Como este tema funciona no porte da sua empresa
O checklist completo serve como guia — mas algumas etapas podem ser simplificadas ou fundidas. O essencial: taxonomia definida, sistema escolhido, documentos ativos migrados e equipe treinada. Todo o resto vem depois.
O checklist completo é o roteiro do projeto. Cada fase deve ter responsável, prazo e critério de conclusão definidos antes de avançar para a próxima. Pular fases é a causa mais comum de projetos que chegam ao go-live com configuração incompleta.
O checklist é o ponto de partida — o projeto na grande empresa exige cronograma detalhado, gestão de riscos e comunicação formal além do que um checklist cobre. Usar como base e expandir conforme o escopo e a complexidade do projeto.
Checklist para implantar um GED é o roteiro estruturado por fase que permite ao gestor administrativo acompanhar o progresso do projeto de Gestão Eletrônica de Documentos e garantir que nenhuma etapa crítica seja omitida. O checklist cobre seis fases: diagnóstico e preparação, definição de taxonomia e políticas, seleção da solução, configuração do sistema, migração de documentos, e treinamento e go-live. Cada fase tem critérios de conclusão que devem ser cumpridos antes de avançar para a próxima.
Como usar este checklist
O checklist funciona como ferramenta de gestão de projeto, não como lista de dicas. Cada item representa uma entrega ou decisão concreta que precisa ser completada antes de avançar para a fase seguinte. Avançar para a fase de seleção de sistema sem concluir a definição de taxonomia — por exemplo — é o erro que mais frequentemente resulta em GED configurado de forma inadequada e não adotado pela equipe.
Para cada fase: designar o responsável pela fase antes de iniciá-la, definir o prazo de conclusão e estabelecer o critério de "pronto" — o que precisa ser verdadeiro para considerar a fase concluída. Sem critério de conclusão, a fase nunca termina formalmente e as seguintes são iniciadas antes de suas condições de entrada estarem satisfeitas.
A ordem das fases é obrigatória. A taxonomia precisa estar definida antes da seleção do sistema (para avaliar se o sistema suporta a estrutura necessária). A taxonomia precisa estar definida antes da configuração (para configurar o sistema de forma correta desde o início). A configuração precisa estar concluída antes do treinamento (para treinar com o sistema real, não com um sistema genérico). O treinamento precisa preceder o go-live (para que os usuários saibam usar o sistema antes de precisar dele).
Fase 1 — Diagnóstico e preparação
A fase de diagnóstico é o fundamento de todo o projeto. Projetos de GED que pulam essa fase e partem diretamente para a seleção do sistema chegam à configuração sem clareza sobre o que precisam e ao go-live sem o engajamento de quem vai usar o sistema.
- Inventário dos tipos documentais existentes por área realizado — com representantes de cada departamento, não apenas pela visão do administrativo central
- Volume estimado de documentos físicos e digitais levantado por área e por tipo documental
- Problemas atuais de gestão documental documentados — dificuldade de busca, versões incorretas, falta de controle de acesso, documentos perdidos — como justificativa interna do projeto
- Stakeholders identificados e comprometidos: áreas usuárias, TI (para integração e infraestrutura), jurídico (para prazos de guarda), diretoria (para aprovação do orçamento)
- Orçamento inicial estimado cobrindo todos os componentes: licença, implantação, integração, migração, treinamento e suporte
- Responsável pelo projeto designado com autoridade para tomar decisões de escopo e para desativar os canais paralelos no go-live
Critério de conclusão desta fase: o escopo do projeto está documentado, o orçamento está aprovado e o responsável está designado.
Fase 2 — Definição de taxonomia e políticas
Esta é a fase mais importante do projeto — e a mais frequentemente subestimada. A taxonomia define como os documentos serão organizados no sistema; a política de acesso define quem pode ver o quê; a tabela de temporalidade define por quanto tempo cada tipo documental é guardado. Essas definições precisam existir antes de qualquer configuração de sistema.
