Como este tema funciona na sua empresa
Tem uma ou duas multifuncionais compradas anos atrás, com manutenção avulsa e toner comprado pulverizado. Não há controle de volume nem custo por página apurado. A migração para outsourcing em comodato simples passa a fazer sentido quando o gasto somado de toner, manutenção e tempo de TI ultrapassa o aluguel mensal de um equipamento gerenciado.
Outsourcing parcial ou total já é regra. Contrato negocia volume global, com custo por página separado por preto e branco e colorido. Print management software acompanha consumo por usuário e por departamento. Reposição de toner é automática, e SLA de manutenção entra em contrato. A discussão é menos "se" e mais "como otimizar".
Contrato global de Managed Print Services (MPS) cobre todas as unidades, com dashboard centralizado de gastos e SLA diferenciado por criticidade do site. Suporte técnico 24/7, integração com CMMS de Facilities, política corporativa de impressão (cotas, autenticação por crachá, regras de duplex padrão) e relatório executivo trimestral fazem parte do escopo.
Outsourcing de impressão
é o modelo de contratação em que a empresa transfere a um fornecedor especializado a responsabilidade pelo parque de equipamentos de impressão, suprimentos, manutenção e suporte técnico, pagando por meio de aluguel mensal, custo por página produzida ou combinação de ambos, e mantendo internamente apenas a gestão da política de uso e a governança do contrato.
Por que outsourcing virou padrão
Manter parque próprio de impressão deixou de ser eficiente para a maioria das empresas. Comprar equipamento exige capex elevado, gera estoque de toner, ocupa tempo de TI em manutenção e expõe a empresa ao risco de obsolescência. Como o volume de impressão tende a cair ao longo do tempo (digitalização, assinatura eletrônica, processos online), equipamento comprado há cinco anos costuma estar superdimensionado para a demanda atual — o que significa custo afundado.
O outsourcing transfere tudo isso para o fornecedor. A empresa paga apenas pelo que imprime, ou por contrato com volume mínimo previamente acordado. O risco de obsolescência fica com quem é dono do equipamento. A manutenção, suprimento e suporte são responsabilidade do contratado. Para Facilities, a dor de cabeça operacional cai drasticamente — e o gasto torna-se previsível, alinhado a uma única fatura mensal.
Estimativas de mercado apontam que outsourcing bem negociado reduz o gasto total de impressão entre 20% e 30% em relação ao parque próprio. A diferença vem de três fontes: melhor preço por página (escala do fornecedor), melhor uso do parque (equipamento dimensionado para o volume real) e queda de desperdício (políticas como duplex padrão, autenticação na impressão e cota por usuário).
Modelos comerciais
Não existe um único modelo de outsourcing. As variações mais comuns no mercado brasileiro são quatro, e a escolha depende de volume, perfil de uso e apetite por governança.
Comodato puro com pay-per-page
O fornecedor cede o equipamento em comodato (sem cobrança de aluguel) e cobra apenas por página impressa. Custo por página típico no mercado: R$ 0,03 a R$ 0,06 por página preto e branco; R$ 0,25 a R$ 0,60 por página colorida, dependendo de volume e modelo. É o modelo preferido para empresas com volume médio a alto, porque transfere todo o custo para o produto efetivamente entregue. Costuma exigir volume mínimo mensal para viabilizar — se a empresa imprime menos do que esse mínimo, paga o equivalente ao mínimo.
Aluguel mensal fixo com franquia
Pagamento de mensalidade fixa que inclui um volume de páginas (franquia) — por exemplo, R$ 350/mês para até 3.000 páginas P&B. Acima da franquia, cobra-se excedente por página. Modelo mais previsível para o financeiro, mas pode levar a desperdício "porque já está pago". Comum em empresas pequenas e médias com volume estável.
