Como fazer o inventário patrimonial

O que é o inventário patrimonial e para que serve

O inventário patrimonial é a conferência que responde a três perguntas ao mesmo tempo: o bem que está no sistema existe fisicamente? Ele está onde o cadastro diz que está? Existe algo fisicamente que não está cadastrado? Essas três perguntas são a base de qualquer controle patrimonial confiável — e só o inventário consegue respondê-las de forma sistemática.

A função prática do inventário vai além da conformidade contábil. Ele identifica bens que foram descartados sem baixa (continuam depreciando inutilmente no balanço), bens que sumiram sem registro de furto ou extravio (que podem gerar ajuste contábil), bens em locais errados (que distorcem o controle de alocação) e bens em uso que nunca foram formalmente cadastrados (fora da apuração de depreciação e do seguro).

Como orientação prática de mercado, a periodicidade mínima recomendada é anual — ao menos uma vez por exercício contábil. Empresas com alto giro de bens, múltiplas unidades ou histórico de divergências costumam adotar ciclos semestrais ou por setor em rodízio. Não há exigência legal que fixe uma periodicidade única para todos os tipos de empresa.

Como preparar o inventário antes de ir ao campo

A preparação é o que determina se o inventário vai ser uma conferência confiável ou uma caça ao tesouro. A etapa mais crítica é extrair a lista-base do sistema antes de começar qualquer conferência física.

1. Extrair a lista-base: obter do sistema (ERP, planilha ou ficha de imobilizado da contabilidade) todos os bens ativos, organizados por localização — setor, sala, andar, filial. Essa lista é o ponto de partida da conferência física. Se a lista não existir ou for confiável, o primeiro inventário será na prática um cadastramento.
2. Organizar por localização: agrupar os bens por setor ou área física facilita a conferência e permite designar responsáveis sem que precisem percorrer toda a empresa. Um inventário por setor é mais rápido e menos sujeito a omissões do que um levantamento geral sem divisão.
3. Preparar o formulário de coleta: cada bem precisa de um registro com: código patrimonial, descrição, número de série (quando aplicável), localização atual, responsável pelo setor, estado de conservação (bom, regular, deteriorado, inoperante) e observações. O formulário pode ser em papel, planilha ou sistema — o importante é que todos os responsáveis usem o mesmo formato.
4. Designar responsáveis por setor: cada área da empresa deve ter uma pessoa que acompanha a conferência física e assina o registro do seu setor. Sem responsável designado, as divergências ficam sem referência para investigação.
5. Comunicar o período de levantamento: em empresas com ERP integrado, é recomendável suspender temporariamente a movimentação de bens durante o inventário — ou ao menos registrar todas as movimentações ocorridas no período — para evitar divergências causadas por transferências simultâneas ao levantamento.

Como executar a conferência física item a item

A conferência física é a etapa de campo: ir a cada ambiente, localizar cada bem da lista e confirmar sua existência, estado e localização. O erro mais comum nessa etapa é registrar como "encontrado" sem confirmar o código patrimonial — especialmente em bens sem etiqueta ou com etiqueta danificada.

Para cada bem da lista, o responsável pelo setor deve:

1. Localizar o bem fisicamente no ambiente indicado.
2. Confirmar o código patrimonial pela etiqueta (ou número de série, quando não há etiqueta).
3. Registrar o estado de conservação atual.
4. Anotar a localização real, caso seja diferente do registrado.
5. Marcar o bem como "encontrado" no formulário.

Bens que constam da lista mas não são encontrados no setor indicado devem ser marcados como "não localizado" — não como "inexistente". Podem estar em outro setor, em manutenção ou emprestados. A investigação vem depois, na etapa de tratamento de divergências.

Bens encontrados fisicamente que não constam da lista devem ser registrados com todos os dados disponíveis (descrição, número de série, estado, localização) e marcados como "bem a cadastrar". Esses bens podem ter sido comprados e nunca cadastrados, ou transferidos de outro setor sem registro.

Como tratar as divergências encontradas no inventário

As divergências são o resultado mais valioso do inventário — elas revelam onde o controle falhou. Existem três categorias principais, cada uma com tratamento diferente.

• Bem no sistema, não encontrado fisicamente: primeiro passo é verificar se foi transferido para outro setor, se está em manutenção externa ou se foi cedido temporariamente. Se confirmado que o bem não existe mais, o gestor informa a contabilidade para a baixa contábil — por descarte, venda, furto ou extravio. Cada situação tem tratamento contábil específico; o contador orienta o ajuste adequado.
• Bem encontrado fisicamente, não no sistema: o bem precisa ser cadastrado. O gestor coleta os dados necessários (descrição, número de série, data de aquisição estimada ou conhecida, valor se disponível) e comunica a contabilidade para o lançamento. Se não houver nota fiscal, o contador orienta o registro como ativo com valor de entrada adequado ao histórico disponível.
• Bem em local diferente do registrado: a localização no sistema é atualizada para refletir o endereço físico real. Se o bem foi transferido de setor, o responsável também é atualizado. Não exige ajuste contábil — é apenas atualização do controle físico.

A regra de encerramento do inventário é simples: nenhuma divergência deve ser deixada sem tratamento definido. Seja a resolução imediata (atualizar localização), seja o encaminhamento para o contador (lançamento de baixa ou entrada), cada divergência precisa de um responsável e de uma data prevista para ser resolvida.