Como Facilities se relaciona com Compras e Procurement

O desafio: quem decide e quem executa

Relação Facilities-Compras envolve divisão clara de trabalho, mas frequentemente não é. Facilities diz "preciso de limpeza com SLA 95%, tempo de resposta <4h". Compras diz "vou fazer licitação, ganha o mais barato". Mês depois, fornecedor é barato demais, qualidade caiu, SLA é 70%, equipe de Facilities quer trocar. Chaos.

Solução: modelo claro de quem faz o quê. Existem 3 modelos; recomendação é modelo híbrido.

Modelo 1: Facilities tem autonomia total

Processo:

Facilities especifica, negocia com fornecedor, assina contrato, gerencia fornecedor. Compras não entra.

Vantagem:

Rápido, flexível, Facilities tem accountability clara.

Desvantagem:

Facilities não tem expertise em negociação jurídica; pode pagar caro. Contrato pode ter cláusulas frágeis (sem penalidades, reajuste automático ruim). Risco de corrupção (Facilities tem poder de decisão).

Comum em:

PME, empresas onde Facilities é respeitado e confiável.

Indicado quando:

Fornecedores são poucos, mercado é simples, volume é baixo (

Modelo 2: Facilities depende 100% de Compras

Processo:

Facilities especifica "o quê". Compras faz tudo: licitação, contratação, renegociação, denúncia de contrato.

Vantagem:

Alavanca poder de compra (contrata para múltiplas áreas), expertise em contrato e negociação, conformidade (Compras garante contrato está dentro de política corporativa).

Desvantagem:

Lentidão (licitação demora 8-12 semanas), Compras pode não entender nuances de FM (SLA de limpeza é diferente de SLA de produto), burocracia (mudança de fornecedor precisa reaval todo contrato).

Risco:

Compras foca em preço, não em qualidade. Nega SLA que Facilities acha crítica porque "custa mais".

Comum em:

Grande empresa, multinacional com políticas centralizadas.

Indicado quando:

Risco de corrupção é alto, conformidade é crítica, volume é alto (>R$ 10M/ano).

Modelo 3: Híbrido (RECOMENDADO)

Processo:

• Facilities especifica: O quê (limpeza de prédio), quanto (m² a limpar, frequência), qualidade (padrão esperado), SLA (tempo de resposta para chamados, % cumprimento).
• Compras negocia: Preço, termos jurídicos, reajuste, penalidades. Faz licitação.
• Ambos revisam: Antes de assinar, Facilities valida SLA e Compras valida preço/contrato. Consenso.
• Operação: Facilities monitora SLA (qualidade), Compras monitora pagamentos (custo).

Vantagem:

Equilibra velocidade + qualidade + controle de custo. Facilities tem voz, mas há controle de Compras.

Desvantagem:

Requer comunicação boa entre Facilities-Compras. Se não conversam, vira ping-pong.

Indicado quando:

Qualidade é crítica, mas custo também importa (caso típico).

Processo típico Modelo Híbrido (passo a passo)

Passo 1 — Especificação (Facilities):

Documento chamado "Termo de Referência" ou "Statement of Work". Define: o quê, quanto, padrão, SLA, prazo de início. Exemplo: "Limpeza de 10.000 m², 5x semana, padrão corporativo XYZ, tempo de resposta para chamado <4h, % cumprimento >95%, início em 30 dias."

Passo 2 — Licitação (Compras):

Envia Termo de Referência para fornecedores. Recebe propostas. Avalia preço, referência, experiência. Faz negociação prévia (escopo técnico foi validado com Facilities; agora sobre preço).

Passo 3 — Contrato (Ambos):

Redação final. Facilities revisa SLA, KPI, termos operacionais ("se não cumprir SLA, desconto de X%"). Compras revisa preço, reajuste ("IPCA anual"), penalidades ("atraso de >2 semanas, multa de R$ Yk por dia"). Ambos assinam (ou Compras assina com aval de Facilities).

Passo 4 — Gestão (Facilities + Compras):

Facilities: audita qualidade mensalmente, coleta reclamações, documenta não-conformidade. Compras: cobra fornecedor por SLA não atingido, processa pagamento, renegocia anual.

Tipos de contratação (quem tem mais peso)

Contrato de Fornecimento (Produto):

Cadeira, mesa, ar-condicionado, equipamento. Compras tem maior peso (especificação técnica é complexa, preço é crítico, garantia importa). Facilities diz "preciso de 50 cadeiras ergonômicas marca XYZ"; Compras faz licitação.

Contrato de Serviço (Facilities típico):

Limpeza, manutenção, segurança. Facilities tem maior peso (SLA é crítica, relacionamento operacional é contínuo, impacto em satisfação é imediato). Facilities diz "SLA >95%, resposta <4h"; Compras negocia preço.

Contrato de Obra/Projeto:

Reforma, construção. Facilities especifica (o quê, resultado esperado); Engenharia (ou Compras) gere execução.

Conflitos típicos e como resolver

Conflito 1:

Facilities quer fornecedor X (que conhece, confia). Compras negocia com fornecedor Y (mais barato).

Solução:

Termo de Referência detalhado que Y tem que cumprir. Se Y não consegue cumprir SLA, Facilities rejeita. "Barato não vale se qualidade cai."

Conflito 2:

Contrato tem reajuste IPCA automático. Compras quer pagar conforme faturado (normal). Facilities diz "se reajuste atrasar >30 dias, contratado tem direito a reajuste retroativo" (proteção contra atraso). Quem cede?

Solução:

SLA define timing. "Se corporativo não aprova reajuste em 30 dias, fornecedor tem direito a retroativo automático." Incentivo para Compras aprovar rápido.

Conflito 3:

Licitação estourou prazo. Fornecedor anterior ainda não foi substituído. Facilities não quer descontinuidade (sem limpeza 1 mês = caos).

Solução:

Contrato anterior tem cláusula de "prorrogação automática 30 dias se novo fornecedor não estiver pronto". Proteção de ambos.

Conflito 4:

Fornecedor diz que não consegue cumprir SLA de 95% uptime com preço ofertado. Está perdendo dinheiro.

Solução:

Renegociação: aumentar preço de forma que SLA vire viável, OU reduzir SLA (87% é realista por X preço). Honestidade > falsidade que ninguém cumpre.

Indicadores de interface FM-Compras

Tempo de contratação:

De requisição de Facilities até contrato assinado. Ideal: <60 dias. Acima de 100 dias = bottleneck em Compras.

Custo por m²:

Benchmark interno. Se cresce sem justificativa (não houve inflação), problema. Facilities e Compras analisam juntos.

SLA cumprido:

Fornecedor cumpre SLA ou não? Compras cobra desconto; Facilities audita.

Rotatividade de fornecedor:

Muitos fornecedores diferentes = perda de conhecimento, qualidade inconsistente. Poucos fornecedores = dependência. Ideal: 1-2 fornecedores por categoria, reavaliação anual.

Tecnologia: e-Procurement

Plataforma digital que integra Facilities (requisição) + Compras (licitação, contratação) + Finanças (pagamento). Exemplos: SAP Ariba, Coupa, Jaggr.

Benefício:

Transparência (todos veem status), rapidez (automação reduz tempo manual), rastreabilidade (auditável).

Risco:

Configuração complexa, custo alto, curva de aprendizado. Vale a pena se volume >R$ 10M/ano.

Muitas PMEs usam Excel compartilhado ou Google Sheets; funciona se houver disciplina.