Como este tema funciona no porte da sua empresa
O controle de equipamentos de TI costuma estar no gestor administrativo ou no sócio, em planilha simples. O risco maior é não saber o que a empresa tem, não ter controle de quem está com qual equipamento e não registrar saídas formalmente — especialmente em modelos de trabalho remoto ou híbrido.
Já existe um time de TI ou responsável técnico que cuida dos equipamentos operacionalmente, mas o controle patrimonial e contábil é responsabilidade do gestor administrativo. O desafio é fazer os dois controles — técnico e patrimonial — se comunicarem. Softwares de ITAM começam a ser adotados nesse porte.
O ITAM (IT Asset Management) é função formal, muitas vezes dentro de TI, com sistema dedicado e integração ao ERP patrimonial. A área administrativa cuida do aspecto contábil (ativo imobilizado, depreciação) enquanto o ITAM garante o inventário técnico e o licenciamento de software.
Gestão de ativos de TI e equipamentos é o controle administrativo e patrimonial dos bens de tecnologia da empresa — notebooks, desktops, servidores, impressoras, roteadores, monitores, tablets, celulares corporativos e periféricos de valor relevante. Abrange o cadastro, a identificação física, o controle de responsável e localização, a movimentação (inclusive em modelos remotos ou híbridos) e a baixa quando o equipamento é descartado ou substituído. É o ponto de interseção entre o controle de TI e o controle patrimonial administrativo.
Por que os ativos de TI são os mais difíceis de controlar
Os equipamentos de TI têm características que os tornam a categoria patrimonial com maior taxa de divergência na maioria dos inventários: alta mobilidade (saem da empresa com funcionários), alto giro (entram e saem com mais frequência do que máquinas ou móveis), obsolescência rápida (gerando acúmulo de equipamentos parados sem baixa) e tendência de mistura entre bens pessoais e empresariais.
Um notebook empresarial pode estar na casa de um funcionário em home office, em manutenção técnica externa ou esquecido em um armário — e nenhuma dessas situações é visível no inventário se não houver registro de movimentação. Um celular corporativo pode ter sido trocado por um modelo novo sem que o anterior tenha sido dado baixa. Um servidor comprado há anos pode estar físicamente desativado mas ainda aparecendo no balanço.
A consequência administrativa é direta: depreciação de bens que não existem mais, bens em uso sem responsável designado e impossibilidade de responder a um auditor sobre o paradeiro de um equipamento específico. O controle eficiente de TI não exige sofisticação tecnológica na maioria das empresas — exige processo e disciplina de registro.
O que registrar para cada equipamento de TI
O cadastro de um equipamento de TI precisa ter os dados suficientes para identificá-lo univocamente, saber onde está, quem é responsável por ele e qual o seu estado atual. Os campos mínimos são:
- Código patrimonial: número único da etiqueta patrimonial, gerado no sistema administrativo.
- Tipo de equipamento: notebook, desktop, monitor, servidor, impressora, roteador, tablet, celular corporativo.
- Marca e modelo: para identificação e referência de mercado em caso de substituição.
- Número de série (serial number): identificador único do fabricante — essencial para equipamentos de TI, onde dois itens do mesmo modelo podem ser idênticos visualmente. O número de série é o que distingue os dois no cadastro.
- Data de aquisição e valor: para a apuração de depreciação pelo contador.
- Setor e responsável atual: quem está com o equipamento e em qual local. Para equipamentos em home office, registrar o nome do funcionário e o endereço de guarda.
- Data de garantia: para controle de quando acionar o fabricante em caso de defeito.
- Status: em uso, em manutenção, obsoleto aguardando descarte, baixado.
Controle de movimentação e home office
O maior risco no controle de ativos de TI é o equipamento que sai da empresa sem registro formal — seja para a casa de um funcionário em home office, seja para manutenção técnica externa, seja no desligamento de um colaborador. Cada saída precisa de registro e, quando aplicável, de um termo de responsabilidade assinado.
O termo de responsabilidade (ou de comodato) é o documento que formaliza que o funcionário recebeu o equipamento e é responsável pela guarda e devolução. Deve conter: identificação do equipamento (marca, modelo, número de série e código patrimonial), data de entrega, condições de devolução e assinatura do funcionário. Não é necessário um documento jurídico complexo — um formulário simples com esses dados é suficiente para a maioria das situações.
