Erros mais comuns na contratação de pessoas

Por que o condomínio erra na contratação de funcionários

O síndico morador quase nunca foi treinado para ser empregador — e é exatamente isso que ele se torna ao assumir o cargo. Quando o condomínio tem zelador, porteiro ou equipe de limpeza diretamente contratada, o condomínio (na pessoa jurídica do CNPJ condominial) é o empregador legal, com todas as obrigações que isso implica: registro em carteira, recolhimento de FGTS e INSS, cumprimento da convenção coletiva, controle de jornada, exame admissional e comunicação ao eSocial.

Dois fatores tornam os erros muito comuns. O primeiro é que a gestão do condomínio, em geral, não tem continuidade técnica: o síndico muda, o mandato acaba, e o novo síndico herda práticas antigas sem questionar. O segundo é que os erros trabalhistas são silenciosos — o passivo acumula sem que ninguém perceba, e só aparece quando um ex-funcionário ajuíza reclamação trabalhista ou quando uma fiscalização do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE) visita o condomínio.

O tom deste artigo não é de alarme. É de orientação prática: cada erro listado abaixo tem uma solução direta. Síndico que sabe o que pode dar errado tem condições de evitar — e de corrigir o que já aconteceu antes que o passivo cresça.

Os erros mais comuns com funcionários CLT próprios

Funcionário CLT próprio é aquele contratado diretamente pelo condomínio, com registro na CTPS (Carteira de Trabalho e Previdência Social). Os erros abaixo são os que aparecem com mais frequência nessa modalidade.

Erro 1 — Deixar o funcionário "experimentar" sem registro

O funcionário começa a trabalhar sem que a carteira seja assinada, com a justificativa de que "está em experiência". O problema: não existe experiência sem registro. O art. 29 da CLT^[1] determina que a anotação na CTPS deve ser feita no prazo máximo de 5 dias úteis após o início do trabalho. A partir do primeiro dia de trabalho sem registro, o condomínio já tem um passivo: todos os direitos trabalhistas do período — FGTS, INSS, férias proporcionais, décimo terceiro — podem ser cobrados retroativamente em reclamação trabalhista.

Como evitar: assinar a carteira antes ou no primeiro dia de trabalho. O contrato de experiência (máximo 90 dias, prorrogável uma vez até 90 dias, totalizando no máximo 180 dias, conforme o art. 445 da CLT^[1]) é um contrato de trabalho formal — exige registro, não dispensa.

Erro 2 — Contratos verbais ou acordos informais

Combinações feitas por mensagem de WhatsApp ou conversa no corredor sobre salário, horário e funções não têm validade como contrato de trabalho estruturado. Quando há divergência futura sobre o que foi combinado — valor do salário, jornada, funções exercidas —, a Justiça do Trabalho aplica o princípio da primazia da realidade: vale o que de fato aconteceu, não o que foi dito. E, sem documento, o funcionário costuma ter mais facilidade para demonstrar sua versão dos fatos.

Como evitar: todo acordo de trabalho deve estar formalizado em contrato escrito, ainda que simples. O contrato deve especificar: cargo, salário, jornada, local de trabalho e data de início. A administradora pode fornecer modelo-padrão.

Erro 3 — Ausência de descrição de cargo

Contratar sem definir claramente quais são as funções do cargo cria dois problemas práticos. O primeiro: o funcionário pode argumentar que realizou funções além do contratado (acúmulo de funções, desvio de função) e pleitear diferença salarial. O segundo: sem descrição de cargo, fica difícil aplicar advertência ou demissão por justa causa quando o funcionário não cumpre obrigações que ele afirma não terem sido formalizadas.

Como evitar: incluir no contrato de trabalho uma descrição objetiva das atribuições do cargo. Para zelador, porteiro e faxineira, as convenções coletivas das categorias já descrevem as funções típicas — elas servem como referência.