- Plano de classificação de documentos definido com representantes das áreas — categorias e subcategorias aprovadas pelos usuários que vão usar o sistema
- Convenção de nomenclatura de arquivos estabelecida e documentada — padrão que todos precisam seguir ao fazer o upload de novos documentos
- Metadados obrigatórios por tipo documental definidos — quais campos precisam ser preenchidos no upload de cada categoria
- Prazos de guarda por categoria levantados, com base na legislação aplicável e na política interna — revisados pelo jurídico para os tipos documentais com obrigação legal
- Política de controle de acesso esboçada — matriz de quem acessa cada categoria, com qual nível de acesso (leitura, upload, edição, exclusão)
- Política de versionamento definida — quando criar nova versão, convenção de nomenclatura de versões, quantas versões anteriores manter
Critério de conclusão desta fase: a taxonomia foi revisada e aprovada pelos representantes das áreas. A política de acesso e a tabela de temporalidade estão documentadas.
Fase 3 — Seleção da solução
A seleção do sistema é feita com base nos requisitos levantados nas fases anteriores — não com base nas funcionalidades que o fornecedor apresenta na demonstração. A demonstração serve para validar se o sistema atende os requisitos definidos, não para descobrir quais requisitos a empresa precisa.
- Requisitos funcionais documentados a partir das fases anteriores: funcionalidades obrigatórias (indexação, controle de versão, permissões, workflow, OCR) e desejáveis
- Ao menos três fornecedores avaliados com proposta formal incluindo custo total do primeiro ano e custo recorrente a partir do segundo ano
- Modelo de implantação definido — SaaS em nuvem ou on-premise — com base no perfil de TI e no orçamento
- Capacidade de integração com os sistemas existentes verificada — API disponível para o ERP utilizado, custo de integração cotado
- Custo total do primeiro ano calculado para cada fornecedor, incluindo todos os serviços além da licença
- Contrato revisado com cláusulas de SLA de disponibilidade, confidencialidade dos dados, localização dos dados e portabilidade — como será a exportação dos dados se a empresa mudar de sistema
Critério de conclusão desta fase: fornecedor selecionado com proposta aceita. Contrato revisado e assinado.
Fase 4 — Configuração do sistema
A configuração implementa no sistema as definições feitas na Fase 2. Cada item desta fase deve ser testado antes de avançar para a migração e o treinamento — configurações feitas com pressa geram retrabalho após o go-live.
- Estrutura de taxonomia configurada no sistema — categorias e subcategorias exatamente como definidas na Fase 2
- Campos de metadados configurados por tipo documental — campos obrigatórios, campos opcionais e listas de valores quando aplicável
- Perfis de usuário e permissões configurados conforme a matriz de acesso definida na Fase 2
- Workflows de aprovação configurados para os tipos documentais principais — ao menos os de maior volume e risco antes do go-live
- Regras de temporalidade configuradas por categoria — prazo de guarda e alertas de vencimento ativos
- Integração com sistemas externos desenvolvida, testada e validada — notas fiscais chegando do ERP, assinatura eletrônica integrada ao workflow de contratos
Critério de conclusão desta fase: todos os itens foram configurados e testados com cenários reais. Nenhum workflow está "pendente para a próxima fase".
Fase 5 — Migração de documentos
A migração segue a estratégia definida na Fase 1: documentos ativos primeiro, acervo histórico depois. Tentar migrar tudo ao mesmo tempo é um dos erros que mais travam projetos de GED.
- Estratégia de migração definida e documentada — quais documentos são migrados antes do go-live (ativos dos últimos 12 meses), quais ficam para migração gradual após o go-live
- Acervo físico inventariado e priorizado para digitalização — lista dos documentos que precisam ser digitalizados, em qual ordem e com qual prazo
- Processo de digitalização e OCR realizado para o lote priorizado — qualidade das imagens e do reconhecimento de texto verificada antes de indexar
- Documentos migrados indexados com metadados corretos conforme os campos definidos na Fase 2
- Amostragem de qualidade da indexação realizada — verificar um percentual dos documentos migrados para confirmar que os metadados estão corretos e que os documentos aparecem nas buscas esperadas
Critério de conclusão desta fase: documentos ativos migrados, indexados e verificados por amostragem. Estratégia de migração do acervo histórico definida e com cronograma.