Para equipamentos em home office: o cadastro deve registrar o nome do funcionário, a data de entrega e o termo assinado. No momento do desligamento ou da mudança de modelo de trabalho, o processo de devolução e atualização do cadastro deve estar definido — quem recolhe, quando e como registra a devolução no sistema.
Para equipamentos em manutenção externa: registrar a data de saída, o prestador de serviço, o número do chamado ou da ordem de serviço e a data prevista de retorno. Equipamentos em manutenção por tempo prolongado sem retorno devem ser investigados — podem estar perdidos ou aguardando descarte.
O termo de responsabilidade pode ser um formulário simples em papel ou PDF assinado digitalmente, arquivado na pasta do funcionário. A atualização do cadastro é feita pelo gestor administrativo a cada entrega ou devolução. O importante é que o processo exista — não que seja sofisticado.
O processo de entrega e devolução de equipamentos é parte do onboarding e offboarding de funcionários. O RH aciona o gestor administrativo e o time de TI no desligamento para garantir a devolução antes do pagamento das verbas rescisórias. O cadastro é atualizado no ERP de patrimônio.
O ITAM gerencia o ciclo completo de entrega e devolução, integrado ao sistema de RH. O processo de offboarding inclui checklist de devolução de equipamentos como etapa obrigatória antes da homologação do desligamento. Todas as movimentações são registradas automaticamente no sistema.
Integração entre o controle de TI e o controle patrimonial administrativo
O controle técnico de TI e o controle patrimonial administrativo são dois registros distintos que precisam estar alinhados. O time de TI controla o equipamento do ponto de vista operacional — configuração, sistema operacional, licenças instaladas, suporte técnico. O gestor administrativo controla o mesmo equipamento do ponto de vista patrimonial — código, valor, depreciação, responsável, localização.
O ponto de conexão entre os dois é o número de série: o número de série que aparece no inventário técnico do TI deve corresponder ao mesmo equipamento no cadastro patrimonial administrativo. Quando os dois controles usam identificadores diferentes sem correspondência mapeada, surgem inconsistências: o TI diz que tem 30 notebooks ativos, o patrimônio registra 35 — e não há como conciliar sem refazer o inventário.
A solução mais simples, especialmente para pequenas e médias empresas, é usar o código patrimonial como campo adicional no controle de TI — ou vice-versa. Para empresas maiores com ITAM dedicado, a integração entre o sistema de ITAM e o ERP patrimonial resolve automaticamente.
O que fazer com equipamentos obsoletos
Equipamentos de TI obsoletos acumulam em prateleiras e armários na maioria das empresas — parados, fora de uso, mas ainda constando do imobilizado e gerando depreciação (ou, se já totalmente depreciados, ocupando espaço no cadastro sem necessidade). A regra é simples: equipamento parado há mais de um ciclo de inventário sem perspectiva de reuso deve ser baixado.
As opções para equipamentos obsoletos são:
- Venda: para equipamentos com valor de mercado residual — nota fiscal de venda emitida, contabilidade registra a baixa com resultado da alienação.
- Doação: para equipamentos sem valor comercial mas funcionais — nota fiscal de doação emitida, contabilidade registra a baixa. O destinatário precisa estar em conformidade com os requisitos legais de doação quando aplicável.
- Descarte com nota de inutilização: para equipamentos sem funcionamento e sem valor de mercado — o descarte deve seguir as normas de descarte de REEE (Resíduos de Equipamentos Elétricos e Eletrônicos), com destinação a coletores ou fabricantes com programas de logística reversa. O gestor arquiva a comprovação de descarte, e o contador registra a baixa.
O que o gestor NÃO deve fazer: jogar o equipamento no lixo comum sem registro e sem baixa formal. Além do impacto ambiental e das obrigações legais de descarte de eletrônicos, o bem continua no imobilizado — e o contador não pode fazer a baixa sem a documentação correspondente.
Sinais de que o controle de ativos de TI da sua empresa precisa ser estruturado
Se você se reconhece em três ou mais cenários abaixo, o controle de equipamentos provavelmente tem lacunas que vão aparecer no próximo inventário.
- A empresa não sabe ao certo quantos notebooks e computadores possui nem onde cada um está.
- Equipamentos cedidos a funcionários em home office não têm registro formal de responsabilidade.
- Há equipamentos obsoletos acumulados sem que a baixa tenha sido feita.
- O número de série dos equipamentos não está vinculado ao código patrimonial — são dois controles paralelos sem integração.
- Funcionários que saíram da empresa levaram equipamentos que não foram formalmente devolvidos nem baixados.
