Como este tema funciona no porte da sua empresa
Os critérios prioritários costumam ser localização (acesso da equipe e de clientes), plano que caiba no orçamento e disponibilidade de sala de reunião quando necessário. A avaliação pode ser feita pelo próprio gestor em uma visita técnica ao espaço em horário de pico.
Adicionar critérios de escalabilidade (possibilidade de aumentar o plano), gestão corporativa de acessos, qualidade e redundância de internet, e suporte do operador. Em alguns casos vale envolver o time de TI para avaliar a infraestrutura de rede antes de assinar.
Contrato corporativo com SLA definido, cobertura em múltiplas cidades, integração com sistema de gestão de facilities, relatório de uso por centro de custo e governança de acesso são critérios que precisam constar no contrato, não apenas na proposta comercial.
Avaliar um coworking antes de contratar é o processo de verificar, com critérios objetivos, se o espaço atende os requisitos operacionais da empresa — não apenas se o ambiente é agradável. A avaliação cobre cinco dimensões: localização e acessibilidade, infraestrutura técnica (internet, salas, capacidade), serviços incluídos e cobrados à parte, condições contratuais (prazo, flexibilidade, cancelamento) e operação e suporte do espaço. Contratar sem avaliar esses critérios é a origem da maioria dos problemas com coworking que aparecem depois da assinatura.
Localização e acessibilidade: o que verificar antes de visitar
A localização de um coworking impacta três variáveis que o gestor precisa avaliar separadamente: o acesso da equipe no dia a dia, o acesso de clientes e parceiros para reuniões, e o endereço como referência comercial da empresa.
Para o acesso da equipe, verificar:
- Distância das residências da equipe ou do centro de distribuição geográfica do time — um espaço no centro da cidade pode ser mais bem localizado para a maioria do que um espaço em bairro específico.
- Acesso por transporte público — metrô, ônibus ou trem próximos reduzem o custo de deslocamento e aumentam a aderência da equipe ao uso do espaço presencial.
- Disponibilidade de estacionamento — se a equipe vai majoritariamente de carro, verificar custo de estacionamento por dia ou se há vagas incluídas no plano.
Para o acesso de clientes, verificar se o endereço do coworking é em área comercialmente reconhecida e de fácil acesso para visitantes — tanto em termos de localização quanto de apresentação do espaço (recepção, sinalização, acesso para visitantes).
Para o endereço como referência comercial, verificar se o coworking oferece endereço fiscal habilitado e se o endereço é reconhecido como endereço comercial pela prefeitura local — isso importa para cadastro no CNPJ, emissão de notas fiscais e abertura de conta bancária.
Infraestrutura técnica: o que verificar pessoalmente
A infraestrutura técnica de um coworking é o conjunto de elementos que mais impacta a produtividade da equipe no dia a dia — e é o que mais raramente é verificado com rigor antes da contratação. Visitar o espaço uma vez em horário vazio não é suficiente para avaliar esses itens.
Os pontos que precisam de verificação presencial e técnica são:
- Qualidade e redundância de internet: pedir o laudo de velocidade contratada e fazer um teste de velocidade real durante a visita — de preferência em horário de pico (manhã ou início da tarde em dias úteis). Perguntar se há link de backup (segundo provedor) em caso de queda do provedor principal.
- Número de salas de reunião vs. número de usuários cadastrados: a proporção razoável é de no mínimo uma sala para cada 10 a 15 usuários cadastrados no espaço. Espaços com muitos usuários e poucas salas são o principal ponto de atrito em horários de pico.
- Capacidade das salas disponíveis: verificar se o espaço tem sala do tamanho que a empresa precisa para suas reuniões internas e com clientes — sala para 4 pessoas, para 8, para apresentações com mais participantes.
- Capacidade do espaço em horários de pico: visitar o espaço em horário de pico (entre 9h e 11h em dia útil) para avaliar se há mesas disponíveis, nível de ruído e capacidade real vs. capacidade contratada.
- Ergonomia e equipamentos: qualidade das cadeiras, iluminação natural vs. artificial, temperatura do ambiente, disponibilidade de monitores e periféricos para quem usa hot desk.
A visita técnica pode ser feita pelo próprio gestor. Foco nos itens de uso imediato: velocidade de internet, disponibilidade de sala de reunião e nível de ruído. Um teste rápido de velocidade de internet com o celular durante a visita é suficiente como diagnóstico básico.
Envolver o time de TI para avaliar a infraestrutura de rede — segmentação de rede, suporte a VPN, disponibilidade de rede cabeada além do Wi-Fi, e política de uso de dispositivos externos. A rede compartilhada de coworking pode ter restrições que impactam ferramentas corporativas.
A avaliação técnica inclui SLA contratado de disponibilidade de internet e de espaço, integração com sistemas de controle de acesso corporativo e conformidade com as políticas de segurança da empresa. Esses pontos precisam constar no contrato, não apenas na proposta.