Fase 6 — Treinamento e go-live
O go-live não é o fim do projeto — é o início da operação real. Os primeiros 30 dias após o go-live são críticos para a consolidação da adoção e para a identificação dos ajustes necessários antes que os problemas se acumulem.
- Administrador do sistema treinado pelo fornecedor — sabe configurar, extrair relatórios, resetar senhas e fazer ajustes básicos de taxonomia e permissões
- Equipes usuárias treinadas por área — treinamento com cenários reais da área, não com o roteiro genérico do sistema
- Documentação de uso disponível no próprio GED — guia rápido de como fazer upload, preencher metadados, buscar documentos e responder aprovações no workflow
- Canais paralelos desativados ou com data definida de desativação — o servidor de arquivos compartilhado entra em somente-leitura, a aprovação por e-mail é declarada fora do processo formal
- Indicadores de adoção definidos e baseline registrado antes do go-live — taxa de uploads no GED, número de solicitações de "onde está o documento", percentual de documentos com metadados completos
- Plano de suporte pós-go-live ativo — quem os usuários chamam quando têm dúvida, quando acontece a revisão de 30 dias, quem monitora os indicadores no primeiro mês
Critério de conclusão desta fase: o sistema está em produção, a equipe está usando os workflows configurados e os canais paralelos foram desativados. Os indicadores do primeiro mês foram revisados e os ajustes necessários foram identificados.
Fases 1 e 2 podem ser feitas em um dia de trabalho pelo gestor administrativo. Fase 3 em uma semana de avaliação de duas ou três opções. Fase 4 em uma semana de configuração. Fase 5 com documentos ativos em dois dias. Fase 6 com treinamento de uma hora e go-live no dia seguinte. O projeto completo pode ser concluído em menos de um mês quando o volume é baixo.
Cada fase tem duração de uma a duas semanas, com responsável e prazo definidos. O projeto completo de 6 fases leva de 3 a 4 meses do diagnóstico ao go-live. A Fase 2 — definição de taxonomia com representantes das áreas — é a que mais frequentemente atrasa quando os gestores de área não reservam tempo para participar.
O checklist é o ponto de partida — cada fase expande em subprojetos com cronograma próprio. A Fase 1 pode incluir auditoria do estado atual. A Fase 2 inclui workshops com múltiplas áreas e revisão pelo jurídico. A Fase 4 inclui testes com usuários de diferentes unidades. O projeto completo pode levar de 9 a 18 meses conforme o escopo.
Sinais de que o projeto de GED precisa de um checklist estruturado
Se você se reconhece em três ou mais cenários abaixo, o projeto de GED provavelmente está sendo conduzido sem as etapas necessárias para garantir o sucesso.
- O projeto de GED está em andamento mas não há clareza de quais etapas já foram concluídas e quais estão pendentes.
- Nenhuma fase do projeto tem critério de conclusão definido — não se sabe quando uma fase está pronta para dar início à seguinte.
- O go-live foi feito antes de configurar os workflows e agora a equipe usa o sistema pela metade.
- O treinamento foi feito mas os canais paralelos continuam ativos — o time ainda usa e-mail para aprovar documentos.
- Não há indicadores definidos para medir o sucesso da implantação nos primeiros meses de uso.
- A taxonomia foi configurada no sistema antes de ser revisada pelas áreas — e agora cada área pede mudanças que geram retrabalho.
Caminhos para conduzir a implantação do GED com método
Há dois caminhos para conduzir a implantação, e a escolha depende da complexidade do projeto e da disponibilidade de capacidade interna para executar cada fase.
Usar este checklist como roteiro completo do projeto, com o gestor administrativo como responsável pelo projeto e pelas decisões de escopo.
