Como contratar um síndico profissional

A assembleia é obrigatória — e por quê

A eleição em assembleia não é formalidade opcional: é o fundamento jurídico de toda a relação. O art. 1.347 do Código Civil determina que "a assembleia escolherá um síndico, que poderá não ser condômino, para administrar o condomínio, por prazo não superior a dois anos, o qual poderá renovar-se".^[1] Isso significa que o síndico profissional não é contratado da mesma forma que um prestador de serviços comum — ele precisa ser eleito antes de assinar qualquer contrato.

O que acontece quando o conselho pula essa etapa? O condomínio fica sem representante legal legítimo. Qualquer ato praticado pelo "síndico" — assinar contratos, representar em processos, aprovar pagamentos — pode ser questionado. É um risco real, e evitável com um processo bem conduzido.

A boa notícia: o quórum para eleger o síndico é um dos menores do direito condominial. Segundo o SíndicoNet, baseado no Código Civil, basta maioria simples dos presentes na assembleia — 50% mais um dos condôminos presentes.^[2] Em 2ª convocação, não há quórum mínimo de presença: qualquer número de condôminos pode deliberar. Isso facilita muito a realização da eleição.

Uma decisão prática adotada por muitos condomínios é separar o processo em dois momentos: uma Assembleia Geral Extraordinária (AGE) para deliberar sobre a decisão de contratar um síndico profissional — o princípio — e uma segunda AGE para eleger o candidato escolhido. Isso dá tempo para o processo seletivo acontecer entre as duas assembleias sem pressão de prazo.

Antes de buscar candidatos: definindo o perfil

O maior erro no processo de contratação é começar pela busca de candidatos sem antes definir o que o condomínio precisa. Um perfil bem definido serve de filtro na triagem, de roteiro na entrevista e de critério de comparação entre candidatos.

Perguntas que o conselho deve responder antes de abrir qualquer vaga:

• Qual é o tamanho atual do condomínio — número de unidades, torres, equipe interna?
• Quais são os problemas mais urgentes que o novo síndico precisará resolver nos primeiros meses?
• O condomínio tem ou pretende ter administradora? O síndico profissional precisará trabalhar em conjunto com ela ou substituí-la?
• Qual a disponibilidade esperada — o síndico atenderá pessoalmente, ou via equipe de apoio?
• Quais competências são inegociáveis: gestão financeira, conhecimento jurídico, experiência com obras, comunicação com moradores?

Com essas respostas em mãos, o conselho transforma preferências vagas em critérios objetivos — o que torna a comparação entre candidatos muito mais honesta e defensável para os demais condôminos.

Onde encontrar candidatos qualificados

O mercado de síndicos profissionais cresceu significativamente nos últimos anos. Segundo o Censo SíndicoNet 2021, 18% dos condomínios brasileiros já tinham síndico profissional — índice que era de 6% em 2013 e triplicou em oito anos.^[3] Isso significa que há mais candidatos disponíveis e mais referências acessíveis do que havia alguns anos atrás.

As fontes mais confiáveis para encontrar candidatos qualificados:

• Indicação de outros condomínios: conversar com síndicos de prédios vizinhos ou com conselhos de condomínios similares é uma das fontes mais eficientes. Quem já trabalhou com o candidato sabe o que esperar na prática.
• Associações e sindicatos do setor: entidades como o SecoviSP mantêm cadastros de profissionais e promovem capacitações — síndicos que frequentam esses ambientes tendem a estar mais atualizados.
• Plataformas do setor condominial: o SíndicoNet e o diretório oHub, entre outros, reúnem perfis de síndicos profissionais com avaliações e informações sobre a carteira de clientes.
• A administradora atual, com cautela: ela pode ter contato com profissionais do mercado, mas o conselho deve ter clareza sobre o risco de conflito de interesses — ver seção específica adiante.

O ideal é chegar à etapa de entrevistas com dois a três candidatos. Mais do que isso torna o processo desnecessariamente complexo; menos do que dois tira a possibilidade de comparação real.

Como conduzir o processo seletivo

O processo seletivo tem três etapas práticas: triagem, entrevista e verificação de referências. Pular qualquer uma dessas etapas aumenta o risco de contratar um profissional inadequado — e o custo de uma rescisão precoce, tanto financeiro quanto em desgaste com os moradores, costuma ser alto.

Etapa 1: Triagem inicial

Na triagem, o conselho verifica se os candidatos atendem aos critérios mínimos definidos no perfil. Pontos a checar por escrito antes de chamar para entrevista:

• Tempo de experiência em gestão condominial
• Porte dos condomínios que administra ou administrou
• Número atual de contratos ativos — um síndico sobrecarregado pode ter pouca disponibilidade
• Formação ou certificação em gestão condominial (não obrigatório por lei, mas relevante como diferencial)
• Disponibilidade para a rotina do condomínio e para situações de emergência

Etapa 2: Entrevista com roteiro

A entrevista serve para o conselho conhecer o estilo de gestão do candidato, não apenas seu currículo. Use um roteiro com perguntas práticas, como:

• "Como você lida com um morador que descumpre o regimento e se recusa a aceitar a notificação?"
• "Você já administrou obra de grande porte? Como foi o processo de gestão de fornecedores?"
• "Como você apresenta as contas do condomínio aos moradores?"
• "Qual é o seu limite de autonomia financeira antes de acionar o conselho?"
• "Como você lida com condomínios que têm inadimplência alta?"