Serviços incluídos e cobrados à parte: o que perguntar
A diferença entre o que está incluído no plano e o que é cobrado como adicional é uma das maiores fontes de surpresa na fatura mensal de coworking. O gestor precisa mapear esses itens antes de assinar, não depois.
Os itens que precisam de verificação explícita com o operador são:
- Franquia de horas de sala de reunião: quantas horas por mês estão incluídas no plano? Como é calculada a hora adicional? Há diferença de preço por tipo de sala (sala pequena vs. sala maior)?
- Endereço fiscal: está incluído no plano ou é serviço adicional? O operador fornece o contrato de prestação de serviço necessário para uso do endereço no CNPJ?
- Recepção de correspondências e malote: o que está incluído (quantidade de itens por mês, tipo de correspondência) e o que gera custo adicional?
- Impressão: qual é a franquia de páginas por mês? Qual o custo por página adicional? O plano cobre impressão colorida ou apenas preto e branco?
- Recepção de visitantes externos: há limite de visitantes por mês incluído no plano? Visitas além do limite geram custo?
- Estacionamento: está incluído no plano, tem custo adicional ou não existe no espaço?
- Uso em outras unidades da rede: o plano cobre acesso a outras unidades do operador? Há limite de dias ou custo por uso em unidade secundária?
Contrato e flexibilidade: os pontos que definem o risco
O contrato de coworking é mais simples do que um contrato de locação convencional, mas tem cláusulas que impactam significativamente o risco financeiro da empresa. Os pontos que o gestor deve verificar antes de assinar são:
- Prazo mínimo de contrato: o prazo mínimo pode variar de mensal a 24 meses. Contratos mais longos geralmente têm mensalidades menores, mas exigem análise cuidadosa das condições de saída.
- Condições de upgrade de plano: se a empresa crescer durante o contrato, é possível migrar para plano maior sem multa? Em que prazo?
- Condições de downgrade: se a equipe reduzir, é possível reduzir o plano? Em que condições?
- Política de cancelamento: qual o aviso prévio mínimo para cancelar sem multa? 30 dias, 60 dias, 90 dias?
- Multa por rescisão antecipada: qual é o valor e como é calculado? Em contratos longos, a multa pode ser expressiva — verificar antes de assinar.
- Renovação automática: o contrato renova automaticamente? Em que condições e com que aviso prévio é possível não renovar?
- Reajuste de preço: por qual índice a mensalidade é reajustada (IGPM, IPCA, outro) e com que frequência?
Operação, suporte e segurança: o que verificar in loco
Operação e suporte do espaço são critérios que o gestor tende a negligenciar na avaliação — e que aparecem no dia a dia como problemas recorrentes quando não são verificados previamente.
Os pontos de verificação são:
- Horário de funcionamento: o espaço atende o horário de trabalho da equipe? Há acesso fora do horário comercial? Fins de semana e feriados?
- Suporte presencial ou remoto: há recepcionista no espaço em tempo integral ou o suporte é apenas pelo app? Problemas de manutenção são resolvidos em quanto tempo?
- Histórico de incidentes: perguntar ao operador sobre os últimos incidentes no espaço (quedas de internet, problemas de acesso, manutenção) e como foram resolvidos.
- Controle de acesso e câmeras: o espaço tem catraca ou controle de acesso eletrônico? Há câmeras nas áreas comuns? A área de armazenamento (se disponível) tem segurança adequada?
- Política de entrada de visitantes: como funciona a entrada de visitantes externos? Há registro? O visitante precisa de acompanhamento até a sala? Testar isso antes de marcar reunião com cliente.
- Reputação do operador: verificar avaliações de outros usuários em Google Maps ou plataformas de avaliação, e perguntar há quanto tempo o espaço está operando naquele endereço.
Como estruturar a visita técnica ao coworking
A visita técnica ao coworking é mais eficiente quando feita com roteiro definido — não como passeio guiado pelo operador, mas como verificação ativa dos critérios que importam para a empresa.
- Horário da visita: ir em horário de pico (entre 9h e 11h em dia útil) para avaliar nível de ocupação real, ruído e disponibilidade de mesas e salas.
- Testar a internet: pedir acesso ao Wi-Fi e fazer teste de velocidade com o celular ou notebook. Comparar com a velocidade contratada declarada pelo operador.
- Verificar as salas de reunião: ver quantas salas há, qual a capacidade de cada uma, se há sistema de reserva e se as salas estão ocupadas ou disponíveis naquele horário.
- Observar o nível de ruído: ficar quieto por alguns minutos na área de trabalho e avaliar se o nível de ruído é compatível com o perfil de trabalho da equipe.
- Verificar o acesso de visitantes: simular a chegada de um visitante externo — como seria a experiência de um cliente chegando para reunião?
- Perguntar sobre os últimos problemas: pedir ao gerente do espaço que descreva os últimos incidentes e como foram resolvidos.
