Como este tema funciona na sua empresa
Observa a presença na prática e ajusta postos por uma regra simples: se o pico raramente passa de 70% do time, dimensiona mesas para o pico mais uma folga. Não precisa de sensor — a conta de padaria com dados de crachá e reserva já orienta. Uma razão única para toda a empresa costuma bastar.
Mede ocupação por área e define uma taxa por time — comercial e back-office não podem ter a mesma razão, porque têm presença diferente. Começa a usar dado de utilização, não só de acesso. A razão deixa de ser única e passa a variar por perfil de equipe.
Modela cenários de compartilhamento com sensores e dados históricos, testa razões por andar e por unidade de negócio e monitora ao longo do tempo o gap entre a razão planejada e a ocupação real, recalibrando a cada ciclo.
Razão de desk-sharing (sharing ratio)
é a relação entre o número de postos de trabalho e o número de pessoas alocadas a eles. Num modelo 1:1 (uma mesa por pessoa), cada colaborador tem estação fixa. No trabalho híbrido, como nem todos comparecem no mesmo dia, dimensiona-se menos mesas que pessoas — por exemplo, 0,7:1, que significa 7 mesas para 10 pessoas. É a razão que traduz o padrão de presença em número de estações a construir ou manter.
Um artigo só sobre o cálculo
Este texto é estritamente sobre como calcular a razão de compartilhamento. Ele não repete a medição de ocupação em geral, a implementação de estações compartilhadas nem o funcionamento de sensores — esses temas têm artigos próprios na base, referenciados ao longo do texto. Aqui o foco é a fórmula, a tabela por perfil e o exemplo numérico que transformam presença real em quantidade de mesas.
Antes de qualquer conta, é preciso resolver o erro de interpretação número um: a notação da razão.
A notação da razão (fixe uma, entenda as duas)
Existem duas formas de escrever a razão de desk-sharing, e confundi-las é o principal erro de leitura. Este artigo fixa a notação mesas por pessoa e explica a inversa.
Mesas por pessoa (assentos:pessoas) — a notação deste artigo
Escreve-se, por exemplo, 0,7:1 — sete mesas para dez pessoas. Quanto menor o número, mais agressivo o compartilhamento. É o formato usado pela JLL, cujo benchmark de mercado situa o desk-sharing na faixa de 0,3:1 a 0,7:1.
Pessoas por mesa (pessoas:assento) — a inversa
Escreve-se, por exemplo, 1,4:1 — 1,4 pessoas por mesa. Quanto maior o número, mais agressivo o compartilhamento. É o formato usado pela CBRE, cujo alvo mais comum de mercado é de 1,01 a 1,49 pessoa por assento.
As duas são o inverso uma da outra: 0,7 mesa por pessoa equivale a cerca de 1,43 pessoa por mesa. Sempre confirme em qual convenção o número foi informado antes de comparar benchmarks — misturar as duas leva a subdimensionar ou superdimensionar por um fator inteiro.
Por que o 1:1 morreu na prática
No modelo 1:1, cada colaborador tem uma mesa fixa. Com presença híbrida, concentrada e parcial, essa mesa fica ociosa a maior parte da semana — você paga (em aluguel, energia, limpeza e mobiliário) por estações vazias. Segundo referência de mercado da CBRE, em 2026, nenhuma organização pesquisada reporta mais alvo de 1:1: o desk-sharing virou norma, com a maioria compartilhando mais de 40% da população de mesas.
Dimensionar mesas hoje é, portanto, um exercício de calcular quantas estações menos que pessoas você precisa — sem cair no extremo oposto de faltar lugar no dia cheio.
Como calcular a razão a partir da presença real
Este é o coração do artigo. A razão não vem de um número de mercado — vem da presença real do seu time, com uma margem de segurança.
A fórmula base
Razão de mesas = pico de presença simultânea esperado (em % do time) + margem de folga (buffer). Se o pico chega a 65% do time e você adota 5 pontos percentuais de folga, o alvo é 70% — razão 0,7:1.
Os quatro passos
- Levantar a presença real por dia da semana. Não a média — o pico é que manda. Use 2 a 4 semanas de dados.
- Achar o dia e o percentual de pico. Tipicamente entre terça e quinta.
- Somar uma folga (buffer) para absorver variação e dar conforto. Esse é o percentual-alvo.
- Converter em número de mesas: mesas = pessoas do time × percentual-alvo.
