Livro de atas: ainda é necessário?

O que é o livro de atas do condomínio

O livro de atas é o registro formal das deliberações tomadas em assembleia — seja a Assembleia Geral Ordinária (AGO), que acontece uma vez por ano para aprovação de contas e orçamento, seja as Assembleias Gerais Extraordinárias (AGEs) convocadas para tratar de outros assuntos ao longo do exercício.

Cada ata lavrada no livro deve registrar, no mínimo: a data, o local e o horário da assembleia; o quórum verificado; os assuntos da pauta; as deliberações tomadas e seus resultados (aprovado, reprovado, quórum não atingido); e as assinaturas do síndico, do secretário e dos presentes, conforme determinado pela convenção.

Historicamente, esse registro era feito em livro físico encadernado — com páginas numeradas e rubricadas — seguindo a tradição cartorial brasileira de dar ao documento uma forma que dificulte adulterações. Com a digitalização da vida condominial, especialmente após a pandemia, o debate sobre a necessidade de manter o livro físico ganhou força.

É importante não confundir o livro de atas com o registro da ata em cartório, que é um procedimento diferente — tratado em artigo próprio neste mesmo subtópico. O livro de atas é o documento interno do condomínio; o registro em cartório é a providência que dá publicidade e data certa a determinadas deliberações.

O livro de atas é legalmente obrigatório?

A resposta direta é: o Código Civil não exige explicitamente um livro de atas para condomínios edilícios. Os artigos 1.331 a 1.358 da Lei 10.406/2002, que disciplinam o condomínio edilício, determinam que as assembleias deliberem e que as decisões sejam documentadas, mas não especificam que o suporte seja um livro físico encadernado.^[1]

O que a lei exige é o registro das deliberações — a prova de que aquela decisão foi tomada, com aquele quórum, naquela data. O formato em que esse registro é mantido tem mais flexibilidade do que muitos síndicos imaginam.

Isso não significa que o livro físico seja desnecessário em todos os casos. Há três situações em que ele pode ser obrigatório ou muito recomendado:

1. A convenção do condomínio exige o livro: se a convenção prevê expressamente a existência de um livro de atas, essa exigência tem força normativa para aquele condomínio. A convenção é a "lei interna" do condomínio, e seus termos devem ser respeitados pelos condôminos e pelo síndico.^[1]
2. O condomínio participa de demandas judiciais ou administrativas: em disputas que envolvam deliberações assembleares, a existência de um livro físico com assinaturas originais pode ser mais fácil de apresentar como prova do que arquivos digitais — especialmente se estes não tiverem garantia de autenticidade.
3. A convenção não foi atualizada e o condomínio ainda segue procedimentos tradicionais: nesse caso, mesmo sem exigência explícita, manter o livro físico é a prática mais segura até que haja deliberação em assembleia sobre o formato adotado.

O ponto central: antes de descartar o livro físico ou de se preocupar com sua ausência, leia a convenção do seu condomínio. É ela que vai responder se o livro é obrigatório ou não.

O que a convenção do condomínio pode exigir

A convenção condominial é aprovada e pode ser alterada em assembleia — e é ela que define as regras específicas do seu condomínio para registro de atas. As possibilidades mais comuns são:^[2]

• Livro físico encadernado com termos de abertura e encerramento: a forma mais tradicional, em que as atas são lavradas sequencialmente em livro com páginas rubricadas. Esse livro pode ou não ser autenticado em cartório — a autenticação aumenta a segurança jurídica, mas não é exigida por lei.
• Pasta física com atas avulsas assinadas: prática comum em condomínios que nunca chegaram a comprar um livro formal, mas que guardam cada ata em papel assinado e arquivado em pasta. É informalmente aceita em muitos condomínios, mas pode ser questionada se a convenção exige livro.
• Arquivo digital: cada vez mais adotado, mas exige que a convenção permita — ou que seja aprovada uma deliberação específica em assembleia autorizando o formato digital.

Se a sua convenção é antiga e silente sobre o formato das atas, é recomendável incluir na próxima AGO uma deliberação que atualize esse ponto — seja formalizando o livro físico como padrão, seja aprovando a transição para o digital com as salvaguardas necessárias. Conviver com uma convenção ambígua nesse ponto pode criar questionamentos sobre a validade de assembleias no futuro.

Como verificar o que sua convenção diz

Procure no texto da convenção por termos como "livro de atas", "registro de assembleias", "documentação das deliberações" ou "ata de assembleia". Se não encontrar menção específica ao formato, o condomínio tem mais liberdade — mas use essa liberdade com critério, documentando a decisão sobre o formato adotado em ata de assembleia.

A Lei 14.309/2022 e o livro de atas digital

A Lei 14.309/2022, que regulamentou as assembleias virtuais e híbridas em condomínios edilícios, trouxe elementos relevantes para a discussão do formato das atas. Ao reconhecer que assembleias podem acontecer de forma remota — com participantes conectados por plataformas digitais —, a lei abriu espaço para que a documentação dessas assembleias também tenha forma digital.^[3]

A lei não extinguiu o livro físico de atas nem proibiu seu uso. O que ela fez foi reconhecer que a realidade condominial mudou: assembleias podem acontecer sem que os participantes estejam fisicamente presentes no mesmo local, e a ata dessas assembleias precisa refletir essa realidade.

Na prática, o que mudou com a Lei 14.309/2022 em relação à documentação:

• Atas de assembleias virtuais podem ser elaboradas em formato digital e assinadas eletronicamente — inclusive por plataformas de assinatura digital com validade jurídica
• A gravação da assembleia virtual pode ser usada como registro complementar às atas, preservando o histórico das deliberações
• O quórum e a lista de presença em assembleias virtuais devem constar da ata, com o mecanismo usado para verificação da identidade dos participantes

Para condomínios que realizaram assembleias presenciais antes e passaram a fazer virtuais depois da lei, a pergunta prática é: as atas virtuais entram no mesmo livro físico ou em sistema separado? A resposta depende da convenção — e, se ela for omissa, de uma deliberação em assembleia que defina o padrão.

Alternativas modernas ao livro físico

A discussão entre livro físico e formato digital é, na prática, uma discussão sobre segurança jurídica e praticidade. Cada formato tem vantagens e limitações reais — e a escolha ideal depende do histórico do condomínio, da convenção vigente e da capacidade da administradora (quando houver) de gerir o acervo documental.^[2]

Para condomínios que queiram migrar para o formato digital, o caminho mais seguro é:

1. Verificar se a convenção permite — se não permitir, incluir a pauta em assembleia
2. Deliberar em assembleia sobre o formato adotado, documentando a decisão em ata
3. Escolher uma plataforma com validade jurídica reconhecida para assinaturas eletrônicas
4. Definir onde e como o acervo digital será preservado — e quem tem acesso
5. Manter o arquivo digital em mais de um local (backup em nuvem e local) para evitar perda

Uma nota sobre o livro físico autenticado em cartório: a autenticação não é exigida por lei — ela apenas dá maior segurança jurídica ao documento, especialmente em casos de disputa. Se a convenção não exige autenticação cartorial e o condomínio funciona bem sem ela, não há obrigação de autenticar. Mas em situações de conflito mais sério — disputa de gestão, ação judicial envolvendo deliberações —, um livro autenticado em cartório tem peso probatório maior.