Procuração em assembleia: regras e limites

O que é procuração em assembleia e quando usar

Toda assembleia de condomínio exige a presença — direta ou por representação — dos condôminos. Quando um morador não pode comparecer pessoalmente, ele pode autorizar outra pessoa a votar em seu lugar por meio de uma procuração. Esse instrumento é simples na essência: um documento escrito assinado pelo condômino (o outorgante) que transfere ao procurador (o outorgado) o poder de representá-lo naquela votação específica.

A procuração é especialmente útil em situações comuns na vida condominial: o condômino viajou, está de licença médica, trabalha no horário da assembleia ou simplesmente prefere delegar a decisão a alguém de confiança. O instrumento existe para garantir que ausências pontuais não impeçam a participação nas decisões do condomínio — e que o quórum possa ser alcançado mesmo com parte dos condôminos impossibilitados de comparecer presencialmente.

É importante distinguir a procuração de assembleia da procuração geral para atos jurídicos. A primeira tem escopo limitado — cobre apenas a assembleia indicada, salvo previsão diferente. A segunda pode cobrir uma série de atos em nome do outorgante. Na prática condominial, procurações específicas para determinada assembleia são mais fáceis de controlar e menos sujeitas a questionamentos.

Quem pode outorgar procuração

Qualquer condômino — seja pessoa física ou jurídica — pode outorgar procuração para representação em assembleia. No caso de unidades com vários proprietários (cônjuges, herdeiros, sócios), os proprietários precisam chegar a um consenso sobre o representante, já que a unidade tem apenas uma fração ideal e, portanto, um único voto.

Locatários, em regra, não têm direito de voto nas assembleias — salvo quando a convenção lhes outorga expressamente direitos de participação em determinadas decisões relacionadas ao uso cotidiano das áreas comuns. Mesmo nesses casos excepcionais, o direito de representar em assembleia está originalmente no condômino proprietário.

O que a lei exige e o que a convenção pode acrescentar

O Código Civil — especificamente o art. 1.352 — estabelece que as deliberações da assembleia são tomadas pela maioria dos votos dos condôminos presentes, admitida a representação por mandatário.^[1] A lei não cria um formulário obrigatório nem exige reconhecimento de firma. O que ela exige é simples: que exista um instrumento escrito que identifique o outorgante, o procurador e o escopo da representação.

O Código Civil também não limita o número de procurações que uma única pessoa pode acumular. Isso é importante: pela lei federal, um único condômino poderia em tese representar dezenas de ausentes. É a convenção do condomínio que pode — e muitas vezes deve — estabelecer esse limite.

O que a convenção pode definir

A convenção tem liberdade para ir além do mínimo legal e detalhar as regras de procuração. As disposições mais comuns encontradas em convenções condominiais incluem:^[2]

• Reconhecimento de firma: algumas convenções exigem que a assinatura do outorgante seja reconhecida em cartório. A lei não exige, mas a convenção pode — e se exige, o requisito precisa ser respeitado para que a procuração seja válida na assembleia daquele condomínio.
• Limite de procurações por representante: é comum convenções estabelecerem que cada representante pode acumular no máximo uma, duas ou três procurações. Esse limite existe para evitar que um único condômino controle o resultado de assembleias acumulando muitos mandatos.
• Forma do documento: algumas convenções exigem que a procuração seja apresentada em formulário padronizado, facilitando o controle na abertura da assembleia.
• Prazo de validade: a convenção pode determinar que procurações sejam apresentadas com antecedência mínima (por exemplo, até 24h antes da assembleia), para que o mesário ou administradora tenha tempo de verificar a regularidade.

A primeira coisa que o síndico deve fazer antes de cada assembleia é reler o capítulo da convenção que trata de representação. Muitos conflitos em assembleias nascem de procurações apresentadas sem atender a requisitos que a convenção impõe e que o síndico esqueceu de comunicar com antecedência.

Checklist da procuração válida

Para ser aceita numa assembleia, uma procuração deve conter, no mínimo:^[2]

• Identificação completa do outorgante (condômino): nome, unidade/apartamento e, de preferência, CPF
• Identificação completa do procurador: nome e CPF ou RG
• Escopo da delegação: indicação clara de que a procuração é para a assembleia específica (data, tipo — AGO ou AGE)
• Poderes conferidos: se o procurador pode votar em todos os pontos da pauta ou apenas em alguns
• Data e assinatura do outorgante
• Reconhecimento de firma, se a convenção exigir

Procurações muito genéricas — sem identificar a assembleia, sem data, sem qualificação do outorgante — costumam gerar dúvida na mesa e podem ser questionadas por qualquer condômino presente. O cuidado com o documento protege tanto quem emite quanto quem representa.

Quem pode ser procurador — e quem não pode

A lei não restringe quem pode ser procurador em assembleia de condomínio. Diferente do que muitos imaginam, o procurador não precisa ser condômino do condomínio — pode ser um parente, um vizinho de outro condomínio, um advogado ou qualquer pessoa de confiança do outorgante, salvo vedação expressa da convenção.^[2]

O síndico como procurador: por que é um problema

Um caso que merece atenção especial é o do síndico que recebe procurações de condôminos para representá-los na assembleia. Não existe vedação legal expressa, mas a situação cria um conflito de interesses evidente que o síndico — e os condôminos — deveriam evitar.^[2]

O síndico preside a assembleia, conduz as votações e frequentemente é o responsável pela prestação de contas que está sendo deliberada. Quando ele também acumula procurações de outros condôminos, está simultaneamente presidindo a mesa, exercendo seu próprio voto e representando os ausentes. Essa acumulação de papéis compromete a imparcialidade que se espera de quem conduz o processo.