Candidatos que respondem de forma genérica — "eu gerencio tudo com transparência", "sou muito organizado" — sem dar exemplos concretos merecem atenção. O síndico profissional deve ter histórias reais para contar.

Solicitar também que o candidato apresente uma proposta técnica: o que ele faria nos primeiros 90 dias, quais são seus processos de comunicação, como trabalha com a administradora e como estrutura o relatório mensal para o conselho.

Etapa 3: Verificação de referências

Esta etapa é frequentemente ignorada por pressa ou constrangimento — e é a que mais revela. Ligar para o conselho ou para moradores de condomínios que o candidato já administrou (ou ainda administra) é a forma mais eficiente de confirmar o que a entrevista apenas sugeriu.

Perguntas úteis para as referências:

• "Como era a comunicação do síndico com moradores e conselho?"
• "Houve alguma situação de conflito ou crise? Como ele conduziu?"
• "As contas eram apresentadas de forma clara e regular?"
• "Por que ele deixou de administrar o condomínio?" (se já não for mais o síndico)

Quando a administradora pode (e não pode) participar da seleção

A administradora é, em muitos condomínios, a interlocutora mais próxima do processo de gestão. É natural que o conselho consulte o gestor de conta da administradora ao buscar candidatos a síndico profissional. Mas é preciso ter clareza sobre onde essa ajuda se encerra e onde o conflito de interesses começa.

A administradora pode ajudar com:

• Divulgar a vaga para profissionais do mercado que a administradora conhece
• Explicar o que ela espera da relação com o síndico, como processos e comunicação funcionam
• Fornecer informações sobre o porte e a complexidade do condomínio para os candidatos

A administradora não deve liderar:

• A seleção dos candidatos a apresentar — ela pode ter interesse em indicar profissionais com quem já tem relacionamento comercial próximo
• A definição do perfil desejado — isso é função do conselho, que representa os condôminos
• A condução das entrevistas ou da decisão final — o conselho precisa ser o protagonista

O risco real é que uma administradora que indica o síndico profissional passa a ter uma relação de dupla influência sobre a gestão do condomínio. O síndico que deve sua indicação à administradora tende a ter mais dificuldade em cobrar a administradora com independência. O conselho que conduz o processo de forma autônoma garante que o síndico eleito deva lealdade ao condomínio — e não a quem o indicou.

Da aprovação em assembleia ao início do contrato

Após o processo seletivo, o conselho apresenta o candidato escolhido à assembleia. Essa apresentação deve ser preparada: os moradores precisam entender quem é o candidato, qual foi o processo de seleção e quais são as condições propostas.

O que apresentar na assembleia

• Breve histórico profissional do candidato — não um currículo completo, mas os pontos mais relevantes para o condomínio
• Como foi o processo de seleção — isso aumenta a confiança dos condôminos na decisão do conselho
• As condições propostas: honorários, escopo de trabalho, dedicação esperada
• Se houver mais de um candidato finalista, o conselho pode apresentar os dois e deixar a assembleia decidir — mas o mais comum é que o conselho chegue com uma recomendação clara

O que documentar após a eleição

Dois documentos são obrigatórios após a assembleia de eleição:

1. Ata de eleição: registra a deliberação da assembleia, com o quórum presente, o resultado da votação e a identidade do eleito. Sem a ata assinada, o síndico não tem como provar sua legitimidade ao assinar contratos, abrir contas ou representar o condomínio em qualquer instância.
2. Contrato de prestação de serviços: formaliza as condições da relação — escopo, honorários, prazo, regime de responsabilidades e critérios de rescisão. O conteúdo detalhado deste contrato é tratado em artigo específico do mesmo tópico.

A ata deve ser registrada em cartório de registro de títulos e documentos ou, dependendo do estado, no registro de imóveis onde o condomínio está registrado. Essa formalidade garante que o síndico possa exercer os atos que a função exige.

Como o processo varia conforme o porte do condomínio

O processo de contratação tem a mesma estrutura jurídica para todos os portes — a eleição em assembleia é obrigatória em todos os casos. O que varia é a profundidade de cada etapa e o grau de formalização esperado.

A tabela acima é orientação prática, não benchmark estatístico. O que o condomínio decide formalizar além do mínimo legal é uma escolha de governança — e quanto mais robusto o processo, menor o risco de rescisão precoce por expectativas mal alinhadas.