- Perfil necessário: gestor administrativo para liderar o projeto, analista para executar a configuração e a migração, apoio de TI para as integrações técnicas.
- Tempo estimado: de 1 mês (pequena empresa, GED simples) a 4 meses (média empresa, com integração e acervo relevante).
- Faz sentido quando: a empresa vai conduzir o projeto internamente e precisa de um roteiro completo para não esquecer etapas críticas.
- Risco principal: avançar fases sem completar os critérios de conclusão — especialmente pular a Fase 2 (taxonomia) para chegar mais rápido à seleção e configuração do sistema.
Usar este checklist como base de referência e contratar consultoria para conduzir as fases mais complexas — especialmente taxonomia, integração e gestão de mudança.
- Tipo de fornecedor: GED/ECM, Consultoria em Gestão Documental, BPO Administrativo.
- Vantagem: experiência com múltiplos projetos para evitar os erros de cada fase, metodologia para engajamento das áreas e para conduzir a migração com qualidade.
- Faz sentido quando: a empresa quer usar o checklist como ponto de partida mas precisa de consultoria para conduzir as fases mais complexas — taxonomia com múltiplas áreas, integração técnica com ERP, gestão de mudança para garantir a adoção.
- Resultado típico: implantação concluída com adoção real da equipe e canais paralelos desativados.
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Perguntas frequentes
O que verificar antes de implantar um GED?
Antes de iniciar qualquer avaliação de sistema, verificar: o inventário dos tipos documentais por área foi feito? O volume de documentos físicos e digitais foi estimado? O orçamento cobre todos os componentes — não apenas a licença? O responsável pelo projeto tem autoridade para tomar decisões de escopo e para desativar os canais paralelos no go-live? A taxonomia foi definida com representantes das áreas? Sem esses elementos, a implantação começa sem as condições para ser bem-sucedida.
Quais são as etapas de um projeto de GED?
O projeto de GED tem seis fases em sequência obrigatória: diagnóstico e preparação (inventário de documentos, levantamento de problemas, designação de responsável); definição de taxonomia e políticas (plano de classificação, metadados, prazos de guarda, permissões); seleção da solução (requisitos, avaliação de fornecedores, contrato); configuração do sistema (taxonomia, permissões, workflows, integração); migração de documentos (digitalização, migração de ativos, indexação com qualidade); e treinamento e go-live (treinamento com cenários reais, desativação de canais paralelos, indicadores de adoção).
O que precisa estar pronto antes de escolher o sistema de GED?
Três elementos devem existir antes de iniciar a avaliação de fornecedores: a lista de requisitos funcionais derivada do diagnóstico (o que o sistema precisa fazer), a taxonomia esboçada com os tipos documentais principais (para avaliar se o sistema suporta a estrutura necessária) e o orçamento aprovado com todos os componentes (para avaliar se o custo total do fornecedor cabe no projeto). Sem esses elementos, a escolha é baseada em impressão de demonstração em vez de adequação aos requisitos reais.
Como usar um checklist para implantar o GED?
Tratar o checklist como ferramenta de gestão de projeto: designar responsável e prazo para cada fase antes de iniciá-la, estabelecer o critério de conclusão de cada fase e não avançar sem completar os itens da fase anterior. A tentação de pular fases — especialmente a de taxonomia — para chegar mais rápido à configuração é a principal causa de projetos que chegam ao go-live com configuração incompleta e adoção baixa.
Como saber se o GED está pronto para entrar em produção?
O GED está pronto para o go-live quando: a taxonomia está configurada exatamente como definida com as áreas, os workflows dos documentos de maior risco estão configurados e testados, as permissões de acesso estão configuradas conforme a matriz aprovada, a equipe foi treinada com cenários reais (não com o roteiro genérico do sistema), os documentos ativos foram migrados e indexados, e a data de desativação dos canais paralelos está definida e comunicada. Ir ao ar sem qualquer um desses elementos é iniciar a operação com um sistema incompleto.
Fontes e referências
- Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ). e-ARQ Brasil: Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos. CONARQ.