Como este tema funciona no seu condomínio
A lista de presença é obrigatória independentemente do tamanho — em condomínios pequenos, costuma ser uma folha simples circulada na entrada. Mas atenção: mesmo em assembleias com dez condôminos, a lista precisa ter todos os campos corretos. Sem ela, o quórum não tem como ser comprovado.
Com mais unidades, a coleta de assinaturas exige organização — uma mesa na entrada e uma pessoa responsável por orientar quem está representando a unidade por procuração. O formato da lista é o mesmo, mas o controle de quórum precisa ser feito com mais atenção porque atingir o mínimo legal já não é automático.
Condomínios grandes frequentemente usam listas pré-impressas com nome e unidade já preenchidos, o que agiliza a coleta e reduz erros de caligrafia. Em assembleias híbridas ou virtuais — cada vez mais comuns nesse porte —, a lista de presença digital ou o registro no sistema da plataforma precisa ser preservado como documento oficial.
A lista de presença da assembleia de condomínio é o documento que comprova quem esteve presente ou representado na reunião, permitindo verificar se o quórum mínimo de instalação foi atingido. Sem ela, qualquer deliberação pode ser contestada — não porque a lei exija a lista de forma explícita, mas porque a lista é a única prova objetiva do quórum exigido pelo art. 1.352 do Código Civil (Lei 10.406/2002).[1]
Por que a lista de presença é obrigatória
A lista de presença não aparece nominalmente no Código Civil — mas sua função é estrutural: sem ela, não há como provar que o quórum de instalação foi atingido.
O art. 1.352 do Código Civil estabelece que, em primeira convocação, a assembleia se instala com a presença de condôminos que representem pelo menos metade das frações ideais do condomínio. Em segunda convocação, a assembleia pode se instalar com qualquer número de presentes.[1] Quórum não é apenas contar cabeças — é contar frações ideais. Por isso a lista de presença precisa registrar exatamente esse dado para cada condômino.
Sem a lista de presença, qualquer condômino inconformado com uma deliberação pode impugnar a assembleia alegando que não há prova do quórum. Em juízo, a ausência do documento pode tornar as decisões anuláveis, mesmo que a reunião tenha ocorrido de forma idônea. A lista é, portanto, a principal peça de defesa do síndico e da gestão — não um mero protocolo burocrático.[2]
Vale lembrar que a lista de presença e a ata são documentos distintos: a lista registra quem estava presente antes ou durante a assembleia; a ata registra o que foi deliberado. Os dois documentos se complementam, mas não se substituem.
Quórum de instalação e quórum de deliberação: não confunda
Quórum de instalação é o mínimo de representatividade necessário para que a assembleia possa começar. Quórum de deliberação é o mínimo necessário para que cada pauta específica seja aprovada — e varia conforme o assunto (maioria simples, dois terços, unanimidade, conforme a convenção e o Código Civil). A lista de presença serve para verificar o primeiro; a contagem de votos na ata registra o segundo. Misturar os dois conceitos é um erro comum que pode invalidar assembleias.[2]
O que deve constar em cada linha da lista
Não existe um modelo único legalmente obrigado, mas há um conjunto de campos que toda lista de presença precisa ter para cumprir sua função probatória. Campos faltantes enfraquecem o documento — e podem ser o argumento de uma impugnação futura.[2]
Os campos essenciais para cada linha da lista são:
- Nome completo do condômino ou representante — nome legível, não apelido
- Número da unidade (apartamento, casa ou sala) — para identificar qual fração ideal está sendo representada
- Fração ideal — em porcentagem ou coeficiente conforme a convenção; é este número que permite calcular o quórum
- Condição na assembleia — se é o condômino titular, cônjuge/companheiro com poderes, ou procurador (neste caso, indicar o nome do procurador e a unidade representada)
- Assinatura — a assinatura vincula a presença ao nome declarado
Campos complementares que aumentam a solidez do documento:
- Número do CPF ou RG do condômino ou procurador (especialmente útil quando há impugnações)
- Data da assembleia no cabeçalho da lista (óbvio, mas frequentemente esquecido quando se usa o mesmo modelo para todas as reuniões)
- Tipo de assembleia: AGO (Assembleia Geral Ordinária), AGE (Assembleia Geral Extraordinária) ou assembleia especial
Modelo comentado de lista de presença
Um cabeçalho funcional para a lista de presença de uma AGO pode ser assim:
| Nome completo | Unidade | Fração ideal (%) | Condição | Assinatura |
|---|---|---|---|---|
| João da Silva Santos | Apto 102 | 1,25% | Titular | ___________ |
| Maria Oliveira (proc. Apto 204) | Apto 204 | 1,25% | Procuradora | ___________ |
O cabeçalho do documento deve conter: nome do condomínio, endereço, data, hora de início, tipo de assembleia (AGO ou AGE) e convocação (primeira ou segunda chamada). Esses dados identificam o contexto — sem eles, a lista é um formulário sem contexto.
