Como este tema funciona no porte da sua empresa
Os erros mais comuns são pular o mapeamento de documentos antes de escolher a plataforma, não definir onde o arquivo assinado fica guardado e não comunicar adequadamente os parceiros externos sobre o novo processo — deixando-os sem instrução e sem resposta quando resistem.
Os erros se concentram em falta de padronização — cada área usa o processo à sua maneira, com níveis de assinatura diferentes sem critério — e em escolher plataforma sem avaliar se ela suporta os tipos de assinatura que os documentos mais críticos exigem.
Os erros mais críticos são não integrar a plataforma com GED ou ERP — criando etapas manuais que anulam o ganho de eficiência — e não incluir a área de segurança da informação e o DPO na avaliação e contratação da plataforma, gerando risco de conformidade com a LGPD.
Erros na adoção de assinatura eletrônica raramente acontecem na assinatura em si — acontecem antes e depois: na escolha da plataforma sem mapeamento dos documentos, na configuração sem definir onde o arquivo assinado fica, na ausência de comunicação com parceiros externos, na mistura de níveis de assinatura sem critério, na migração de todos os processos de uma vez e na ignorância da LGPD no tratamento dos dados dos signatários. Identificar e corrigir esses erros não exige trocar de plataforma na maioria dos casos — exige ajustar o processo.
Os erros mais comuns, suas consequências e como corrigir
Os oito erros a seguir são os mais frequentes na adoção de assinatura eletrônica em empresas de diferentes portes. Para cada um: como identificar se está acontecendo, qual é a consequência prática e o que fazer para corrigir.
Erro 1: Escolher a plataforma antes de mapear os documentos
Muitas empresas escolhem a plataforma primeiro — pelo preço, pela marca ou pela indicação de um colega — e só depois descobrem que ela não suporta o nível de assinatura exigido para os documentos mais críticos. A plataforma é contratada, o processo começa, e quando chega o contrato que precisaria de assinatura avançada com CPF, a plataforma só oferece assinatura simples.
Como identificar: a plataforma não suporta os tipos de assinatura ou os métodos de autenticação que os documentos da empresa exigem.
Consequência: a assinatura eletrônica pode ser contestada para documentos de alto risco se o nível usado for inadequado.
Como corrigir: mapear os tipos de documentos e os níveis de assinatura necessários antes de contratar. Se a plataforma já foi contratada e não suporta o nível adequado, avaliar migração ou contratação de plataforma complementar para documentos críticos.
Erro 2: Usar o nível errado de assinatura para documentos de alto risco
Usar assinatura simples em contratos que, pelo valor ou complexidade, mereceriam assinatura avançada é um erro que só se manifesta quando o contrato é contestado. A contestação pode argumentar que não há prova suficiente de que o signatário era quem dizia ser.
Como identificar: não há critério definido de qual nível de assinatura usar para cada tipo de documento — o analista escolhe o que achar melhor a cada envio.
Consequência: em uma disputa, a assinatura pode ser questionada e o documento pode precisar ser refeito ou ter sua validade discutida.
Como corrigir: criar a tabela de nível de assinatura por categoria de documento — com validação do jurídico para os documentos de maior risco. Para documentos já assinados com nível inadequado que são críticos, avaliar com o jurídico se há necessidade de refazer.
Erro 3: Não guardar a trilha de auditoria junto com o arquivo
O arquivo assinado eletronicamente tem valor probatório quando acompanhado do log de auditoria — o registro de quem assinou, quando, de onde e por qual meio. Se o arquivo é guardado sem o log, a prova de autenticidade fica na plataforma, não nos mãos da empresa.
Como identificar: os arquivos de contratos assinados eletronicamente estão salvos sem o relatório de auditoria associado — só o PDF do documento.
Consequência: em uma contestação, a empresa precisa acessar a plataforma para provar a autenticidade, assumindo que a plataforma ainda existe e que os dados foram mantidos.
Como corrigir: alterar o processo de arquivamento para sempre salvar o relatório de auditoria junto ao arquivo do contrato. A maioria das plataformas gera o relatório automaticamente como segundo arquivo no pacote do documento assinado.
