Síndico que não presta contas

A obrigação legal de prestar contas

O art. 1.348, VIII do Código Civil é direto: o síndico tem o dever de prestar contas à assembleia "anualmente e quando exigidas".^[1] Duas dimensões estão previstas na mesma frase.

A primeira é a prestação de contas ordinária, que acontece na Assembleia Geral Ordinária (AGO). Realizada ao menos uma vez por ano, a AGO é o momento formal em que o síndico apresenta o balanço do exercício — receitas, despesas, saldo do fundo de reserva, situação de inadimplência — para aprovação pelos condôminos.

A segunda é a prestação de contas extraordinária, que pode ser exigida a qualquer tempo. O condômino não precisa aguardar a AGO para solicitar esclarecimentos sobre as finanças do condomínio. Basta que a solicitação seja feita de forma inequívoca — por escrito, com prazo razoável — para que o síndico tenha o dever de responder.

Dois pontos merecem atenção especial.

Prestar contas não é o mesmo que apresentar recibos. Uma prestação de contas adequada inclui balancete do período, extratos bancários, conciliação bancária e comprovantes das despesas relevantes. Apresentar uma lista de gastos sem documentação de suporte não cumpre a obrigação legal.

A aprovação das contas pela assembleia não cancela responsabilidades anteriores. Se depois da aprovação for descoberta uma irregularidade que não foi informada na prestação de contas, o síndico continua responsável — a aprovação em assembleia vale para o que foi divulgado, não para o que foi omitido.

O que acontece quando o síndico não presta contas

As consequências do descumprimento são graduais — e dependem da persistência e da gravidade da omissão.

Cobrança pelos condôminos ou pelo conselho fiscal

O primeiro passo natural é a cobrança interna. Qualquer condômino pode solicitar formalmente ao síndico informações sobre as finanças do condomínio. O conselho fiscal, quando existe, tem não apenas o direito mas o dever de cobrar a pasta de prestação de contas mensalmente. Uma solicitação escrita com prazo razoável estabelece o histórico necessário para passos seguintes.^[2]

Destituição por irregularidade

O art. 1.349 do Código Civil permite que a assembleia destituia o síndico que "praticar irregularidades, não prestar contas, ou não administrar convenientemente o condomínio".^[1] A omissão na prestação de contas está expressamente listada como fundamento de destituição — não é necessário provar desvio de recursos. O não cumprimento da obrigação, por si só, é fundamento suficiente.

A destituição por irregularidade exige convocação de assembleia específica para o tema, com quórum definido pela convenção do condomínio. O processo não é automático — é deliberativo, com direito à defesa do síndico antes da votação.

Ação judicial de prestação de contas

Quando o síndico se recusa a prestar contas mesmo após solicitação formal, os condôminos podem ingressar com ação judicial de prestação de contas. O condomínio, representado pela maioria dos condôminos ou por condôminos individuais dependendo da situação, pode exigir judicialmente que o síndico apresente toda a documentação financeira do período em questão.^[3]

Responsabilidade civil

O síndico que causa dano ao condomínio por omissão — inclusive a omissão na prestação de contas que encobre irregularidades — responde civilmente pelos prejuízos causados. Se a ausência de transparência impossibilitou o condomínio de identificar e cobrar valores indevidamente gastos, o síndico pode ser responsabilizado pelo dano patrimonial correspondente.

Responsabilidade penal

A simples omissão na prestação de contas não configura crime automaticamente. O enquadramento penal depende de dolo específico — intenção de obter vantagem indevida. Os tipos mais comuns em casos de gestão condominial ilícita são apropriação indébita (art. 168 do Código Penal) e estelionato (art. 171), quando há apropriação de recursos ou fraude comprovada. É importante não confundir: a falta de transparência é grave e ilegal, mas não é crime por si só — crime é o desvio doloso.

Até onde vai o direito dos condôminos à informação

O direito à informação sobre as finanças do condomínio é amplo — mas tem um protocolo adequado para ser exercido.

Qualquer condômino pode solicitar documentos. Extratos bancários, notas fiscais de contratos, folha de pagamento de funcionários, cotações de obras — tudo que integra a gestão financeira do condomínio pode ser solicitado por qualquer condômino. Não é preciso ser membro do conselho fiscal para fazer esse pedido.^[2]

A solicitação deve ser feita por escrito. Uma solicitação verbal não cria o histórico necessário para passos seguintes. A solicitação por escrito — e-mail, carta, mensagem registrada — estabelece o prazo e documenta o descumprimento caso não haja resposta.

O prazo razoável é uma referência importante. A lei não especifica um prazo fixo para resposta a solicitações extraordinárias de prestação de contas. A prática considera razoável um prazo de 10 a 15 dias para documentação corrente — menos para documentos que a administradora já tem disponíveis, mais para documentação histórica que precise ser reunida.

