Como auditar a manutenção de elevadores contratada

Por que auditar a manutenção contratada

Facilities contrata fornecedor de manutenção de elevador esperando que ele cumpra especificações técnicas, atenda chamados em tempo, e mantenha documentação regulatória em dia. Na prática, muitas empresas nunca validam se isso realmente acontece. O elevador funciona, então assume-se que tudo está bem — até o dia em que falha, o técnico não tem certificação, ou a inspeção anual está vencida.

A auditoria não é punição: é ferramenta de melhoria e proteção. Ela identifica pontos fracos antes que causem paradas dispendiosas, documenta conformidade para auditorias externas, e cria base objetiva para renovar contrato ou trocar fornecedor.

Os 15 itens da checklist visual

Uma auditoria começa na cabine do elevador. Estes 15 itens são verificáveis visualmente em 20 minutos e indicam se o técnico está fazendo manutenção de verdade ou apenas cumprindo agenda:

1. Placa de identificação: Está visível, legível, com dados de fabricante, capacidade (kg/pessoas), ano de fabricação e número de série?
2. Painel de andares: Todos os botões funcionam? Faltam botões ou luminosidade fraca?
3. Botão de emergência: Está acessível, claramente sinalizado (em vermelho/amarelo), sem trincas?
4. Intercomunicador (comunicador de emergência): Quando acionado, conecta com central de controle ou segurança?
5. Luz de emergência: Acende quando se desliga a luz principal? Bateria funciona?
6. Piso da cabine: Limpo, sem danos visíveis, sem revestimento solto ou corrosão?
7. Portas (externa e interna): Abrem e fecham completamente? Sem ruído anormal, estranhamento ou demora?
8. Correntes e cabos visíveis: Sem sinais evidentes de desgaste, corrosão ou ruptura? (Nem toda inspeção de cabo é visual, mas uma parada anormal sugere problema)
9. Paredes internas: Sem danos, proteção intacta, sem sinais de impacto recente?
10. Corrimão: Firme, sem danos, bem fixado? Usuários se sentem seguros?
11. Ventilação: Ar circula quando as portas se abrem? Ou cabine fica abafada, sugerindo filtro entupido?
12. Espelho (se houver): Íntegro, não lascado, bem fixado?
13. Sinalização em braile: Legível, não desgastada? (Obrigação em elevadores comerciais)
14. Sensores de porta: Respondem ao movimento das mãos? Portas não ficam presas intermediárias?
15. Vibração e ruído durante movimento: Movimento é suave? Barulho anormal (estranhamento, chiado, batida) sugere problema mecânico?

Se mais de 3 itens falham, o fornecedor não está mantendo. Se mais de 6, é causa para notificação formal.

Documentação que você deve exigir

Um fornecedor responsável tem sistema documentado. Solicite cópia de todos estes itens antes de fechar contrato e após cada visita de manutenção:

• Contrato formalizado: Claro, descrevendo modelo do elevador, frequência de manutenção, SLA (tempo máximo para responder a chamado), quais peças estão incluídas no preço, e como funciona rescisão.
• RIA (Relatório de Inspeção Anual): Válido e assinado por RT (Responsável Técnico) registrado no CREA. Deve estar em dia — RIA vencido é negligência.
• Registro de visitas mensais: Data, hora, técnico responsável (nome), itens verificados, problema detectado (se houver), ação tomada, assinatura do técnico.
• Relatório de chamados atendidos: Data do chamado, motivo da parada, data/hora que técnico chegou, tempo para consertar, solução aplicada, peça substituída (se houver), custo adicional (se houver).
• Comprovante de peças trocadas: Nota fiscal, qual peça foi substituída, por qual marcaí, preço, data. Permite rastrear se manutenção é de verdade ou cosmética.
• Certificado de RT: Cópia do registro no CREA mostrando habilitação do responsável técnico para aquele tipo de elevador (hidráulico, tração, gearless, etc).
• Certificado de seguro de responsabilidade civil: Apólice válida cobrindo dano que técnico possa causar ao prédio, instalações ou usuários durante manutenção.

Se fornecedor não consegue exibir qualquer um desses documentos, há problema de idoneidade. Solicite em 5 dias úteis — se não entregar, já é sinal de alerta.

Indicadores de qualidade que você deve acompanhar

Números concretos revelam muito mais que impressão. Acompanhe estes 6 indicadores durante o ano:

Mantenha planilha simples rastreando cada um. No fim do ano, você terá visão objetiva de desempenho — muito mais confiável que "parece que está bem".

Como estruturar e documentar uma auditoria anual

A auditoria não precisa ser complexa. Use este modelo simples:

1. Agendar antecipadamente: Combinar com fornecedor de uma data fixa (ex: última quinta de setembro) para auditoria anual. Ele se prepara, você aloca recursos.
2. Designar responsável: Técnico Facilities ou gerenciadora que acompanha em loco. Não faça sozinho — é validação, não improvisação.
3. Executar checklist visual: Usar formulário padronizado (imprimir ou no celular). Marcar cada item como OK, ALERTA, ou FALHA. Tirar foto de itens com problema.
4. Solicitar documentação: Pedir ao técnico cópia de todos os registros de visita, RIA, chamados atendidos do período. Confirmar que estão assinados e legíveis.
5. Análise de indicadores: Calcular rapidamente: quantas paradas houve? RIA está em dia? Tempo médio de resposta foi aceitável? Houve custo de peças anormalmente alto?
6. Observação técnica: Conversar com técnico sobre manutenção realizada, próximos serviços previstos, problemas identificados. Essa conversa tira dúvida sobre se ele entende o equipamento.
7. Redação de relatório: Uma página, estrutura: data da auditoria, equipamento (andar, fabricante, modelo), checklist resultado (verde/amarelo/vermelho), indicadores do período, conformidade com RIA, recomendações, assinatura de quem fez. Se tudo OK, texto pode ser breve. Se há problemas, descrever cada um e prazo esperado para correção.
8. Arquivo permanente: Guardar relatório em pasta de elevador (física ou digital). Lei exige 5 anos de documentação.

O relatório deve ser transparente com o fornecedor — compartilhe o resultado. Se há problema, notifique por escrito com prazo para correção (geralmente 10-15 dias para itens menores, 30 dias para maiores).

Sinais de alerta: quando trocar de fornecedor

Se você identificar qualquer um dos sinais abaixo, após notificação formal e prazo para correção sem melhora, é hora de considerar trocar:

• Paradas frequentes: Mais de 2 por ano sem causa aparente. Sugere manutenção inadequada ou peça com defeito não substituída.
• RIA vencido: Negligência do fornecedor em cumprir obrigação legal. Expõe empresa a multa e responsabilidade.
• Técnico negligente: Chega sujo, sem uniforme ou documentos, não registra trabalho realizado, fala com desconfiança sobre equipamento. Indicador de despreparo.
• Chamado não respondido em SLA: Se contrato diz "4 horas" e técnico leva 12, é quebra contratual.
• Custo de peças muito alto: Pode indicar equipamento já deteriorado (culpa do fornecedor anterior, não deste) ou técnico faz reparos desnecessários para inflar conta.
• Colaboradores relatam medo ao usar: Se usuários comentam que elevador está "estranho", "lento", ou "piscam as luzes", há problema. Não ignore feedback informal.
• Documentação desorganizada ou falsificada: Se há inconsistência entre datas de visita, assinaturas ilegíveis, ou dados obviamente copiados, confiança desmorona.

Dois sinais persistentes após notificação = motivo legítimo para não renovar contrato. Deixe isso claro ao fornecedor desde a comunicação inicial.