Importante: a lista de presença não é a mesma coisa que a lista de votação. A lista de presença registra quem está na sala e representa qual unidade. A contagem de votos, quando houver votação, é feita separadamente — geralmente pelo secretário da mesa durante a deliberação de cada pauta. Misturar os dois documentos em um só causa confusão e fragiliza os dois registros.
Como lidar com procurações na lista de presença
Um dos pontos mais mal gerenciados nas assembleias de condomínio é o registro correto de condôminos representados por procuração. O erro mais comum é registrar apenas o nome do procurador sem identificar claramente qual unidade ele está representando — o que torna a fração ideal correspondente impossível de verificar.[2]
A regra prática é simples: na coluna "Condição", anote "Procurador(a) — Apto [número]" e registre o nome completo de quem está assinando fisicamente. Assim, fica claro que aquela assinatura representa determinada unidade, e não a unidade do próprio procurador (que pode estar presente com suas próprias características).
Pontos que merecem atenção na gestão de procurações:
- A procuração precisa estar assinada e, se a convenção exigir, reconhecida em cartório. Verificar isso na entrada da assembleia, antes de preencher a lista, evita questionamentos posteriores.
- A convenção pode limitar o número de procurações por pessoa. O Código Civil não estabelece limite, mas a convenção pode fazê-lo. Se o síndico aceitar procurações em número superior ao limite convencional, a validade dessas representações pode ser contestada.[1]
- Procuração pode ser específica para aquela assembleia ou geral. Uma procuração geral dá ao procurador poderes amplos; uma específica pode restringir o voto em determinadas pautas. Anotar o tipo de instrumento na coluna "Condição" é uma boa prática.
- A procuração permanece anexada à lista de presença. Ao final da assembleia, todas as procurações apresentadas devem ser grampeadas à lista de presença e arquivadas junto com a ata. Guardar procurações soltas aumenta o risco de perda e de questionamento posterior.
Quando o condômino chega atrasado
Condôminos que chegam após o início da assembleia podem assinar a lista de presença e participar das deliberações ainda abertas — mas as frações ideais deles não contam para o quórum de instalação, que foi verificado no início. Uma boa prática é registrar o horário de chegada na lista para condôminos retardatários, o que pode ser relevante se alguma pauta for questionada por quórum insuficiente na abertura.
Lista de presença digital: quando e como usar
A Lei 14.309/2022 regulamentou as assembleias virtuais e híbridas em condomínios, abrindo caminho para o registro de presença por meio digital.[3] A lógica é a mesma da lista física: é necessário identificar quem está presente, qual unidade representa e qual é a fração ideal correspondente.
