Como escolher uma solução de GED

Por que definir os critérios antes de avaliar os fornecedores

A maioria dos projetos de GED que terminam com o sistema inutilizado cometeu um erro na origem: começou pela demonstração do fornecedor em vez de pelo diagnóstico interno. O fornecedor apresenta o sistema que tem — e o gestor adapta os requisitos ao que viu, em vez de avaliar se o sistema atende os requisitos reais da empresa.

O processo correto inverte essa ordem: primeiro o gestor documenta o que a empresa precisa — tipos documentais, volume, integrações necessárias, requisitos de conformidade, perfil da equipe, orçamento — e só então avalia os fornecedores contra esses critérios. A demonstração serve para validar o que já foi definido, não para descobrir o que a empresa precisa.

Para a pequena empresa, o diagnóstico pode ser feito em uma tarde: listar os principais tipos documentais, estimar o volume atual, identificar se há necessidade de integração com algum sistema existente e definir o orçamento disponível. Para a média e a grande empresa, o diagnóstico envolve representantes das áreas usuárias e pode levar algumas semanas.

Os seis critérios para escolher o GED certo

A seleção de um GED bem fundamentada avalia seis dimensões — cada uma com peso diferente conforme o porte e o perfil da empresa.

Critério 1 — Funcionalidades essenciais. A lista de funcionalidades que o sistema precisa ter é construída a partir do diagnóstico: indexação e busca por metadados, controle de versão, controle de acesso por perfil, workflow de aprovação, OCR para digitalização de documentos físicos, configuração de prazo de guarda. Funcionalidades "desejáveis" — que a empresa pode querer no futuro mas não precisa agora — não devem eliminar um fornecedor, mas também não devem ser o critério de escolha.

Critério 2 — Modelo de implantação. A escolha entre SaaS em nuvem e on-premise tem impacto direto no custo, na responsabilidade de manutenção e no perfil de TI necessário. Ver tabela comparativa abaixo.

Critério 3 — Integração com outros sistemas. Para a média e a grande empresa, a integração com o ERP é frequentemente o critério mais crítico — e o que mais surpreende no custo quando não é avaliado antes. Verificar se o fornecedor oferece API documentada, se há conector pronto para o ERP utilizado e qual é o custo de desenvolvimento e manutenção da integração.

Critério 4 — Segurança e conformidade. Verificar as certificações de segurança do fornecedor — ISO 27001 é a referência de mercado para gestão da segurança da informação —, a política de backup e recuperação de dados, onde os dados ficam armazenados (território nacional ou exterior) e como o sistema suporta a conformidade com a LGPD: log de acessos, controle de acesso por perfil e gestão de prazos de retenção.

Critério 5 — Usabilidade e adoção. O melhor sistema do mercado fracassa se a equipe não o usa. Avaliar a interface com o perfil real dos usuários — não com o gestor de TI —, verificar se há treinamento incluído na implantação e como é o suporte em português com tempo de resposta aceitável.

Critério 6 — Custo total de propriedade. O preço da licença ou da assinatura mensal é apenas uma parte do custo. O custo total inclui implantação, configuração, treinamento, integração com outros sistemas, digitalização do acervo físico quando aplicável e suporte recorrente. Solicitar o custo do primeiro ano completo — não só a assinatura mensal — é a base para uma comparação honesta entre fornecedores.

SaaS em nuvem ou on-premise: estrutura de custo e responsabilidades

A escolha do modelo de implantação define não apenas o custo inicial, mas a estrutura de responsabilidades ao longo da vida do sistema.

Como conduzir uma demonstração de GED de forma eficaz

A demonstração eficaz é aquela em que o fornecedor mostra o sistema executando cenários reais da empresa — não o roteiro padrão de vendas. A diferença entre os dois é o que separa uma avaliação real de uma impressão favorável que não se sustenta na operação.

Antes da demonstração, o gestor deve preparar de três a cinco cenários concretos para solicitar ao fornecedor: "mostre como indexo e busco este tipo de documento", "mostre como configuro o workflow de aprovação de contrato com dois aprovadores", "mostre o log de acessos de um documento", "mostre como configuro o prazo de guarda desta categoria e o que acontece quando vence".

Perguntas obrigatórias ao vendedor durante a demonstração:

1. O que está incluído no preço apresentado e o que é cobrado separado (implantação, integração, treinamento)?
2. Qual é o SLA de disponibilidade do sistema e como funciona o suporte quando há indisponibilidade?
3. Se precisar migrar para outro sistema no futuro, como funciona a exportação dos dados e em qual formato?
4. Quais integrações com ERPs estão prontas e qual é o custo de integração com o ERP que usamos?
5. Onde ficam armazenados os dados e quais certificações de segurança o serviço tem?

A armadilha mais comum na avaliação de GED é escolher com base no preço da licença, ignorando os custos de implantação e integração — que em muitos projetos superam a licença do primeiro ano. A segunda armadilha é selecionar pelo excesso de funcionalidades que a empresa não vai usar nos próximos anos, pagando por recursos que nunca saem do papel.