Como conduzir uma votação em assembleia

Antes de votar: verificação de presença e quórum

Nenhuma votação válida começa sem que dois elementos estejam confirmados: a presença registrada de cada condômino (ou seu representante) e o quórum mínimo exigido para aquele tipo de deliberação.

A verificação de presença é feita na entrada da assembleia, antes da abertura oficial dos trabalhos. Cada condômino assina uma lista de presença — ou, quando a convenção permite, registra seu acesso por meio digital. Quem chega com procuração precisa apresentá-la nesse momento; o secretário confere se o documento está em ordem antes de registrar o voto como válido.

Depois de encerrada a entrada, o presidente da mesa soma as unidades representadas e verifica se o quórum está atingido. O Código Civil estabelece, no art. 1.352, que as deliberações em primeira convocação exigem presença de condôminos que representem pelo menos metade das frações ideais do condomínio.^[1] Em segunda convocação, a assembleia pode deliberar com qualquer número de presentes — desde que a convocação original tenha previsto essa possibilidade e respeitado o intervalo mínimo entre as chamadas determinado pela convenção.

Uma atenção importante: o quórum para deliberar não é o mesmo para todos os assuntos. Aprovação de contas e eleição de síndico seguem uma regra; obras voluptuárias seguem outra; mudança da convenção exige dois terços. Antes de iniciar a votação de qualquer item, o presidente da mesa precisa ter claro qual quórum aquele item específico exige — e confirmar que ele está presente.

O que fazer quando o quórum não é atingido

Se a primeira convocação não reunir o mínimo legal, a assembleia não pode ser aberta e nenhum item pode ser votado. O caminho correto é registrar em ata a ausência de quórum, indicar o número de unidades presentes e encerrar. A segunda convocação precisa respeitar o prazo mínimo definido na convenção — em geral, entre 30 minutos e 7 dias após a primeira chamada, dependendo do que a convenção determina.^[2]

Os papéis na assembleia: presidente, secretário e escrutinadores

Uma assembleia bem conduzida depende de três papéis claramente atribuídos desde o início. Misturar funções ou deixar alguma delas vaga é fonte de impugnação posterior.

Presidente da mesa — conduz os trabalhos, lê cada item da pauta, abre a palavra para discussão, declara encerrado o debate e comanda a coleta dos votos. Pode ser o síndico, um condômino eleito na abertura da assembleia, ou um advogado especializado contratado para presidir a reunião. A convenção pode definir quem preside; se for omissa, a assembleia escolhe na hora por maioria simples.^[2]

Secretário — registra em tempo real tudo o que acontece: presenças, debates, votos, resultados, declarações de voto. É o responsável pela ata. Pode ser qualquer condômino ou um profissional contratado. Em condomínios pequenos, o síndico frequentemente acumula os papéis de presidente e secretário — funciona, mas exige disciplina para não perder nada.

Escrutinadores — auxiliam na contagem dos votos, especialmente em votações com muitos presentes ou quando se usa cédula. Não são obrigatórios por lei, mas são uma boa prática em assembleias acima de 30 a 40 unidades. A convenção pode detalhar como são escolhidos; se for omissa, o presidente os designa no início dos trabalhos.

O síndico pode presidir a própria assembleia?

Sim, a menos que a convenção proíba expressamente. Na prática, muitos condomínios adotam a boa prática de eleger um condômino como presidente da mesa justamente para conferir mais neutralidade ao processo — especialmente quando há itens sensíveis na pauta, como a prestação de contas do síndico ou sua reeleição. Não é obrigação legal, mas evita conflitos de interesse evidentes.

Passo a passo da votação

Este é o roteiro prático que o presidente da mesa segue para cada item da pauta que exige deliberação dos condôminos.

1. Anuncia o item da pauta. Lê em voz alta o item exato que está sendo votado, sem adaptar ou resumir de forma que altere o sentido. O que será votado deve ser idêntico ao que constava na convocação.
2. Informa o quórum exigido. Antes de abrir o debate, declara qual é o quórum necessário para aprovação daquele item específico — maioria simples, dois terços, unanimidade — e quantas unidades precisam votar a favor para que seja aprovado.
3. Abre a palavra para discussão. Concede a palavra aos condôminos que quiserem se manifestar, em ordem de pedido. Em assembleias numerosas, pode limitar o tempo de fala por condômino. O debate pode ser encerrado quando o presidente perceber que as posições estão postas — ou quando ninguém mais pedir a palavra.
4. Encerra o debate e anuncia a votação. Declara formalmente que o debate está encerrado e que passarão à votação. Este momento é importante: intervenções após o encerramento do debate não podem mais influenciar o voto.
5. Define o método de votação. Informa se a votação será ostensiva (mão levantada ou verbal) ou por escrito (cédula). O método padrão é o ostensivo; o secreto pode ser adotado se a convenção previr ou se a assembleia decidir por isso antes da votação.
6. Coleta os votos. Conduz a coleta na sequência: votos a favor, votos contra, abstenções. Cada grupo é contado separadamente.
7. Apura e declara o resultado. Soma os votos, verifica se o quórum necessário foi atingido e declara o resultado em voz alta: aprovado, reprovado ou aprovado com ressalvas, conforme o caso.
8. Registra na ata. O secretário anota o resultado imediatamente: número de votos a favor, contra e abstenções, e a conclusão formal (aprovado/reprovado).