Nas assembleias 100% virtuais, a lista de presença costuma ser substituída por:
- Registro de login na plataforma (com nome, unidade e horário de acesso)
- Arquivo gerado automaticamente pela ferramenta de assembleia virtual, contendo nome e unidade de cada participante
- Lista de presença eletrônica assinada por meio de assinatura digital (ICP-Brasil ou equivalente aceito pelo condomínio)
Em assembleias híbridas — em que parte dos condôminos está presencialmente e parte conectada à distância —, o registro precisa unificar os dois grupos. A prática mais segura é gerar dois registros complementares (a lista física dos presentes e o log da plataforma) e declarar na ata que ambos compõem a lista de presença oficial daquela assembleia.
Um ponto de atenção: a plataforma usada deve permitir a exportação do registro de participação como documento — um arquivo PDF ou planilha com nome, unidade, horário de acesso e, idealmente, fração ideal. Plataformas que só mostram o registro em tela, sem exportação, fragilizam a documentação.[2]
Lista digital em condomínios horizontais
Em condomínios horizontais extensos — com casas distribuídas em grandes áreas —, a adoção de lista digital ou pré-impressa pode simplificar bastante a logística de coleta de assinaturas, que em alguns casos exige deslocamento entre quadras. O formato digital com assinatura eletrônica é uma alternativa prática, desde que todos os participantes tenham acesso ao dispositivo e o método seja aceito pela convenção ou aprovado em assembleia anterior.
Guarda e arquivamento da lista de presença
A lista de presença deve ser arquivada junto com a ata da assembleia — são documentos que se completam e precisam estar acessíveis para qualquer consulta futura.
O prazo de guarda recomendado acompanha o da própria ata: como não há prazo específico definido em lei para assembleias condominiais, a prática de mercado é guardar indefinidamente os registros de assembleias, especialmente as AGOs em que houve aprovação de contas ou eleição de síndico. Decisões importantes com reflexo financeiro ou patrimonial podem ser questionadas anos depois — ter a lista de presença guardada é a proteção mais simples contra esse risco.[2]
Boas práticas de arquivamento:
- Guardar a lista original (física ou digital) junto com as procurações recebidas naquela assembleia
- Manter cópia digitalizada em pasta de arquivos do condomínio, indexada por data e tipo de assembleia
- Em assembleias virtuais, preservar o arquivo de log gerado pela plataforma no mesmo local onde está a ata
- Se o condomínio trocar de administradora, garantir a transferência dos arquivos de assembleias anteriores — não apenas das atas, mas também das listas de presença e procurações
Sinais de que a lista de presença da assembleia precisa de revisão
Se você reconhece três ou mais situações abaixo, vale rever o processo antes da próxima assembleia:
- A lista de presença não tem coluna de fração ideal — o quórum está sendo calculado por número de unidades, não por fração
- Procuradores assinam sem identificar qual unidade estão representando
- As procurações não são grampeadas à lista e tendem a ser extraviadas depois
- A lista de presença e a lista de votação estão misturadas no mesmo documento
- Em assembleias virtuais, o log da plataforma nunca é exportado nem arquivado
- A lista não tem cabeçalho com data, tipo de assembleia e convocação (1ª ou 2ª chamada)
- Condôminos retardatários são incluídos no quórum de instalação sem que isso seja registrado na ata
Como estruturar melhor a lista de presença na sua assembleia
Dois caminhos práticos para resolver a documentação das assembleias do seu condomínio.
Revisar o modelo atual e padronizar o processo com os recursos do próprio condomínio.
- Ponto de partida: verificar se a convenção estabelece algum requisito específico para a lista de presença — se sim, o modelo precisa atender antes de mais nada
- Ação prática: criar um modelo padronizado com todos os campos obrigatórios e guardar em pasta compartilhada com a administradora
- Faz sentido quando: a administradora é acessível e o problema é apenas de padronização, não de disputa sobre validade de assembleias anteriores
- Risco principal: modelos genéricos da internet que omitem fração ideal ou não têm campo para procuradores
Contratar consultoria jurídica condominial ou empresa especializada em assembleias para revisar o processo e, se necessário, sanear documentação de reuniões anteriores.
