Como este tema funciona no seu condomínio
Em condomínio pequeno, a lista de presença digital pode ser tão simples quanto o relatório de participantes exportado da plataforma de videochamada. O que importa é gerar esse relatório, guardá-lo e anexá-lo à ata — e não deixar que a lista exista só enquanto a reunião está aberta.
Com mais participantes, a lista gerada automaticamente pela plataforma já precisa conter nome, unidade, horário de entrada e saída, e se o condômino exerceu direito de voto. Verificar se o sistema exporta esses campos em formato arquivável é parte do preparo da assembleia — não pode ser deixado para o momento da votação.
Em condomínio grande, a lista de presença digital é documento de auditoria. Precisa incluir horário de entrada e saída de cada participante, registro de quórum por votação e eventual saída antes do encerramento de uma deliberação. É a prova documental que sustenta a validade do quórum em cada pauta votada.
A lista de presença digital em assembleia de condomínio é o registro formal — gerado e exportado em formato eletrônico — que identifica cada participante, o horário de entrada e saída e a confirmação de capacidade de voto. Ela substitui a lista em papel com as mesmas informações mínimas exigidas para validade da assembleia e deve ser anexada à ata como parte integrante do documento oficial da reunião.
O que a lista de presença digital precisa conter
A lei não define o formato exato da lista de presença — ela define o que precisa ser provado: que houve quórum suficiente para instalar a assembleia e, quando aplicável, para aprovação das deliberações. A lista de presença é o documento que faz essa prova.[1]
Para que a lista cumpra essa função, ela precisa ter no mínimo:
- Nome completo de cada participante
- Unidade que representa (número do apartamento ou casa)
- Qualidade: condômino, procurador ou representante legal — e, no caso de procurador, referência à procuração apresentada
- Horário de entrada na sessão
- Confirmação de que estava presente no momento de cada votação que participou
Em assembleias presenciais, esses campos eram preenchidos à mão na lista em papel, com assinatura. Em assembleias virtuais ou híbridas, o equivalente digital precisa conter os mesmos campos — gerados automaticamente pela plataforma ou registrados pelo secretário da mesa durante a sessão.[2]
O que diferencia a lista digital da lista em papel
A principal diferença não é o formato — é o método de geração e o nível de rastreabilidade. A lista em papel depende da disciplina de quem está na mesa colhendo assinaturas. A lista digital, quando gerada por plataforma especializada, registra automaticamente horário de acesso, saída e interações de voto, criando uma trilha que não depende de ninguém lembrar de anotar.
Essa rastreabilidade é especialmente importante porque o art. 1.352 do Código Civil exige que o quórum seja verificável a qualquer momento posterior à assembleia.[1] Uma lista de presença digital bem gerada cumpre essa exigência com mais segurança do que a lista em papel — desde que seja exportada e preservada.
A assinatura digital na lista de presença
Em assembleias presenciais, a lista de presença é assinada fisicamente pelos condôminos no momento do credenciamento. Em assembleias virtuais regulamentadas pela Lei 14.309/2022, a confirmação de identidade pode ser feita por outros meios: login autenticado na plataforma, envio de documento de identidade por upload ou validação por CPF.[2] O convocante deve definir o método de autenticação na própria convocação, para que todos saibam o que precisará ser feito.
Em assembleias híbridas — onde parte dos participantes está presencialmente e outra parte participa por transmissão digital —, a lista de presença precisa unificar os dois registros: o papel assinado pelos presenciais e o relatório digital dos participantes remotos, consolidados em um único documento na ata.[2]
Como gerar e guardar a lista em cada formato de assembleia
O procedimento varia conforme o formato da assembleia. Em todos os casos, o passo que mais costuma ser esquecido não é gerar a lista — é exportar e guardar antes de fechar a sessão.
