Propostas de fornecedores em pauta

Por que apresentar mais de uma proposta em assembleia

A pergunta é simples, mas a resposta importa: o síndico tem o dever legal de representar o condomínio e praticar os atos necessários à sua administração, conforme o art. 1.348 do Código Civil (Lei 10.406/2002).^[1] Isso inclui contratar fornecedores. A lei, porém, não diz quantos orçamentos ele precisa apresentar — e não existe nenhuma norma federal que fixe esse número.

Então por que quase todo síndico experiente leva mais de uma proposta para a assembleia? Porque a lógica é prática, não jurídica.

Primeiro, uma única proposta não permite comparação real. A assembleia não tem como saber se o preço é adequado, se o escopo de serviço é suficiente ou se há alternativas melhores disponíveis. Sem referência, qualquer número parece razoável — ou exorbitante.

Segundo, a proposta única abre espaço para questionamentos sobre conflito de interesses. Se o síndico leva apenas uma empresa, os condôminos podem — e alguns vão — perguntar por que aquela empresa especificamente. A resposta "é a melhor" sem comparativo é difícil de sustentar.

Terceiro, a transparência na gestão dos recursos do condomínio é um princípio que vai além da letra da lei. Como os recursos administrados são de terceiros, a boa prática de apresentar múltiplos orçamentos demonstra que não há favorecimento, que a compra foi feita a preço de mercado e que a decisão é da assembleia, não do síndico.^[2]

Dados do Censo SíndicoNet 2021, realizado com mais de 5 mil pessoas em todo o país, mostram que 61,2% dos síndicos consideram que encontrar bons fornecedores é a maior dificuldade no processo de cotação de serviços para o condomínio.^[3] O desafio é real — mas não é motivo para apresentar uma proposta só.

A convenção do condomínio pode ir além e exigir um número mínimo de cotações de forma expressa. Antes de qualquer assembleia em que haja contratação relevante em pauta, vale checar o que a convenção determina — ela é a lei interna do condomínio e prevalece sobre o costume.

O que uma proposta de fornecedor precisa ter para a comparação ser justa

Uma das dificuldades mais comuns em assembleias é tentar comparar propostas que descrevem serviços diferentes. Uma empresa orça a limpeza da fachada incluindo o andaime, outra orça só a mão de obra. O preço mais baixo parece vantajoso — até descobrir que está faltando metade do serviço.

Para que a comparação seja real e a assembleia possa decidir com segurança, cada proposta precisa conter os mesmos elementos básicos. O síndico deve padronizar o escopo da solicitação antes de pedir os orçamentos — e não o contrário.

Os itens que toda proposta deve conter para ser comparável:

• Descrição clara do serviço ou produto — o que exatamente está sendo fornecido, com especificações técnicas quando relevante (ex: marca dos materiais, dimensão da área coberta, número de visitas mensais)
• Preço total e forma de pagamento — valor global, parcelamento, condições de reajuste
• Prazo de execução ou vigência do contrato — início, término e, no caso de contratos recorrentes, a periodicidade
• Garantias oferecidas — prazo de garantia, cobertura, como acionar em caso de problema
• Responsabilidades de cada parte — o que o condomínio precisa fornecer (acesso, materiais, equipamentos), o que é por conta do fornecedor
• Referências ou comprovação de capacidade técnica — outros condomínios atendidos, certidões, registros em conselho profissional quando aplicável
• Validade da proposta — por quanto tempo o preço cotado é válido

Na prática, propostas chegam em formatos diferentes e com graus variados de detalhe. Quando uma proposta importante estiver incompleta, vale pedir ao fornecedor que complemente por escrito antes de incluir na comparação — e não tentar completar a informação verbalmente na hora da assembleia.

O que olhar além do preço

O preço é o critério mais visível, mas raramente é o único que importa. Aceitar automaticamente o menor valor sem considerar os outros fatores é uma das fontes mais comuns de problemas pós-contratação em condomínios.

Além do preço, o comparativo deve considerar: qualidade do atendimento durante o processo de cotação (uma empresa que demora semanas para enviar um orçamento provavelmente vai demorar semanas para resolver um problema), reputação verificável (avaliações de outros síndicos, presença no ReclameAqui), solidez da garantia oferecida (uma garantia de 1 ano vale mais do que 5 anos de uma empresa sem estrutura para honrá-la) e clareza do contrato proposto.

Como explica a diretora da administradora ItaBr, Vania Dal Maso: "Com bastante cuidado, é importante acompanhar cada retorno e comparar não apenas o que está no orçamento, mas também prazos de pagamento e como o contrato deve ser feito."^[3]

Como montar o comparativo para apresentar em assembleia

O comparativo de propostas é o principal instrumento de decisão que o síndico leva para a assembleia. Bem feito, ele antecipa perguntas, reduz o tempo de discussão e deixa o processo transparente para todos os presentes.