Há ainda um aspecto prático: se o síndico representa um condômino com procuração e depois é questionado sobre alguma decisão tomada naquela assembleia, ele precisará explicar como separou seu papel de presidente do seu papel de procurador. Essa separação é difícil de demonstrar — e fácil de questionar.

A orientação prática é clara: o síndico deve declinar gentilmente quando condôminos lhe oferecerem procuração. O ideal é que a convenção proíba expressamente essa situação, criando a regra por escrito antes de ela se tornar um problema.

Quantas procurações uma pessoa pode acumular

Como mencionado, o Código Civil não limita o número de procurações por representante. Isso significa que, na ausência de norma na convenção, um único condômino poderia tecnicamente representar todos os ausentes de uma assembleia e controlar o resultado das votações sozinho.

Esse cenário não é apenas teórico. Em condomínios com baixo engajamento — onde a maioria dos condôminos evita participar das assembleias — a concentração de procurações em poucos representantes é um risco real para a governança. Quando uma pessoa acumula um número expressivo de procurações, ela não está apenas representando os ausentes: está, na prática, determinando o resultado da votação independentemente do que os demais presentes pensem.

Não existe solução perfeita para esse trade-off. Limitar procurações facilita a contestação das assembleias (quórum não atingido por falta de procurações válidas); não limitar expõe o processo a concentração de poder. A saída equilibrada — e a que a maioria das convenções bem redigidas adota — é estabelecer um limite razoável por representante (frequentemente entre uma e três procurações), documentado claramente na convenção.^[2]

Como a convenção pode regular esse ponto

Se a convenção do seu condomínio ainda não trata do limite de procurações, vale propor uma alteração em assembleia. O texto pode ser simples e objetivo: "Cada condômino poderá representar, por procuração, no máximo [N] outro(s) condômino(s) por assembleia." A definição do número é uma decisão do condomínio — não há uma obrigação legal de adotar determinado limite.

O mesmo raciocínio se aplica ao reconhecimento de firma: se o condomínio quer exigir esse requisito, ele precisa estar na convenção. Exigir ou dispensar o reconhecimento de firma na hora da assembleia, sem amparo na convenção, é fonte de conflito e pode gerar questionamentos sobre a validade das decisões tomadas.

Como verificar e registrar procurações na abertura da assembleia

A abertura da assembleia é o momento em que o controle de procurações precisa acontecer. Uma vez encerrada a verificação e iniciada a deliberação, questionar a validade de procurações fica mais difícil — e pode contaminar a legalidade de toda a reunião.

O procedimento recomendado segue uma lógica simples:^[2]

1. Receba as procurações antes do início formal da assembleia. O ideal é que elas sejam entregues à mesa ou à administradora no momento do credenciamento, antes da lista de presença ser fechada.
2. Verifique os requisitos da convenção. Confira se a procuração tem os dados mínimos (identificação de outorgante e procurador, referência à assembleia, assinatura). Se a convenção exige reconhecimento de firma, verifique o selo cartorário.
3. Verifique o limite de procurações por representante. Se a convenção limita, confira que nenhum representante está acima do limite.
4. Registre as procurações na lista de presença. Na lista, anote para cada representante quais unidades ele está representando por procuração. Isso garante rastreabilidade e evita disputas posteriores.
5. Leia em voz alta as procurações recebidas ou ao menos informe o total à assembleia antes de iniciar as votações. Transparência aqui protege o processo.
6. Anexe as procurações originais à ata. Os instrumentos devem fazer parte da documentação da assembleia — não são documentos descartáveis.

Se houver dúvida sobre a validade de uma procuração, a decisão mais segura é consultar os demais presentes antes de aceitar ou recusar. Uma procuração recusada indevidamente pode invalidar a representação de um condômino; uma procuração aceita com vício pode invalidar a assembleia inteira. O síndico não precisa — nem deve — agir sozinho nesses casos limítrofes.

Procurações eletrônicas: são válidas?

Com a popularização de plataformas de gestão condominial e a normalização das assembleias virtuais e híbridas após a Lei 14.309/2022, surgiu a dúvida sobre procurações eletrônicas: assinadas digitalmente, enviadas por e-mail ou geradas dentro de um aplicativo de gestão.^[1]

A resposta depende de dois fatores. O primeiro: a convenção do condomínio admite documentos eletrônicos como instrumentos válidos? Se sim, a procuração digital com assinatura eletrônica reconhecida (certificado ICP-Brasil, por exemplo) pode ser aceita sem discussão. O segundo: há alguma exigência formal na convenção — como reconhecimento de firma em cartório — que, por definição, não pode ser cumprida digitalmente?

Na ausência de previsão explícita na convenção, a tendência da prática condominial é aceitar procurações eletrônicas quando há evidência razoável de autenticidade — como o envio pelo próprio e-mail cadastrado do condômino ou assinatura com plataforma reconhecida. Mas essa aceitação sem base convencional abre margem para questionamentos. O caminho mais seguro é atualizar a convenção para incluir expressamente a possibilidade de representação por procuração eletrônica.