Assembleia totalmente virtual
A plataforma utilizada deve emitir um relatório de participantes ao final da sessão. Esse relatório é a lista de presença. Antes de encerrar a reunião, o síndico ou o secretário da mesa deve:
- Confirmar que todos os participantes que votaram estão registrados no relatório
- Exportar o relatório em formato PDF ou planilha (dependendo do que o sistema oferece)
- Verificar se o arquivo exportado contém nome, unidade, horário de entrada e saída
- Salvar o arquivo com nomenclatura que identifique a data e o tipo da assembleia — por exemplo: lista-presenca-AGO-2026-05-15.pdf
- Anexar o arquivo à ata como documento de suporte
A exportação precisa acontecer enquanto a sessão ainda está ativa ou imediatamente após o encerramento. Plataformas de videochamada genéricas — que não foram criadas especificamente para assembleias condominiais — podem não reter o relatório por muito tempo após o encerramento da sessão.
Assembleia híbrida
Na assembleia híbrida, o síndico ou a administradora precisa garantir que os dois registros sejam produzidos e depois unificados:
- Parte presencial: lista em papel com nome, unidade e assinatura, preenchida no credenciamento
- Parte virtual: relatório de participantes exportado da plataforma
A ata deve mencionar explicitamente os dois registros e indicar que estão anexados. A soma dos dois grupos é o que forma o quórum da assembleia.
Assembleia presencial com credenciamento digital
Alguns condomínios — especialmente os médios e grandes — adotam aplicativos ou sistemas de credenciamento digital mesmo em assembleias presenciais: o condômino faz o check-in pelo app, por QR Code ou por validação biométrica. Nesses casos, o sistema gera automaticamente a lista de presença com os campos necessários. O procedimento de exportação e guarda é o mesmo das assembleias virtuais.
Em condomínio pequeno, se a assembleia foi feita por videochamada simples sem plataforma especializada, o síndico pode montar a lista de presença manualmente durante a sessão: uma planilha aberta em paralelo onde vai registrando nome, unidade e horário de entrada de cada participante confirmado. Ao final, exporta como PDF, salva e anexa à ata. Não é elegante, mas é válido — desde que o documento exista e esteja vinculado à ata.
Com mais de 50 unidades, manter a lista manualmente durante a assembleia vira um problema operacional: o secretário da mesa pode errar, esquecer de registrar alguém ou perder o controle de quem saiu antes de cada votação. Nesse porte já faz sentido usar plataforma especializada em assembleias condominiais, que gera o relatório automaticamente. O custo se dilui com o tamanho do condomínio e a segurança documental aumenta.
Em condomínio grande, a lista de presença digital precisa ter resolução por votação — ou seja, registrar quem estava presente no momento de cada pauta, não apenas quem entrou na sessão. Isso é crítico porque alguns participantes entram no início e saem antes do fim, e a validade de quórum de cada deliberação pode ser questionada se o documento não mostrar quem estava na sala quando a votação aconteceu.
O que muda por porte do condomínio
O que muda com o porte não é a obrigação legal — a lista de presença é necessária em qualquer assembleia, de qualquer tamanho. O que muda é o nível de detalhe e a ferramenta mais adequada para produzi-la.
| Porte | Ferramenta típica | Risco principal a evitar |
|---|---|---|
| Pequeno · até 50 unidades | Relatório de participantes da videochamada ou planilha manual | Esquecer de exportar antes de fechar a sessão |
| Médio · 51 a 150 unidades | Plataforma especializada em assembleias ou app de gestão condominial | Não verificar se os campos de quórum estão todos preenchidos antes de fechar |
| Grande · 151+ unidades | Plataforma especializada com registro por votação e trilha de auditoria | Não registrar saídas parciais — quem saiu antes de uma votação não compõe o quórum daquela pauta |
Uma regra prática que vale para qualquer porte: designar, antes da assembleia, quem é responsável por gerar, revisar e salvar a lista de presença. Quando ninguém está designado, a tarefa fica em limbo — e é exatamente quando ela é esquecida.