Exemplo numérico por perfil de time
A tabela abaixo é orientação prática de dimensionamento, não benchmark fechado. Ela mostra por que uma razão única para toda a empresa quase sempre erra: perfis com presença diferente exigem razões diferentes.
| Time | Pessoas | Pico de presença | Folga | Alvo | Razão | Mesas |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Comercial (muito em campo) | 40 | 40% | 10 p.p. | 50% | 0,5:1 | 20 |
| Produto / Tech | 60 | 60% | 10 p.p. | 70% | 0,7:1 | 42 |
| Back-office / Financeiro | 30 | 80% | 10 p.p. | 90% | 0,9:1 | 27 |
| Total | 130 | — | — | — | ~0,68:1 | 89 |
Sem desk-sharing, seriam 130 mesas. Com razão por perfil, cerca de 89 — uma economia de aproximadamente um terço das estações, sem subdimensionar o pico, porque a folga foi embutida em cada time.
A granularidade da razão muda por porte. A pequena empresa aplica uma razão única (uma conta só) e acerta bem o suficiente. Média-grande e grande empresa usam razão por perfil de time e por andar, porque a diferença de presença entre comercial e back-office é grande demais para caber num número só.
Fontes de dado de ocupação e seus limites
A razão só é confiável se a presença que a alimenta for real. Cada fonte de dado mede algo diferente e tem um limite — este artigo apenas resume; a medição em profundidade tem artigo próprio na base, "Taxa de ocupação real: como medir e o que fazer com o dado", que vale consultar.
| Fonte | Mede | Limite |
|---|---|---|
| Catraca / crachá de acesso | Quem entrou no prédio | Não diz se sentou, onde nem por quanto tempo; conta entrada, não uso da mesa |
| Reservas (booking) | Intenção de uso | No-show infla; quem usa sem reservar some do dado |
| Sensores de ocupação (mesa/área) | Uso real do posto | Custo e implantação; melhor dado — ver artigo específico sobre sensores |
| Contagem de rede / wifi / VPN | Presença conectada | Aproximação; não localiza a pessoa no espaço |
A regra: dimensionar só com crachá superestima a presença efetiva — muita gente entra no prédio e não ocupa uma mesa o dia todo. O ideal cruza crachá (chegou) com sensor ou reserva (usou), para que a razão parta do uso real e não do fluxo de porta.
Benchmark de razão por perfil
Números de mercado ajudam a calibrar, mas não substituem a medição do seu próprio time. Como referência:
- JLL (referência de mercado, 2026): benchmark de desk-sharing entre 0,3:1 e 0,7:1 (mesas por pessoa). A JLL confirma, em seu relatório de ocupação, utilização global em torno de 56% e a migração de mesas fixas para compartilhadas; a faixa 0,3:1–0,7:1 é apresentada aqui como referência de mercado.
- CBRE (referência de mercado, 2026): a maioria (48%) mira razão de 1,01 a 1,49 pessoa por assento — cerca de 0,67 a 0,99 mesa por pessoa; alvos mais agressivos que 1,5:1 recuaram, e nenhuma organização reporta 1:1.
Traduzindo por perfil: times de campo e comercial toleram razão baixa (0,3 a 0,5 mesa por pessoa); back-office presencial exige razão alta (0,8 a 1,0). A razão é orientação prática por perfil, não um número único para a empresa inteira.
O que prever além das mesas
Dimensionar bem não é só contar mesas. À medida que a estação vira lugar de passagem, muda a demanda por outros espaços. Segundo referência de mercado (JLL/CBRE, 2026), salas privativas caem enquanto phone booths e salas de foco sobem.
- Salas de foco e phone booths: crescem porque a mesa compartilhada é ruim para concentração e para chamadas. Prever uma proporção por número de postos e por pico de presença — como orientação prática, não benchmark fechado.
- Espaço de colaboração: salas de reunião e áreas de projeto dimensionadas pelo pico de presença, não pela média.
A implementação prática dessas estações compartilhadas — como operá-las sem gerar caos — tem artigo próprio na base, "Hot desk e estações compartilhadas: como implementar sem caos", ao qual este cálculo serve de entrada.
O risco de subdimensionar
O erro fatal é dimensionar pela MÉDIA semanal. Se a média é 50% mas terça a quinta chega a 75%, uma razão 0,5:1 gera falta de mesa no pico — gente sem lugar, atrito e descrédito do modelo inteiro. Basta uma semana de caos para o desk-sharing perder legitimidade interna.