- Solicitar o contrato padrão: levar o contrato para análise antes de assinar — nunca assinar na visita.
Sinais de que o coworking foi contratado sem avaliação adequada
Se você se reconhece em três ou mais cenários abaixo, o espaço atual provavelmente foi contratado sem o nível de due diligence necessário.
- O coworking foi contratado sem visita ao espaço em horário de pico — só foi visitado em horário vazio.
- A internet do espaço cai com frequência e não há link de backup contratado.
- A sala de reunião nunca está disponível nos horários em que a equipe precisa.
- O contrato não permite reduzir o plano sem multa expressiva.
- O endereço do coworking não é apresentável para clientes e parceiros.
- O processo de entrada de visitantes externos foi testado só na primeira reunião com cliente — com problema.
- Itens cobrados na fatura geram dúvidas porque não foram mapeados antes da assinatura.
Caminhos para avaliar e contratar um coworking
Há dois caminhos para estruturar a avaliação e a contratação, e a diferença principal está na complexidade do contrato e no número de cidades ou usuários envolvidos.
O gestor conduz a avaliação com o framework e o checklist de critérios — processo viável para qualquer porte com um único espaço a avaliar.
- Perfil necessário: o próprio gestor administrativo com o checklist de visita técnica e as perguntas de contrato estruturadas.
- Tempo estimado: 1 a 2 semanas entre visitas, análise de propostas e negociação.
- Faz sentido quando: a empresa está em uma única cidade e o processo de contratação é com um único operador.
- Risco principal: não verificar os itens técnicos (internet, disponibilidade de salas, contrato) antes da assinatura.
Para empresas com múltiplas cidades ou necessidade de negociação corporativa com redes de coworking, o apoio de consultoria de facilities agiliza a comparação e a negociação.
- Tipo de fornecedor: Coworking (operadores com experiência em contratos corporativos).
- Vantagem: conhecimento de múltiplos operadores na cidade, benchmarks de preço e condições de contrato, e acesso a redes nacionais para empresas com múltiplas praças.
- Faz sentido quando: a empresa está avaliando múltiplas cidades ou precisa de negociação de volume com redes de coworking.
- Resultado típico: comparativo de propostas e contrato estruturado em 2 a 4 semanas.
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Perguntas frequentes
O que avaliar antes de contratar um coworking?
Localização e acessibilidade (para a equipe e para clientes), infraestrutura técnica (internet, salas de reunião, capacidade em horário de pico), serviços incluídos e cobrados à parte, condições de contrato (prazo, cancelamento, upgrade de plano) e operação e suporte do espaço (horário de funcionamento, controle de acesso, reputação do operador). A avaliação deve ser feita com visita presencial em horário de pico, não apenas com base no material comercial do operador.
Quais critérios usar para escolher um espaço de coworking?
Os critérios mais relevantes para o gestor são: localização compatível com o deslocamento da equipe e o acesso de clientes, internet com velocidade adequada e link de redundância, número de salas de reunião proporcional ao número de usuários do espaço, flexibilidade contratual (condições de upgrade, downgrade e cancelamento) e serviços incluídos no plano pretendido (endereço fiscal, malote, impressão, estacionamento).
O que perguntar ao coworking antes de assinar o contrato?
As perguntas mais importantes são: qual o horário de funcionamento e há acesso fora do horário comercial; qual a política de cancelamento e o prazo de aviso prévio; é possível fazer upgrade ou downgrade de plano durante o contrato; há multa por rescisão antecipada; qual a velocidade garantida de internet e há link de redundância; quantas salas de reunião há e qual a franquia de horas incluída no plano; o endereço pode ser usado como endereço fiscal; e como funciona a entrada de visitantes externos.
Como comparar dois coworkings para escolher o melhor?
Montar uma tabela com os critérios que importam para a empresa (localização, internet, salas de reunião, endereço fiscal, custo por usuário, prazo mínimo de contrato, política de cancelamento) e preencher com os dados de cada espaço avaliado. Visitar os dois em horário de pico, testar a internet em ambos e solicitar o contrato padrão de cada um para comparar as condições. O critério de decisão final deve ser o custo por usuário por dia de uso efetivo, considerando todos os serviços necessários.
Localização do coworking afeta o endereço fiscal da empresa?
Sim — o endereço fiscal cadastrado no CNPJ precisa ser aceito pela prefeitura do município como endereço comercial. Nem todo coworking está em área com zoneamento que permita esse uso, e nem todo operador está habilitado a oferecer o serviço de endereço fiscal. É preciso verificar com o operador se o endereço é aceito na cidade, se o operador fornece o contrato de prestação de serviço necessário e se há restrições na Junta Comercial local para uso do endereço no registro da empresa.
Fontes e referências
- Associação Brasileira de Coworking (ABCo). Boas práticas e padrões do mercado de coworking no Brasil. ABCo.