Managed Print Services (MPS)
Modelo gerenciado completo: o fornecedor analisa o parque, redimensiona, instala equipamentos novos, opera software de monitoramento, gera relatório mensal por usuário e departamento, e ajusta o parque ao longo do tempo. Inclui SLA de tempo de resposta, suporte técnico dedicado e, em contratos maiores, gestor de conta no cliente. É o modelo das grandes corporações, com economia projetada acima de 25% e ciclo contratual de 36 a 60 meses.
Aluguel sem franquia (custo aberto)
Variação de comodato, em que se paga aluguel mensal independentemente do volume, e separadamente o custo por página. Faz sentido em ambientes onde o volume é muito variável e o fornecedor não aceita comodato puro.
O modelo mais indicado é o aluguel mensal fixo com franquia ou o comodato puro com pay-per-page de baixo volume. Negocie contratos de 24 a 36 meses, com cláusula de saída sem multa após o primeiro ano. Foque em preço por página competitivo e em tempo de atendimento técnico — em parque pequeno, máquina parada paralisa a operação.
Combine pay-per-page com print management software para visibilidade de uso por departamento. Negocie SLA de 8 horas úteis para chamado técnico e reposição automática de toner. Inclua cláusula de redimensionamento — se o volume cair acima de 20% por dois trimestres consecutivos, o fornecedor reavalia o parque sem multa.
Estruture contrato global de MPS com SLA diferenciado por criticidade do site (4 horas em sede, 8 horas em filiais, 24 horas em sites administrativos). Inclua autenticação por crachá, política corporativa de duplex padrão, cotas por usuário e dashboard de spending. Integre o fornecedor ao CMMS para gestão unificada de chamados.
Como dimensionar volume e estimar custo
Dimensionamento errado é a maior fonte de prejuízo em contrato de outsourcing. Empresa que assina volume mínimo alto demais paga por página que não imprime. Empresa que assina baixo demais paga excedente caro. O ponto de partida é apurar o consumo real dos últimos seis a doze meses — número de páginas P&B e coloridas, separadas por equipamento. Fornecedores tradicionais (Ricoh, Konica Minolta, Xerox, Kyocera, HP, Canon) instalam software de auditoria por uma a duas semanas, gratuitamente, antes da proposta.
Como referência grosseira de mercado: ambiente corporativo administrativo costuma imprimir entre 15 e 50 páginas por funcionário por mês. Ambientes com forte componente jurídico, de auditoria ou contábil chegam a 80 a 150 páginas por funcionário. Indústria com emissão de ordens de produção ou romaneios pode chegar a 200 ou mais. Esses números servem só para checar se o que sua empresa está consumindo faz sentido — variações grandes para mais ou para menos justificam investigação.
Sobre o custo final: para ambiente administrativo de 100 funcionários com volume típico de 30 páginas por pessoa por mês (3.000 páginas P&B/mês), o custo total de outsourcing fica tipicamente entre R$ 250 e R$ 500 mensais para a parte P&B, mais o que houver de impressão colorida. Esse valor inclui equipamento, manutenção, toner e suporte. Compare com o custo somado equivalente em parque próprio, e a economia costuma ser visível.
Estruturação da concorrência
RFQ (Request for Quotation) bem feito é metade do trabalho. Pedir proposta sem critério leva a comparação difícil entre cotações de naturezas diferentes. O documento mínimo deve ter: descrição do parque atual (número de equipamentos, tipo, idade, fabricante), volume de impressão dos últimos 12 meses (P&B e colorido, por equipamento), perfil de uso (administrativo, industrial, jurídico), localização das máquinas, requisitos de SLA, prazo contratual desejado, requisitos de software (print management, autenticação, relatórios) e cláusulas obrigatórias.
Convide três a cinco fornecedores. No mercado brasileiro, os principais são Ricoh, Konica Minolta, Xerox, Kyocera, HP e Canon, além de revendas autorizadas e empresas regionais. Compare na mesma base: custo por página P&B, custo por página colorida, valor de aluguel mensal (se houver), SLA de chamado técnico, condição de saída antecipada, modelo do equipamento ofertado e tempo de garantia.