Por isso a fórmula parte do PICO mais a folga, e não da média. O erro tem custo dos dois lados: subdimensionar gera caos no pico e revolta; superdimensionar gera espaço ocioso e custo de aluguel, energia e limpeza pagos por mesas vazias. A folga bem calibrada é o que equilibra os dois riscos.
Passo a passo de dimensionamento
O fechamento operacional, do dado à recalibração:
- Medir a presença real por dia e por time durante 2 a 4 semanas.
- Identificar o pico por perfil (tipicamente terça a quinta).
- Aplicar a folga (buffer) e definir a razão por perfil.
- Converter em número de mesas mais salas de foco e phone booths.
- Validar contra o gap entre planejado e ocupação real após implantar — e recalibrar a cada ciclo.
Sinais de que você precisa recalcular a razão
Se dois ou mais cenários soam familiares, o dimensionamento das mesas está desalinhado com a presença real.
- Tenho mesa fixa para todos e metade fica vazia na maior parte da semana
- No pico de terça a quinta falta lugar; na segunda e na sexta sobra tudo
- Não sei quantas mesas cortar sem gerar caos
- Uso só a catraca e não sei a ocupação real das mesas
- Times de campo e de back-office têm a mesma quantidade de mesa e não deveriam
- Dimensionei pela média semanal e o dia cheio não tem lugar para todos
- Não tenho salas de foco nem phone booths e a mesa compartilhada virou lugar de chamada
Caminhos para dimensionar os postos
A decisão é entre aplicar a fórmula internamente ou modelar cenários com apoio.
Você mede a presença por dia e por time e aplica a fórmula pico mais folga para chegar à razão.
- O que fazer: levantar 2 a 4 semanas de presença, achar o pico por perfil e converter em mesas
- Faz sentido quando: o portfólio é enxuto e crachá mais reserva já dão uma leitura confiável
- Risco principal: dimensionar pela média e faltar lugar no pico
Você contrata modelagem de cenários e sensores para um portfólio grande, com razão por andar e BU.
- Tipo de fornecedor: consultorias de workplace e arquitetura corporativa que modelam ocupação
- Vantagem: cenários por andar, dados de utilização e monitoramento do gap planejado × real
- Faz sentido quando: há muitos andares, times heterogêneos e necessidade de sensores
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Perguntas frequentes
O que é sharing ratio (taxa de desk-sharing)?
É a relação entre o número de postos de trabalho e o número de pessoas alocadas a eles. Uma razão 0,7:1 significa 7 mesas para 10 pessoas. No trabalho híbrido, dimensiona-se menos mesas que pessoas porque nem todos comparecem no mesmo dia.
Como calcular quantas mesas por pessoa no escritório híbrido?
Parta do pico de presença simultânea (em % do time), some uma folga (buffer) e multiplique pelo número de pessoas. Se o pico é 65% e a folga é 5 pontos, o alvo é 70% — razão 0,7:1. Calcule por perfil de time, porque comercial e back-office têm presença diferente.
Qual a taxa de desk-sharing ideal?
Não há número único: depende do padrão de presença de cada time. Como referência de mercado, a JLL situa o desk-sharing entre 0,3:1 e 0,7:1 (mesas por pessoa) e a CBRE aponta que a maioria mira 1,01 a 1,49 pessoa por assento, sem ninguém em 1:1. Times de campo toleram razão baixa; back-office presencial exige razão alta.
Quantas salas de foco e phone booths por andar?
Dimensione pelo pico de presença e pelo número de postos, não pela média. Como a mesa compartilhada vira lugar de passagem, a demanda por concentração e chamadas cresce — referência de mercado (JLL/CBRE) aponta queda de salas privativas e aumento de phone booths e salas de foco. Trate a proporção como orientação prática e ajuste com o uso real.
Desk-sharing é o mesmo que hot desk?
São relacionados, mas não iguais. Desk-sharing é o conceito de compartilhar postos (menos mesas que pessoas). Hot desk é uma forma de operar isso, com mesas não atribuídas ocupadas por ordem de chegada ou reserva. A implementação de hot desk tem artigo próprio; este texto trata só do cálculo da razão.
Como saber a ocupação real do escritório para dimensionar mesas?
Cruze fontes: crachá diz quem entrou, reserva diz a intenção, sensor diz o uso real do posto. Dimensionar só com crachá superestima a presença efetiva. O ideal é combinar crachá (chegou) com sensor ou reserva (usou) por 2 a 4 semanas para captar o pico.