- Tipo de fornecedor: Consultoria Jurídica Condominial ou empresa especializada em organização de assembleias (categorias disponíveis no oHub)
- Vantagem: avaliação da documentação existente, identificação de assembleias com risco de impugnação, elaboração de modelo jurídico sólido
- Faz sentido quando: houve impugnação recente de assembleia, o condomínio está em processo judicial, ou há dúvida sobre a validade de deliberações anteriores
- Resultado típico: modelo de lista de presença validado juridicamente e orientações sobre como corrigir eventuais falhas de registro
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Perguntas frequentes
Para que serve a lista de presença da assembleia de condomínio?
A lista de presença serve para comprovar que o quórum mínimo de instalação da assembleia foi atingido. Como o Código Civil exige que condôminos representando ao menos metade das frações ideais estejam presentes na primeira convocação, a lista é o único documento que permite verificar esse número. Sem ela, qualquer deliberação pode ser contestada por falta de prova do quórum — mesmo que a reunião tenha ocorrido de forma idônea.
O que deve constar na lista de presença da assembleia?
Cada linha da lista precisa ter: nome completo do condômino ou representante, número da unidade, fração ideal correspondente, condição (titular ou procurador), e assinatura. O cabeçalho do documento precisa indicar nome do condomínio, data, tipo de assembleia (AGO ou AGE) e qual convocação (primeira ou segunda chamada). A ausência da fração ideal é o erro mais comum — sem ela, o quórum não pode ser calculado corretamente.
Quem não assinar a lista de presença perde o direito de votar?
Sim, na prática. A assinatura na lista de presença é o que registra oficialmente a participação do condômino na assembleia. Condôminos que participaram mas não assinaram a lista ficam sem registro de presença — o que significa que a fração ideal deles não é contabilizada no quórum e, em caso de impugnação, não há como provar que estavam presentes. Por isso, é importante que o responsável pela lista oriente todos os participantes a assinar antes de a assembleia ser aberta.
Pode usar lista de presença digital em assembleia de condomínio?
Sim. A Lei 14.309/2022, que regulamentou as assembleias virtuais e híbridas em condomínios, permitiu o uso de registros digitais de presença. Em assembleias virtuais, o log gerado pela plataforma (com nome, unidade e horário de acesso) equivale à lista de presença. Em assembleias híbridas, é necessário combinar o registro físico dos presentes com o log da plataforma, declarando na ata que os dois documentos compõem a lista oficial. O importante é que o registro seja exportável e arquivável — não apenas visível em tela.
Como um procurador assina a lista de presença?
O procurador assina com o próprio nome, mas na coluna "Condição" deve estar claramente indicado que ele está representando determinada unidade — por exemplo: "Procurador(a) — Apto 204". Assim, fica registrado que aquela assinatura corresponde à fração ideal do Apto 204, e não à unidade do próprio procurador. A procuração original deve ser grampeada à lista de presença e arquivada junto com a ata da assembleia.
A lista de presença precisa ser guardada por quanto tempo?
Não há prazo específico definido em lei para assembleias condominiais, mas a prática recomendada é guardar a lista de presença indefinidamente junto com a ata da reunião correspondente. Deliberações importantes — como aprovação de contas, obras significativas ou eleição de síndico — podem ser questionadas anos depois, e a lista de presença é a prova do quórum que deu validade àquelas decisões. Em caso de troca de administradora, a transferência dos arquivos de assembleias anteriores deve incluir as listas de presença e as procurações, não apenas as atas.
Fontes e referências
- Brasil. Código Civil — Lei 10.406, de 10 de janeiro de 2002, arts. 1.331 a 1.358 (condomínio edilício) e art. 1.352 (quórum de instalação). Planalto.gov.br.
- SíndicoNet. Assembleia de condomínio: lista de presença e quórum. SíndicoNet.
- Brasil. Lei 14.309, de 8 de março de 2022. Dispõe sobre as assembleias virtuais ou semipresenciais de condomínios edilícios e sobre condomínios de lotes. Planalto.gov.br.