Um comparativo eficaz não é uma pilha de papéis impressos distribuídos na entrada. É uma tabela — física ou projetada — que coloca as propostas lado a lado nas mesmas dimensões. O objetivo é que qualquer condômino, sem ter lido nenhum dos orçamentos originais, consiga entender a diferença entre as opções em dois minutos.

Estrutura básica da tabela comparativa

A tabela deve ter uma linha por critério e uma coluna por fornecedor. Os critérios nas linhas são os mesmos elementos descritos na seção anterior: escopo, preço, prazo, garantia, referências, validade. Na última linha, uma síntese com a recomendação do síndico (ou da administradora) — não como imposição, mas como orientação fundamentada.

Quando os escopos das propostas forem diferentes — o que é comum — deixe isso explícito na tabela, na linha de "serviço descrito". A assembleia precisa saber que está comparando coisas diferentes para que o preço menor não vença simplesmente por parecer mais barato.

Como apresentar na hora da assembleia

Distribuir o comparativo não é o mesmo que apresentar. O síndico precisa conduzir a leitura da tabela: explicar o contexto da contratação, descrever brevemente cada proposta, apontar as diferenças relevantes e apresentar a recomendação com a justificativa — sem pressionar a assembleia a uma conclusão, mas sem deixar a decisão no vácuo.

Uma boa apresentação dura entre 5 e 10 minutos para a maioria dos serviços. Contratos complexos podem demandar mais. O que não funciona é entregar a tabela e esperar que os condôminos se virem sozinhos: sem condução, a discussão tende a se perder em detalhes menores e o ponto central — qual fornecedor contrataremos e por quê — fica sem resposta clara.

Quando só existe uma proposta disponível

Há situações reais em que conseguir mais de uma proposta é difícil: serviços muito especializados com poucos prestadores na região, manutenção de equipamentos que só um fornecedor autorizado pode realizar, ou simplesmente mercados onde os demais concorrentes não responderam ao pedido de cotação.

Nesses casos, a proposta única é tecnicamente aceitável — mas o síndico precisa documentar a situação com cuidado. A assembleia pode aprovar a contratação com uma única proposta, mas precisa saber que a cotação múltipla foi tentada. Sem essa explicação, a pergunta "por que só veio uma proposta?" vai aparecer, e a ausência de resposta documentada coloca o síndico em posição difícil.

O que fazer quando só há uma proposta disponível:

• Registre na documentação da assembleia que foram contactados outros fornecedores e indique quantos — mesmo que informalmente (ex: "foram contatados três fornecedores, dois não responderam no prazo")
• Se o serviço exige fornecedor autorizado específico, explique o motivo técnico na apresentação — a limitação é objetiva e compreensível
• Se possível, apresente um referencial de mercado para o serviço (ex: "pesquisa de preço em plataformas do setor indica que o valor cotado está dentro da faixa praticada") — sem inventar número, mas sinalizando que houve verificação
• Deixe claro na ata que a contratação foi aprovada com ciência de que havia uma única proposta disponível e com a justificativa registrada

Uma proposta única bem justificada é muito mais fácil de defender do que uma proposta única apresentada como se fosse a situação normal. A transparência sobre a limitação do processo protege o síndico tanto quanto a transparência sobre as propostas em si.

Morador que traz proposta alternativa na hora da assembleia

Acontece: a assembleia está em andamento, o síndico acaba de apresentar o comparativo das três propostas que levou, e um condômino levanta a mão com um orçamento diferente que "conseguiu essa semana com uma empresa ótima". O que fazer?

A situação é delicada porque envolve dois valores legítimos ao mesmo tempo: a participação dos condôminos na gestão e a necessidade de um processo organizado que permita comparação real. A proposta trazida na hora não passou pelo mesmo processo de análise que as demais — e aprovar um fornecedor sem verificar referências, escopo e garantias pode criar problemas depois.

Algumas formas de conduzir essa situação:

• Receba a proposta sem recusar de imediato. Agradeça a participação e explique que a proposta será analisada com os mesmos critérios usados para as demais.
• Proponha adiar a votação para a próxima assembleia ou para votação em separado. Isso permite incluir a nova proposta no comparativo com análise adequada. Se a contratação não for urgente, essa é quase sempre a melhor saída.
• Se a assembleia quiser votar na hora mesmo, deixe claro que a nova proposta não passou pelo mesmo processo de verificação. Registre essa ressalva na ata. A responsabilidade pela decisão é da assembleia — o síndico cumpre o papel de informar os riscos.
• Nunca descarte a proposta por ser de um morador. O condômino tem o direito de participar e de trazer informações. O que o síndico deve fazer é garantir que a decisão seja tomada com as informações completas — não bloquear a participação.

Em condomínios onde isso acontece com frequência — moradores que trazem propostas de fornecedores conhecidos a cada assembleia —, vale avaliar se o processo de cotação está sendo comunicado com antecedência suficiente. Quando os condôminos sabem que a cotação está aberta, eles podem contribuir na fase de levantamento, não na hora da votação.