde a convocação até a redação e validação da ata — especialmente para assembleias com pautas mais complexas. O oHub conecta condomínios a esses fornecedores em menos de 3 minutos.
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Perguntas frequentes
Como escrever a ata de uma assembleia de condomínio?
A ata deve ser redigida em tempo real, durante a assembleia, pelo secretário ad hoc eleito na abertura da reunião. Ela segue uma estrutura fixa: cabeçalho de identificação (condomínio, tipo de assembleia, data, local, convocação), verificação do quórum, eleição da mesa diretora, registro das deliberações por item de pauta (com resultado da votação para cada um) e encerramento com horário e assinaturas. O que vai na ata são as deliberações — não a transcrição dos debates.
Qual o texto padrão para abrir uma ata de condomínio?
Um modelo de abertura funcional é: "Aos [dia] dias do mês de [mês] de [ano], às [hora], no [local], realizou-se a Assembleia Geral [Ordinária/Extraordinária] do Condomínio [Nome], em [primeira/segunda] convocação, conforme edital de convocação de [data]. Verificado o quórum de [número] unidades presentes, representando [percentual]% das frações ideais do condomínio, o síndico [Nome] declarou aberta a sessão." Adapte ao condomínio — o importante é que todos os elementos identificadores estejam presentes.
O que precisa ter em uma ata de assembleia de condomínio?
Uma ata completa precisa ter: identificação do condomínio, tipo e número da convocação, data, horário e local; número de unidades presentes e quórum atingido; nomes do presidente da mesa e do secretário; registro de cada item da pauta com o resultado da votação (favoráveis, contrários, abstenções) e o texto da deliberação; horário de encerramento; e assinaturas do presidente da mesa e do secretário (e dos demais presentes, conforme convenção). Esses elementos garantem que a ata comprova a regularidade da assembleia e a validade das decisões.
Posso escrever a ata no computador? Precisa ser em livro físico?
Pode sim escrever no computador. A lei não exige livro físico — o que exige é que o documento seja assinado. Se o condomínio tem livro de atas registrado em cartório, o texto deve ser inserido nesse livro (seja impresso e colado ou redigido a mão). Se o condomínio não tem livro físico, pode usar ata digital assinada pelos presentes ou por assinatura eletrônica reconhecida. Verifique o que a convenção do condomínio determina sobre o formato do registro.
Como registrar um debate intenso na ata sem transcrever tudo?
Use uma fórmula objetiva: "Sobre o item [número], o presidente da mesa abriu espaço para manifestações dos condôminos. Foram apresentadas posições favoráveis e contrárias à proposta. Encerrado o debate, submeteu-se à votação..." O que importa registrar não é quem disse o quê, mas sim que houve debate e qual foi o resultado. Se um condômino fez uma objeção formal que pode impactar a validade da deliberação, registre o nome e o conteúdo resumido da objeção — sem reproduzir o discurso inteiro.