- Equipamentos de TI novos entram na empresa sem registro patrimonial — são lançados como despesa sem avaliação do threshold definido com o contador.
Caminhos para organizar o controle de ativos de TI e equipamentos
Há dois caminhos para estruturar o controle, e a escolha depende do volume de equipamentos, do modelo de trabalho (presencial ou híbrido/remoto) e da necessidade de integração com o ERP patrimonial.
Montar e manter o cadastro com o time administrativo em parceria com o responsável de TI.
- Perfil necessário: gestor administrativo em parceria com o responsável de TI para manter o cadastro atualizado; não exige equipe dedicada para volumes menores.
- Tempo estimado: de 1 a 3 dias para o cadastramento inicial de todos os equipamentos; manutenção contínua a cada entrada, saída ou movimentação.
- Faz sentido quando: o volume de equipamentos é gerenciável, a empresa não tem múltiplas filiais e o modelo de home office é limitado a poucos colaboradores.
- Risco principal: cadastro desatualizado rapidamente quando a rotina de registro de movimentações não é mantida.
Adotar ferramenta de ITAM ou contratar suporte especializado para o aspecto técnico e a integração com o ERP.
- Tipo de fornecedor: Empresas de Suporte de TI/MSP (para o aspecto técnico e inventário técnico), Consultoria de Gestão Patrimonial (para o aspecto administrativo), fornecedores de software ITAM.
- Vantagem: inventário técnico integrado ao patrimonial, controle de licenças e rastreabilidade de movimentações de equipamentos em tempo real.
- Faz sentido quando: o volume de equipamentos é elevado, a equipe é totalmente ou majoritariamente remota ou há múltiplas filiais com equipamentos distribuídos.
- Resultado típico: inventário técnico e patrimonial integrados, com relatório de equipamentos por responsável e alerta automático para movimentações não registradas.
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Perguntas frequentes
Como controlar os equipamentos de TI da empresa?
Criando um cadastro com os dados essenciais de cada equipamento (tipo, marca, modelo, número de série, código patrimonial, responsável e status), registrando toda movimentação (entrega, devolução, manutenção, descarte) com documentação mínima e realizando inventário periódico para confirmar que o cadastro reflete a realidade física. Para equipes remotas, o termo de responsabilidade assinado pelo funcionário é o instrumento básico de controle.
O que é gestão de ativos de TI (ITAM)?
ITAM (IT Asset Management) é a disciplina de gerenciar todo o ciclo de vida dos ativos de tecnologia — do cadastro ao descarte, incluindo controle de localização, responsável, licenças de software, histórico de manutenções e integração com o controle patrimonial contábil. Em pequenas empresas, é feito de forma simplificada pelo gestor administrativo; em médias e grandes, tende a ser função formalizada com sistema dedicado.
Como fazer o inventário de equipamentos de informática?
O processo é o mesmo do inventário patrimonial geral: extrair a lista-base do cadastro, ir a cada ambiente (incluindo verificação dos equipamentos em home office), conferir cada item fisicamente pelo número de série e código patrimonial, registrar o estado e a localização atual, identificar divergências (bens no sistema não localizados, bens sem cadastro) e tratar cada divergência. Para equipamentos em home office, o inventário pode ser feito por foto do bem com o número de série visível, enviada pelo funcionário.
O que registrar no controle de notebooks e computadores da empresa?
Código patrimonial, tipo de equipamento, marca e modelo, número de série, data de aquisição, valor de compra, setor e responsável atual, data de garantia e status (em uso, em manutenção, obsoleto, baixado). O número de série é o campo mais importante para equipamentos de TI — é o que distingue dois itens idênticos visualmente.
Como controlar equipamentos cedidos a funcionários em home office?
Registrar no cadastro o nome do funcionário que recebeu o equipamento, a data de entrega e o número do termo de responsabilidade assinado. O termo documenta que o funcionário é responsável pela guarda do bem e define as condições de devolução. No processo de desligamento, a devolução do equipamento deve fazer parte do checklist antes da conclusão do processo rescisório.
Fontes e referências
- Sebrae. Controle patrimonial: como organizar os bens da sua empresa. Orientações ao empreendedor sobre controle de equipamentos e ativos de TI.
- Comitê de Pronunciamentos Contábeis (CPC). CPC 27 — Ativo Imobilizado. Pronunciamento técnico com critérios de reconhecimento e baixa de equipamentos como ativo imobilizado.