A assembleia pode ser convocada por condôminos. Se o síndico recusa prestar contas e a situação não se resolve, um quarto dos condôminos pode convocar assembleia extraordinária (art. 1.355 do Código Civil), incluindo a pauta da prestação de contas e, se for o caso, a destituição do síndico.^[1]

O que deve constar numa prestação de contas completa

Uma prestação de contas adequada não se resume a um resumo de despesas. Os itens que devem estar presentes:

• Balancete do período — entradas e saídas organizadas por categoria
• Extratos bancários correspondentes — para cruzamento com o balancete
• Conciliação bancária — explicando eventuais divergências entre saldo contábil e bancário
• Comprovantes e notas fiscais das despesas relevantes
• Situação do fundo de reserva — saldo e movimentações do período
• Relação de inadimplentes do período (sem necessidade de identificação nominal se a convenção não exige)
• Certidões negativas do condomínio junto à Receita Federal e ao INSS
• Situação dos contratos em vigor — e eventuais aditivos celebrados no período

Prestação de contas como proteção do próprio síndico

Existe um ângulo que síndicos omissos frequentemente ignoram: quem não presta contas regularmente fica mais exposto, não menos.

O síndico que documenta tudo e apresenta as contas de forma clara e periódica constrói um histórico que o protege. Quando surge uma acusação — fundada ou infundada — ele tem evidência de que cada real foi gasto com justificativa, aprovado pelo conselho e aceito pela assembleia. Sem esse histórico, qualquer questionamento, mesmo um mal-intencionado, vira uma briga de versões sem documentação.

A prestação de contas regular também protege o síndico de responsabilidades pela gestão do predecessor. Se o novo síndico documentar desde o início, fica claro o que encontrou ao assumir — e o que passou a ser responsabilidade sua.

Para o síndico profissional, esse ponto é ainda mais crítico: o contrato de prestação de serviços quase sempre prevê obrigações de transparência. O descumprimento pode implicar rescisão contratual, além dos efeitos legais já descritos.

A prestação de contas em condomínios horizontais

Em condomínios horizontais, a documentação financeira frequentemente inclui contratos de maior duração — manutenção de áreas verdes, iluminação de vias internas, drenagem perimetral. Nesses casos, a prestação de contas deve incluir o histórico de execução dos contratos de longo prazo, não apenas as despesas mensais correntes. Um síndico que apresenta apenas o que pagou no mês, sem mostrar o que foi entregue por um contrato de 12 meses, está prestando contas de forma incompleta.

Como regularizar: o síndico que está em atraso

Se você é síndico e reconhece que está em atraso com a prestação de contas — seja por falta de organização, transição de administradora ou acúmulo de pendências —, o caminho mais seguro é a regularização proativa antes que os condôminos formalizem uma cobrança.

1. Levante o histórico disponível. Solicite à administradora os balancetes e extratos do período em aberto. Identifique quais documentos existem e quais precisam ser reconstituídos.
2. Comunique aos condôminos a situação. Uma comunicação honesta sobre o atraso e o prazo para regularização é sempre melhor do que ser cobrado publicamente. Condôminos que sabem o que está acontecendo têm menos razão para escalada.
3. Convoque uma assembleia extraordinária de prestação de contas, se necessário, antes da próxima AGO. Apresentar as contas atrasadas em assembleia — com todas as pendências documentadas — interrompe o fundamento legal para destituição por omissão.
4. Estruture o processo daqui para frente. Estabeleça uma rotina mensal com a administradora para recebimento da pasta de prestação de contas e um calendário fixo para o conselho fiscal e para a AGO anual.

Regularizar voluntariamente é diferente de ser forçado a prestar contas judicialmente — e esse é um argumento prático importante para síndicos que tendem a procrastinar esse processo.

O que fazer quando o síndico anterior não deixou documentação

Assume-se com frequência que o síndico atual herda as responsabilidades do anterior — o que é parcialmente verdade. O novo síndico não é responsável pelo que o predecessor fez (ou deixou de fazer), mas tem a obrigação de documentar o que encontrou ao assumir e de cobrar a entrega do acervo de gestão.

O acervo que o síndico sainte deve entregar inclui: documentação financeira do exercício corrente e do anterior, contratos vigentes, apólices de seguro, certidões do condomínio, livro de atas, CNPJ do condomínio, acesso aos sistemas bancários e à plataforma da administradora.

Se o predecessor não entrega esse acervo, o novo síndico deve registrar formalmente a solicitação e o descumprimento. Esse registro é o que protege o síndico atual de responder por problemas que não criou. Em casos extremos de recusa, a entrega do acervo pode ser exigida judicialmente.^[3]