Este roteiro se repete para cada item da pauta que exige deliberação. Itens meramente informativos — como a leitura de comunicados ou esclarecimentos — não precisam de votação, mas o secretário deve registrar que foram tratados.

Voto aberto ou secreto: como decidir

A regra geral nas assembleias de condomínio é o voto ostensivo — mão levantada, aprovação verbal ou sinalização clara de posição. É mais ágil, transparente e facilita a contagem.

O voto secreto, por cédula, pode ser adotado quando a convenção prevê expressamente essa modalidade para determinadas votações — eleição de síndico é o caso mais comum. Também pode ser adotado pela própria assembleia, por maioria simples, se os condôminos entenderem que o sigilo é necessário para aquele item específico.

Quando adotar cédula, o processo requer mais organização: as cédulas precisam ser idênticas, distribuídas com controle (uma por unidade), recolhidas de forma que não identifique o votante, e contadas pelos escrutinadores com a presença do presidente e do secretário. O resultado da apuração é registrado em ata sem identificar votos individuais.

Uma situação que gera dúvida frequente: e-mail ou app de gestão condominial. Votos enviados por esses canais só são válidos se a convenção ou o regimento interno previr expressamente essa modalidade e definir as regras de autenticação. Sem previsão expressa, o voto precisa ser presencial ou, quando permitido, por procuração.^[1]

Como registrar os votos e o resultado

A ata é o único documento que comprova o que aconteceu na assembleia. Uma ata bem feita protege o síndico, os condôminos e as decisões tomadas; uma ata mal feita — vaga, incompleta ou redigida depois — é munição para impugnações.

Para cada item votado, a ata deve conter:

• O texto exato do item conforme a pauta
• O número de unidades presentes e votantes naquele item
• O quórum exigido para aprovação
• O resultado numérico: quantos votos a favor, quantos contra, quantas abstenções
• A conclusão: aprovado, reprovado, ou aprovado com ressalvas
• Eventuais declarações de voto ou ressalvas formais feitas por condôminos antes de encerrar o item

Não é necessário registrar na ata o nome de quem votou de qual forma — exceto quando o condômino pede expressamente que sua posição fique registrada. O que importa é o resultado agregado.

A ata deve ser lavrada durante a própria assembleia, não depois. O secretário redige em tempo real; o texto pode ser mais enxuto durante a reunião e complementado com mais detalhes logo após, mas os números e as conclusões precisam ser registrados no ato. Atas redigidas dias depois, sem registro em tempo real, são frágeis em caso de contestação.

Folha de votação como suporte

Em assembleias com muitos itens ou muitas unidades, usar uma folha de controle de votação paralela à ata é uma boa prática. Nela, o escrutinador vai marcando os votos por item à medida que são coletados, e o secretário transfere os totais para a ata. Isso reduz erros de contagem e facilita a conferência posterior se houver questionamento.

Erros de condução que invalidam a votação

A maioria das impugnações de assembleia não surge de má-fé, mas de descuidos procedimentais que comprometem a validade das deliberações. Estes são os erros mais comuns — e como evitá-los.^[2]

Votar item não previsto na convocação. Tudo que é votado em assembleia precisa ter sido previamente anunciado na convocação. Incluir um item "de surpresa" durante a reunião, mesmo que todos os presentes concordem em votar, torna a deliberação passível de impugnação pelos ausentes. Se surgir um assunto novo urgente, a alternativa é convocar uma assembleia extraordinária específica.

Não verificar a presença e o quórum antes de deliberar. Abrir a votação sem ter confirmado que o quórum mínimo legal está presente é um erro grave. A ausência de quórum torna a assembleia inválida — não importa quantos estejam presentes no momento da votação.

Aceitar procuração inválida ou irregular. Procurações precisam estar em ordem: identificar o outorgante (condômino), o procurador, e, idealmente, o objeto (a assembleia específica). Aceitar uma procuração sem verificação adequada e depois contabilizar aquele voto pode comprometer o resultado.

Contar votos errado. Parece óbvio, mas acontece — especialmente quando o presidente está sobrecarregado com outras funções. Por isso a presença de escrutinadores é recomendada: a contagem dupla evita erros que depois precisam ser corrigidos em ata ou refeitos.

Alterar o texto do item durante a votação. Se o item da pauta diz "aprovação do orçamento de R$ X para a reforma Y" e durante o debate alguém sugere reduzir o valor, a alteração precisa ser explicitamente submetida a voto como um item modificado. Não se pode votar um item e registrar em ata outro.

Encerrar a assembleia sem assinar a ata. A ata deve ser assinada antes de encerrar a reunião — pelo menos pelo presidente da mesa, pelo secretário e pelos condôminos que pedirem para assinar. Ata sem assinatura dos presentes é frágil juridicamente.