Cláusulas que merecem atenção
SLA: defina prazo máximo de resposta técnica em horário comercial e em horário estendido. Multa por descumprimento precisa estar no contrato. Reposição de toner: combine alerta automático e prazo de entrega (geralmente até 72 horas). Cláusula de saída: contrato de 36 ou 60 meses precisa ter saída antecipada possível, com cálculo claro de multa proporcional. Reajuste anual: vincule ao IPCA ou IGP-M, com teto.
Comodato: o equipamento permanece da contratada. Cláusulas de roubo, dano e responsabilidade civil precisam estar claras. Em geral, contratos preveem que sinistro fora de uso normal é responsabilidade do contratante (cliente), com obrigação de manter seguro patrimonial. LGPD: dados impressos podem incluir informação sensível. O contrato deve prever que o fornecedor não acessa, copia ou retém conteúdo impresso em equipamentos com disco rígido (e que esses discos são limpos ou destruídos ao fim do contrato).
Transição do parque próprio
Migrar de parque comprado para terceirizado tem riscos operacionais que precisam ser planejados. Equipamentos antigos precisam ser desinstalados e descartados (ou doados, ou vendidos). Os novos, instalados e configurados na rede. Política de impressão precisa ser comunicada — usuários acostumados a imprimir sem cota podem reclamar quando aparece autenticação ou limite. Software de print management exige integração com Active Directory ou diretório similar.
O plano padrão de migração tem três fases. Fase 1 (semanas 1 a 4): auditoria de volume e desenho do novo parque. Fase 2 (semanas 5 a 10): instalação dos equipamentos, treinamento de usuários e configuração de política. Fase 3 (semanas 11 a 16): operação assistida, com fornecedor monitorando consumo e ajustando o parque conforme uso real. Em contratos grandes, essas fases podem se estender por até seis meses.
Erros comuns
Cinco erros recorrentes destroem o ganho potencial do outsourcing.
Subestimar volume e pagar excedente caro
Contrato com franquia baixa parece barato no preço fixo, mas excedente por página costuma ser duas a três vezes mais caro. Empresa que imprime 150% da franquia regularmente está pagando mais do que pagaria com franquia certa. Reveja volume real a cada seis meses.
Aceitar SLA genérico
"Atendimento em até 48 horas" é genérico. Especifique horário comercial, horário estendido, fim de semana, e diferenciação por site. Multa precisa ser numérica, não percentual sobre fatura — fatura mensal de outsourcing é pequena, e percentuais viram desincentivo fraco.
Não negociar cláusula de saída
Contrato de 60 meses sem saída antecipada deixa a empresa presa. Se o fornecedor entrega mal, não há leverage para trocar. Cláusula padrão razoável: saída a partir do 12º mês, com multa equivalente a três meses de aluguel ou 30% do valor restante (o que for menor).
Ignorar política de impressão
Outsourcing barato com cultura de impressão descontrolada continua sendo desperdício. Política mínima inclui duplex padrão, impressão em P&B por padrão (colorido só sob demanda), autenticação por crachá ou senha, e cota por usuário ou departamento. Sem isso, a economia teórica não se materializa.
Esquecer dados sensíveis
Multifuncionais modernos têm disco rígido que armazena imagens dos documentos impressos. Em fim de contrato, esses discos voltam para o fornecedor. Se não houver cláusula de limpeza ou destruição, dados confidenciais podem vazar. LGPD trata o assunto, e contrato precisa refletir.
Sinais de que sua empresa precisa avaliar outsourcing de impressão
Se você se reconhece em três ou mais cenários abaixo, é provável que o parque atual esteja gerando mais custo e dor de cabeça do que o necessário.
- Não há visibilidade clara do gasto mensal total com impressão (toner, papel, manutenção e equipamentos somados).
- Há equipamentos ociosos no escritório, com volume baixo, enquanto outros estão constantemente em fila.
- Chamados de manutenção são frequentes, e máquina parada paralisa setor crítico.
- O estoque de toner é alto e variado — várias marcas e modelos guardados.
- TI gasta tempo relevante apoiando problemas de impressora.
