Obrigações mensais de uma empresa formalizada

Emissão de Nota Fiscal

RPA (Micro/Serviço): Recibo simplificado. Online, gratuito ou baixo custo.

RPS/NFS-e (Serviço): Nota eletrônica municipal. Prefeitura valida.

NFe (Comércio/Indústria): Nota eletrônica federal. Obrigatória, sistema integrado.

Prazo: Emitir no mês — não deixa passar. Não emitida = multa maior.

Folha de Pagamento (se há funcionário)

O quê: Calcular salário, descontos, contribuição patronal.

Quando: Até últimos dias do mês (geralmente até 26–30).

Quanto custa: Contador cobre (R$ 300–2.000/mês). Você fornece dados (horas, faltas).

Implicação: Atrasada = dano ao funcionário (pode processar) + multa.

FGTS (funcionário)

O quê: Você deposita 8% do salário em conta separada (governo segura).

Quando: Mensalmente.

Atraso: Juros + multa + dano funcional potencial.

Imposto Mensal (DAS/Simples vs IRPJ/CSLL/PIS/COFINS)

Simples: DAS até dia 20 — alíquota integrada (4–32% aprox. receita bruta). Simples, previsível.

Lucro Presumido/Real: IRPJ + CSLL + PIS + COFINS separados, vencimentos diferentes (alguns até dia 10, outros até dia 20). Mais complexo, seu contador calcula.

ICMS/ISS (se aplicável)

ICMS (comércio/indústria): Mensal, até último dia mês seguinte (varia estado). Você calcula.

ISS (serviço): Mensal, até 5º dia útil (varia município). Você declara RPS/NFS-e.

SPED (Lucro Presumido/Real)

O quê: Escrituração fiscal digital (NF-e + documento).

Quando: Enviado até dia 10 mês seguinte.

Quem faz: Sistema automático (seu ERP).

Guarda de Documentos

O quê: Nota fiscal, recibo, contrato, demonstração bancária — VOCÊ guarda (não leva para governo).

Prazo: 5 anos (lei obriga). Não jogue fora antes.

Implicação: Auditoria pode pedir — se não tiver, prejudica defesa.

Diferenças por regime: cada um tem suas obrigações

Simples é mais simples (DAS mensal). Lucro Real é complexo (SPED, IRPJ, ECF). Seu regime define todo calendário.

MEI: DAS mensal. Emitir nota (se produto). Simples.

Simples LTDA: DAS mensal. Emitir nota. Folha se funcionário. ECF anual. Intermediário.

Lucro Real: SPED mensal, IRPJ mensal, folha, FGTS, eSocial. Complexo.

Integração: DAS + Folha + eSocial + FGTS + ICMS

Todas essas obrigações acontecem no mesmo mês. Administração é coordenada: (1) DAS gera imposto, (2) Folha gera FGTS + eSocial, (3) ICMS é cálculo paralelo. Falha em uma afeta outra.

Por isso contador é essencial — ele vê o todo integrado, você só acompanha relatório.

O custo de estar desorganizado

Cenário 1 — Organizado: Contador estruturado, você acompanha mensalmente, zero atrasos. Custo: R$ 500/mês ×12 = R$ 6 mil/ano. Resultado: zero multas, crédito banco OK.

Cenário 2 — Desorganizado: Você "cuida" sozinho, atrasa DAS, eSocial, ICMS. Uma multa de ICMS = R$ 10 mil. Uma auditoria = R$ 20 mil em defesa. Resultado: R$ 30–50 mil em um ano.

Diferença: R$ 6 mil vs R$ 50 mil. Escolha é fácil.

Transição: MEI para LTDA

Se está em MEI e quer virar LTDA, obrigações mensais crescem: MEI (DAS simples) ? LTDA (DAS + ECF mensal + possível eSocial). Decisão deve considerar custo operacional novo.

Recomendação: simule com contador antes de migrar — é bem coordenado.

Diferenças de obrigações por regime tributário

MEI: DAS mensal (simples). Emissão de RPA (se for prestador). Nada mais.

LTDA Simples Nacional: DAS mensal, eSocial (se funcionário), ICMS/ISS conforme estado/município, escrituração básica.

LTDA Lucro Presumido: IRPJ/CSLL trimestral, ICMS/ISS mensal, SPED Fiscal mensal (até dia 10), eSocial (se funcionário).

LTDA Lucro Real: Todas as acima + SPED Contribuições, ECF (escrituração contábil), podendo IRPJ/CSLL ser mensal ou trimestral conforme regime anterior.

Sua obrigação: conversar com contador sobre qual é seu regime agora e quais são as EXATAS obrigações dele em seu caso.

Como integrar obrigações mensais: rotina prática

Semana 1 do mês:

• Você coleta todas as notas fiscais de entrada/saída do mês anterior.
• Envia para contador até dia 5.

Dia 7–10:

• Contador compila dados, calcula impostos.
• Você aprova (5 min de revisão).

Dia 10–15:

• Guias de pagamento são geradas (SPED Fiscal, DAS, ICMS, ISS, eSocial).
• Pagamentos autorizados (online, seu banco, ou conta contábil integrada).

Dia 20:

• Tudo pago. Confirmação com contador.

Fim do mês:

• Relatório de conformidade (opcional, mas bom ter) — tudo em dia.

Isso tira risco do atraso e deixa claro "quem fez o quê".

Custo de desorganização

Empresa que não segue calendário:

• Atraso médio: 45 dias por obrigação.
• Multa/juros acumulados: 15–25% por obrigação.
• 5–7 obrigações/mês × 12 meses = 60–84 obrigações/ano.
• Custo anual: R$ 50–150 mil em juros/multas.

Comparação: contador mensal (R$ 500–1.500) + sistema de alertas (R$ 100) = R$ 7.200 anuais para evitar R$ 100 mil em multas.

ROI: 14x. Ou seja, prevenir é 14 vezes mais barato que remediar.

Quando você sai de MEI para LTDA

Mudança de estrutura = mudança de obrigações:

• MEI tem DAS simples.
• LTDA tem Simples (DAS) + eSocial obrigatório (se houver funcionário).

Muitas empresas crescem sem perceber — de repente têm 5 funcionários e ainda estão tentando usar MEI (ilegítimo). Quando o fiscal detecta = multa pesada.

Sinal: você tem faturamento acumulado de R$ 78 mil (MEI limite) ou R$ 4,8 milhões (Simples limite)? Hora de conversar com contador sobre migração.

Erros que você não pode cometer

• Esquecer nota fiscal: Venda sem NF = fraude fiscal (multa mínima R$ 5 mil por NF não emitida).
• Não recolher ICMS/ISS: Imposto estadual/municipal não é "opcional" — é confisco direto quando auditada.
• Pagar DAS atrasado todo mês: Juros acumulam exponencialmente — depois de 6 meses é mais que o imposto original.
• Não guardar documento: Auditoria pede "onde está a nota de 2024" — se você não tem, é presunção de fraude.
• Contratar funcionário sem eSocial: Multa de R$ 800–8 mil por funcionário não declarado.