Erro 4: Não comunicar os parceiros externos sobre o novo processo
Enviar o primeiro documento para assinatura eletrônica para um parceiro que nunca assinou eletronicamente, sem nenhuma instrução prévia, é uma receita para resistência — o parceiro não sabe o que é aquele e-mail estranho, acha que é phishing, e telefona perguntando o que fazer.
Como identificar: os parceiros externos recebem o convite de assinatura sem aviso prévio e sem instrução de como proceder.
Consequência: resistência desnecessária, ligações de suporte que consomem tempo da equipe e, em alguns casos, volta ao papel para parceiros que se sentiram inseguros com o processo.
Como corrigir: comunicar os parceiros com antecedência, explicar o que é assinatura eletrônica, o que eles vão receber e o que precisam fazer. Uma instrução simples em duas linhas no e-mail de envio resolve a maioria dos casos.
Erro 5: Não definir prazo para assinatura
Documentos enviados sem prazo — ou com prazo muito longo — ficam pendentes indefinidamente sem que ninguém perceba. Quando o vencimento do prazo não gera nenhuma notificação relevante, os documentos simplesmente somem do radar.
Como identificar: há documentos com status "pendente" no painel com semanas ou meses de espera sem que ninguém tenha acompanhado.
Consequência: contratos não assinados em tempo hábil que atrasam o início de projetos ou comprometem obrigações contratuais.
Como corrigir: configurar prazos adequados por tipo de documento e ativar lembretes automáticos. Estabelecer uma rotina de verificação semanal do painel de pendências.
Erro 6: Migrar todos os processos ao mesmo tempo
A tentação de migrar tudo para digital de uma vez é grande — mas o resultado costuma ser sobrecarga da equipe, parceiros externos despreparados e processos que voltam ao papel por falta de suporte adequado na transição.
Como identificar: a migração foi anunciada e iniciada em todas as áreas simultaneamente, sem faseamento ou priorização.
Consequência: risco operacional elevado no período de transição, qualidade inconsistente na configuração dos fluxos e resistência acumulada de múltiplas frentes ao mesmo tempo.
Como corrigir: se a migração já começou, priorizar a conclusão de dois ou três processos antes de avançar para os demais. O sucesso nos primeiros processos cria referência e confiança para os seguintes.
Erro 7: Não incluir a área de TI na avaliação da integração
Contratar a plataforma sem verificar com a área de TI se ela tem integração compatível com o GED ou ERP da empresa é um erro que custa caro depois — quando o volume cresce e o processo manual de guardar o arquivo assinado se torna oneroso, a empresa descobre que a integração não é simples ou possível com a plataforma contratada.
Como identificar: a plataforma foi contratada sem consulta à área de TI, e a integração com sistemas da empresa não foi avaliada.
Consequência: processo manual persistente, custo de projeto de integração customizada ou necessidade de trocar de plataforma.
Como corrigir: incluir a área de TI na avaliação da plataforma desde o início — mesmo que a integração não seja necessária agora, verificar se ela será possível quando o volume justificar.
Erro 8: Ignorar a LGPD no processo de assinatura
O processo de assinatura eletrônica coleta dados pessoais dos signatários — nome, e-mail, CPF, IP, data e hora. Usar esses dados para outras finalidades sem base legal, ou contratar uma plataforma sem verificar a conformidade com a LGPD, cria risco de conformidade.
Como identificar: a plataforma foi contratada sem verificar a política de privacidade; os dados dos signatários são usados para outras finalidades (ex: incluídos em listas de marketing).
Consequência: exposição a reclamações de signatários junto à ANPD e a sanções previstas na LGPD. Para dúvidas sobre adequação formal, consultar especialista em proteção de dados.
Como corrigir: verificar a política de privacidade da plataforma, garantir que os dados dos signatários só são usados para o processo de assinatura e incluir o processo no mapeamento de dados (ROPA) da empresa.
Sinais de que o processo de assinatura tem erros que precisam ser corrigidos
Se você se reconhece em três ou mais cenários abaixo, o processo de assinatura eletrônica provavelmente tem inconsistências que merecem revisão.