Erro 4 — Falta de exame admissional

O exame médico admissional é obrigatório para todos os trabalhadores antes do início das atividades, segundo o art. 168 da CLT^[1] e as Normas Regulamentadoras do MTE. A ausência do exame expõe o condomínio a autuações e, em caso de doença ocupacional diagnosticada no futuro, pode dificultar a demonstração de que o funcionário já tinha a condição antes de ingressar.

Como evitar: antes da assinatura da carteira, o funcionário deve realizar exame admissional com médico do trabalho. O laudo fica arquivado no condomínio. A administradora geralmente coordena esse procedimento — confirmar na contratação.

Erro 5 — Jornada sem controle de ponto

O art. 74 da CLT^[1] estabelece a obrigação de controle de jornada para estabelecimentos com mais de 20 funcionários, mas na prática a Justiça do Trabalho reconhece o registro de ponto como prova necessária para qualquer empregador que queira contestar alegação de horas extras. Condomínio que não registra o ponto do funcionário dificilmente consegue provar que a jornada extra alegada na ação trabalhista não ocorreu.

Como evitar: adotar controle de ponto desde a contratação, ainda que simples — planilha assinada diariamente, ponto eletrônico básico ou registro via aplicativo. O importante é que o registro exista e seja assinado ou confirmado pelo funcionário.

Erro 6 — Não verificar e aplicar a convenção coletiva

Cada categoria de trabalhador — porteiro, zelador, faxineira — tem sua convenção coletiva negociada entre o sindicato dos trabalhadores e o sindicato patronal (em São Paulo, o SecoviSP representa os condomínios). A convenção define piso salarial, reajustes, benefícios obrigatórios (vale-refeição, cesta básica, plano de saúde) e regras específicas da categoria. Aplicar salário abaixo do piso ou deixar de pagar benefícios previstos na convenção gera passivo trabalhista que se acumula mês a mês sem que ninguém perceba.

Como evitar: todo ano, quando a convenção coletiva for renovada (geralmente em data-base definida por categoria), o síndico ou a administradora devem verificar as novas condições e ajustar os contratos. A convenção é pública e pode ser consultada no sindicato patronal correspondente à cidade.

Os erros mais comuns com empresas terceirizadas

Terceirizar serviços — portaria, limpeza, manutenção — é uma opção legítima e regulamentada pela Lei 13.429/2017. Mas a terceirização não elimina os riscos trabalhistas do condomínio: ela os redistribui, e quando mal feita, os amplia.

Erro 7 — Escolha por preço sem verificar a documentação da empresa

Contratar a terceirizada mais barata sem verificar se ela está regular é o erro mais custoso a médio prazo. Se a prestadora não recolhe FGTS e INSS dos funcionários que trabalham no condomínio, o condomínio pode ser responsabilizado subsidiariamente pelo passivo — ou seja, quando a empresa for acionada na Justiça do Trabalho e não tiver como pagar, o condomínio entra como devedor subsidiário. A Súmula 331 do TST^[2] consolidou esse entendimento: o tomador de serviços responde subsidiariamente pelas obrigações trabalhistas da prestadora quando houver falha na fiscalização.

Como evitar: antes de contratar, solicitar: certidão negativa de débitos (CND) da Receita Federal, certidão de regularidade do FGTS (CRF), certidão negativa de débitos trabalhistas (CNDT) e comprovante de regularidade perante o sindicato. Repetir a verificação periodicamente durante o contrato — pelo menos a cada seis meses.

Erro 8 — PJ disfarçado de CLT (trabalhador autônomo que atua como empregado)

Contratar um porteiro ou zelador como "autônomo" — emitindo nota fiscal ou recibo de prestação de serviços — quando na prática ele trabalha todos os dias, em horário fixo, com equipamento do condomínio e seguindo ordens diretas do síndico é uma situação de vínculo empregatício disfarçado. A Justiça do Trabalho analisa a realidade da relação, não o rótulo do contrato. Se ficar demonstrado que havia pessoalidade, não eventualidade, subordinação e onerosidade, o vínculo CLT é reconhecido retroativamente com todos os encargos.