A lista de presença na ata: como referenciar
A lista de presença não substitui a ata e a ata não absorve a lista — os dois documentos têm funções distintas e precisam coexistir vinculados. A ata registra o que foi deliberado; a lista de presença prova que houve quórum para deliberar.[3]
Para que os dois documentos estejam corretamente vinculados, a ata deve conter uma menção explícita à lista de presença. Uma forma simples e clara de fazer isso:
"A lista de presença, gerada eletronicamente pela plataforma utilizada, registrou [número] participantes e encontra-se anexada a esta ata como documento integrante."
Se a assembleia foi híbrida, a redação deve mencionar os dois registros:
"A lista de presença compõe-se da lista em papel assinada pelos [número] participantes presenciais e do relatório digital dos [número] participantes remotos, ambos anexados a esta ata."
Onde e por quanto tempo guardar
A ata e seus anexos — incluindo a lista de presença — devem ser guardados nos arquivos do condomínio pelo prazo de pelo menos cinco anos, que é o prazo de prescrição geral para ações relacionadas a deliberações condominiais. Na prática, recomenda-se guardar indefinidamente, pois não há custo real para manter arquivos digitais e o risco de uma assembleia antiga ser questionada nunca é zero.
O arquivo deve ser salvo em formato que não seja facilmente alterável. PDF é o formato mais comum e adequado. Manter cópia em mais de um local — por exemplo, no sistema da administradora e em um armazenamento em nuvem do condomínio — é uma precaução razoável para condomínios médios e grandes.
LGPD e a lista de presença: o que o síndico precisa saber
A lista de presença contém dados pessoais — nome, unidade, e eventualmente CPF ou documento de identidade quando a autenticação é feita por esses meios. Isso a coloca no escopo da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD, Lei 13.709/2018).[4]
O condomínio tem base legal para coletar e armazenar esses dados porque a assembleia é uma obrigação prevista em lei (Código Civil) — enquadra-se na base legal de "cumprimento de obrigação legal ou regulatória". Isso significa que o síndico não precisa pedir autorização individual de cada condômino para incluí-lo na lista de presença.
O que a LGPD exige nesse contexto é que os dados sejam coletados apenas para a finalidade declarada (registro da assembleia), guardados pelo tempo necessário e protegidos de acesso não autorizado. Não é adequado, por exemplo, publicar a lista de presença completa no mural do condomínio ou em grupos abertos de moradores — o documento deve ficar restrito ao arquivo oficial do condomínio e ser acessível apenas a condôminos mediante solicitação formal.
Sinais de que a lista de presença digital está sendo feita de forma inadequada
Se você se reconhece em dois ou mais itens abaixo, vale revisar o processo antes da próxima assembleia:
- A "lista de presença" da última assembleia virtual é o print da tela com os nomes dos participantes
- O relatório da plataforma nunca foi exportado — só existe enquanto a sessão está aberta
- A ata menciona quórum, mas não há nenhum documento anexado que prove quem estava presente
- Em assembleia híbrida, o registro da parte presencial e da parte virtual ficaram separados e nunca foram consolidados
- Ninguém sabe ao certo onde está a lista de presença das assembleias dos últimos dois anos
- A lista de presença foi publicada no grupo de WhatsApp do condomínio com nome e unidade de todos os participantes
- Quem votou por procuração não foi diferenciado na lista — não há como saber se a procuração estava em ordem
Caminhos para estruturar o registro de presença nas assembleias
Dois caminhos para organizar o processo de lista de presença digital no seu condomínio.
Organizar o processo com os recursos já disponíveis, a partir da plataforma usada e de procedimentos definidos antes de cada assembleia.
- Ponto de partida: definir quem é responsável pela exportação da lista — secretário da mesa ou alguém designado pelo síndico
- Ação imediata: incluir na pauta de preparação da assembleia o item "exportar e salvar lista de presença antes de encerrar a sessão"
- Faz sentido quando: a plataforma já gera relatório adequado e só falta o procedimento de exportação e guarda
- Risco principal: em plataformas genéricas de videochamada, o relatório pode não ter todos os campos necessários e a coleta manual complementar demanda disciplina
Contratar plataforma especializada em assembleias condominiais, que gera automaticamente a lista de presença com todos os campos necessários.