- Não há política corporativa de impressão (duplex, cota, autenticação).
- Equipamentos foram comprados há mais de cinco anos, e o volume de impressão caiu desde então.
- O contrato atual de aluguel não está sendo revisado há mais de 24 meses.
Caminhos para implementar outsourcing de impressão
A escolha entre estruturar internamente o RFQ ou contratar consultoria especializada depende de volume, complexidade e expertise da equipe.
Funciona quando o parque é pequeno a médio e a equipe de Facilities tem familiaridade com contratos de comodato.
- Perfil necessário: Coordenador de Facilities ou de TI com experiência em contratação de fornecedores
- Quando faz sentido: Empresa com até 30 equipamentos, em uma ou duas localidades
- Investimento: Tempo de equipe (4 a 8 semanas), sem custo direto de consultoria
Recomendado para parques médios e grandes, ou quando a empresa quer comparação técnica detalhada entre fabricantes.
- Perfil de fornecedor: Consultoria de print management, especialistas em MPS, gerenciadoras de Facilities, integradores de TI
- Quando faz sentido: Parque acima de 30 equipamentos, multi-site, ou suspeita de sobrepreço no contrato atual
- Investimento típico: R$ 15.000 a R$ 60.000 em projeto de auditoria e estruturação, com retorno típico em 6 a 18 meses
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Perguntas frequentes
Quanto custa terceirizar impressão em uma empresa?
O custo varia conforme volume, modelo de equipamento e prazo contratual. Como referência de mercado, custo por página fica entre R$ 0,03 e R$ 0,06 para preto e branco e entre R$ 0,25 e R$ 0,60 para colorido. Empresa administrativa de 100 funcionários com volume típico paga entre R$ 250 e R$ 500 por mês na parte P&B, mais o colorido. Negociações com volume garantido reduzem esses valores.
Quais os principais modelos de contrato de outsourcing de impressão?
Os quatro modelos mais comuns são comodato puro com pay-per-page (paga só por página impressa), aluguel mensal fixo com franquia (mensalidade que inclui volume pré-definido, com excedente cobrado à parte), Managed Print Services (modelo gerenciado completo, com software de monitoramento e SLA estruturado) e aluguel sem franquia (aluguel fixo mais custo por página separado).
Quais são os principais fornecedores de outsourcing de impressão no Brasil?
No mercado brasileiro, os fabricantes com maior presença são Ricoh, Konica Minolta, Xerox, Kyocera, HP e Canon, geralmente atendendo via revendas autorizadas. Há também empresas regionais e integradoras de TI que oferecem MPS combinando equipamentos de múltiplas marcas. A escolha depende de volume, criticidade do SLA e abrangência geográfica.
Como funciona o equipamento em comodato?
No comodato, a propriedade do equipamento permanece com o fornecedor durante todo o contrato. A empresa contratante usa o equipamento e paga apenas pelo serviço (aluguel ou pay-per-page), sem desembolso de capex. Em contrapartida, o contrato impõe responsabilidade por danos fora de uso normal e exige seguro patrimonial. Ao fim do contrato, o equipamento é devolvido ao fornecedor.
Quando faz sentido internalizar a impressão em vez de terceirizar?
Internalizar faz sentido em ambientes muito específicos: volumes muito baixos (poucas centenas de páginas/mês), demanda esporádica em locais isolados, ou requisitos de segurança que impeçam contratação externa. Para a maioria das empresas administrativas com volume regular, o outsourcing tende a sair mais barato e com menos dor de cabeça operacional.
Fontes e referências
- Xerox — Managed Print Services e Print Management Solutions.
- Ricoh — Managed Print Services e Workflow Solutions.
- Kyocera — Outsourcing e soluções de impressão corporativa.
- ANPD — Autoridade Nacional de Proteção de Dados. Orientações de LGPD aplicadas a documentos físicos e equipamentos com armazenamento.
- ABRAFAC — Associação Brasileira de Facilities. Boas práticas de contratação de serviços terceirizados.