Como evitar: a contratação de autônomo só é válida quando o trabalhador presta serviços de forma eventual, sem exclusividade e sem subordinação direta. Funcionário que trabalha todo dia no condomínio, em horário definido, seguindo ordens, precisa ser CLT — próprio ou via empresa terceirizada legalmente constituída.

Erro 9 — Dar instrução direta ao trabalhador terceirizado

Quando o síndico dá ordens diretas ao funcionário da empresa terceirizada — define horário de entrada, método de trabalho, roteiro de tarefas — ele cria evidências de subordinação direta. Isso aumenta o risco de reconhecimento de vínculo empregatício com o condomínio, especialmente se a prestadora tiver irregularidades. A relação correta é: o síndico dá ordens ao preposto ou supervisor da empresa terceirizada; quem instrui o trabalhador é a empresa.

Como evitar: toda comunicação operacional com os trabalhadores terceirizados deve passar pelo responsável designado pela empresa prestadora. Para demandas do condomínio, acionar o contato da empresa, não o trabalhador diretamente.

Em condomínios horizontais, este erro é ainda mais frequente: serviços sazonais de jardinagem e segurança perimetral costumam ser contratados informalmente, sem contrato escrito, com o síndico dando instruções diretas ao prestador. O risco de vínculo e de passivo trabalhista existe da mesma forma.

Como evitar cada um desses erros — resumo prático

A maioria dos erros listados acima tem uma causa comum: a contratação acontece sem processo. O síndico precisa de uma vaga, encontra alguém e começa. A formalização vem depois — ou nunca vem. A solução não exige estrutura de RH: exige disciplina para seguir um checklist simples.

• Antes de contratar CLT próprio: definir cargo com atribuições escritas, assinar contrato, fazer o exame admissional e registrar na CTPS e no eSocial antes do início
• No primeiro mês: implantar controle de ponto e verificar piso salarial e benefícios da convenção coletiva da categoria
• Antes de contratar terceirizada: solicitar CND, CRF e CNDT, e definir quem é o preposto da empresa para comunicações operacionais
• Anualmente: verificar reajuste da convenção e renovar a checagem de regularidade das terceirizadas

A administradora tem papel importante — mas é preciso saber o que ela cobre. A maioria processa folha e eSocial. Poucas fazem auditoria ativa de terceirizadas ou avisam quando a convenção é renovada. Confirmar o escopo contratado é responsabilidade do síndico.

O que fazer se o condomínio já cometeu um erro

Descobrir que o condomínio tem um passivo trabalhista — funcionário sem registro, convenção não aplicada, terceirizada irregular — é desconfortável, mas a solução piora quanto mais se demora. A orientação geral é agir assim que o erro for identificado.

Para funcionário sem registro: regularizar imediatamente, assinando a carteira com a data real de início. O passivo do período sem registro — FGTS, INSS, benefícios — pode precisar ser recolhido de forma complementar. Um advogado trabalhista ou a administradora com suporte jurídico pode calcular o valor e orientar o procedimento correto. Tentar registrar com data falsa é crime e piora a situação.

Para convenção não aplicada: calcular as diferenças salariais e de benefícios desde a última renovação e pagar de forma complementar ao funcionário. Fazer isso de forma documentada, com recibo assinado, reduz o risco de reclamação futura.

Para terceirizada irregular: rescindir o contrato e contratar nova empresa, documentando a rescisão e o motivo. Antes de encerrar, verificar se há funcionários que trabalham no condomínio há tempo suficiente para configurar vínculo — nesse caso, orientação jurídica é necessária.

Em qualquer situação, a regra prática é: corrigir antes que o funcionário saia. A grande maioria das reclamações trabalhistas é ajuizada após o término do contrato. Enquanto a relação de trabalho está ativa, há mais margem para regularização sem judicialização.