- Tipo de fornecedor: Plataforma de Assembleia Virtual para Condomínios (categoria disponível no oHub)
- Vantagem: relatório automático com nome, unidade, horário, registro de quórum por votação e trilha de auditoria — tudo em um único export
- Faz sentido quando: o condomínio tem mais de 50 unidades, realiza mais de uma assembleia por ano, ou já enfrentou questionamento de quórum
- Resultado típico: lista de presença completa pronta para anexar à ata sem trabalho manual adicional
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Perguntas frequentes
Como fazer a lista de presença digital em assembleia virtual?
A forma mais prática é usar o relatório de participantes gerado automaticamente pela plataforma usada na assembleia. Esse relatório precisa conter nome, unidade, horário de entrada e saída de cada participante. Antes de encerrar a sessão, o síndico ou o secretário da mesa deve exportar o relatório em PDF ou planilha, salvar com a data e o tipo da assembleia no nome do arquivo, e anexar à ata. Se a plataforma não gera relatório adequado, a alternativa é manter uma planilha manual aberta durante a sessão e exportá-la ao final.
A plataforma de videochamada gera automaticamente a lista de presença?
Plataformas especializadas em assembleias condominiais geralmente geram o relatório automaticamente com todos os campos necessários. Plataformas genéricas de videochamada (aquelas usadas no dia a dia de trabalho) costumam gerar um relatório de participantes, mas ele pode não conter informações de quórum por votação nem registro de saída de cada participante. Antes de escolher a plataforma para a assembleia, verifique se o relatório gerado tem: nome, unidade, horário de entrada, horário de saída e confirmação de voto. Se não tiver, será necessário complementar manualmente.
O que colocar na lista de presença digital?
Os campos mínimos são: nome completo, unidade representada, qualidade do participante (condômino, procurador ou representante legal), horário de entrada e confirmação de presença em cada votação. Para participantes por procuração, a lista deve registrar o nome do procurador, a unidade que representa e uma referência à procuração apresentada. Em assembleias com votações em pautas diferentes, o ideal é ter também o registro de quem estava presente no momento de cada deliberação, especialmente quando há saídas ao longo da sessão.
A lista de presença digital precisa de assinatura?
Em assembleias presenciais, a lista de presença é assinada fisicamente no ato do credenciamento. Em assembleias virtuais e híbridas, a Lei 14.309/2022 aceita outros meios de confirmação de identidade — como login autenticado na plataforma, validação por CPF ou envio de documento. A "assinatura" digital é o registro de acesso autenticado. O importante é que o método de autenticação esteja definido na convocação e que o relatório gerado permita identificar inequivocamente quem participou.
Por quanto tempo o condomínio precisa guardar a lista de presença digital?
A lista de presença é parte integrante da ata e deve ser guardada pelo mesmo período. O prazo prescricional para ações relacionadas a deliberações condominiais é de cinco anos, o que é o mínimo recomendado. Na prática, como o custo de armazenar arquivos digitais é próximo de zero, o mais seguro é guardar indefinidamente. O arquivo deve estar salvo em formato não editável (PDF) e acessível em caso de questionamento futuro sobre a validade da assembleia.
Fontes e referências
- Brasil. Código Civil — Lei 10.406, de 10 de janeiro de 2002, art. 1.352. Planalto.gov.br.
- Brasil. Lei 14.309, de 8 de março de 2022 — Regulamenta as assembleias e reuniões virtuais ou híbridas em condomínios edilícios. Planalto.gov.br.
- SíndicoNet. Assembleia virtual de condomínio: como fazer e o que exigir na lista de presença. SíndicoNet.
- Brasil. Lei 13.709, de 14 de agosto de 2018 — Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD). Planalto.gov.br.