Como este tema funciona na sua empresa
Baixo volume de documentos. Digitalização manual ou serviço terceirizado. Conforme legislação: RFB, SPED, e-Lalur. Custo: R$ 1-2k para implementar.
Volume maior. Sistema ECM integrado. Conformidade rigorosa: assinatura digital, retenção legal, auditoria. Custo: R$ 10-30k/ano.
Alto volume. Integração com ERP. Conformidade robusta: multi-site, permissões, rastreamento. Custo: R$ 50-200k/ano.
Digitalização de documentos fiscais e contábeis é processo de converter documentos físicos em formato digital conforme legislação brasileira (RFB, SPED, e-Lalur). Exige conformidade legal rigorosa.
Legislação aplicável no Brasil
RFB exige que documentos fiscais sejam mantidos por 5 anos. SPED exige digitalização de nota fiscal. e-Lalur exige escritura digital. Sistema deve garantir integridade, autenticidade, conformidade.
Requisitos técnicos para conformidade
- Formato aprovado: PDF/A para permanência
- Assinatura digital: valida autoria e integridade
- Certificação: ISO 27001 para segurança
- Retenção: política de guarda documental
- Auditoria: rastreamento de acessos
Sinais de que precisa digitalizar
- Documentos físicos ocupam muito espaço
- Busca por documento é lenta e manual
- Falta conformidade legal documentada
- Auditoria externa apontou deficiências
Caminhos para implementar
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Consultoria especializada garante conformidade legal.
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Perguntas frequentes
Quanto tempo devo guardar documento fiscal?
5 anos conforme RFB. Sistema deve garantir retenção automática.
Qual é custo de digitalização?
Pequena: R$ 1-2k. Média: R$ 10-30k/ano. Grande: R$ 50-200k/ano.
Documento digitalizado é legalmente válido?
Sim, se digitalizado conforme normas (PDF/A, assinatura digital, rastreamento).