- A plataforma de assinatura foi contratada mas o uso é irregular — cada área faz do seu jeito, com níveis de assinatura diferentes sem critério.
- Há documentos assinados eletronicamente sem a trilha de auditoria associada — só o PDF do contrato, sem o log.
- Documentos expiram frequentemente sem assinatura porque o prazo configurado é insuficiente.
- Parceiros externos resistem ao processo eletrônico porque não foram adequadamente orientados antes de receber o convite.
- A migração foi feita sem plano — alguns processos migraram, outros ainda usam papel, sem critério claro de quando cada um vai migrar.
- A plataforma foi contratada sem consultar a área de TI sobre a compatibilidade de integração com o GED ou ERP.
Caminhos para revisar e corrigir o processo de assinatura eletrônica
Há dois caminhos para conduzir a revisão e a correção dos erros, dependendo da criticidade dos problemas identificados.
O gestor administrativo revisa o processo atual com base na lista de erros, identifica o que está acontecendo e corrige — sem necessidade de trocar de plataforma na maioria dos casos.
- Perfil necessário: gestor administrativo com disponibilidade para mapear o processo atual, identificar os desvios e configurar as correções na plataforma.
- Tempo estimado: de 2 a 4 semanas para revisar o processo, configurar as correções e treinar novamente as áreas envolvidas.
- Faz sentido quando: os erros são operacionais — prazo, nível de assinatura, arquivamento, comunicação com parceiros — e não exigem análise jurídica formal.
- Risco principal: corrigir os erros visíveis sem identificar os menos óbvios — especialmente o erro de LGPD, que pode passar despercebido sem verificação específica.
Especialista conduz a revisão formal do processo, com cobertura de conformidade legal e LGPD quando necessário.
- Tipo de fornecedor: Assinatura Eletrônica / Certificação Digital, TI, BPO Documental, Consultoria Jurídica.
- Vantagem: cobertura dos erros de conformidade — nível de assinatura inadequado em documentos de alto risco e LGPD — com análise formal pelo especialista adequado.
- Faz sentido quando: há erro crítico de conformidade que exige revisão jurídica; necessidade de reconfigurar a integração com sistemas; ou o processo como um todo precisa ser reestruturado.
- Resultado típico: diagnóstico documentado dos erros, correções implementadas e processo revisado em 4 a 8 semanas.
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Perguntas frequentes
Quais erros evitar ao adotar assinatura eletrônica?
Os oito erros mais comuns são: escolher a plataforma antes de mapear os documentos, usar o nível errado de assinatura para documentos de alto risco, não guardar a trilha de auditoria junto ao arquivo, não comunicar os parceiros externos sobre o novo processo, não definir prazo para assinatura, migrar todos os processos ao mesmo tempo, não incluir a TI na avaliação da integração e ignorar a LGPD no processo.
Por que a assinatura eletrônica não está funcionando bem na empresa?
Os problemas mais comuns são: documentos expirando porque o prazo configurado é inadequado, falta de padronização entre áreas (cada uma usa um nível de assinatura diferente sem critério) e falta de monitoramento do painel de pendências. Na maioria dos casos, o problema é de processo — não da plataforma — e pode ser corrigido sem trocar de ferramenta.
Erro mais comum ao escolher plataforma de assinatura eletrônica?
Escolher a plataforma antes de mapear os tipos de documentos e os níveis de assinatura necessários. O resultado é uma plataforma contratada que não suporta o nível adequado para os documentos mais críticos da empresa. O mapeamento dos documentos deve sempre preceder a avaliação e a escolha da plataforma.
O que acontece se usar o nível errado de assinatura eletrônica?
Em documentos de baixo risco, a consequência prática é pequena. Em contratos de maior valor ou documentos com obrigação legal, usar assinatura simples quando a avançada seria mais adequada cria um risco de contestação: em uma disputa, pode ser argumentado que não há prova suficiente de que o signatário era quem dizia ser. Para dúvidas sobre o nível adequado para documentos específicos, consultar o jurídico.
Como evitar que documentos expirem sem assinatura?
Três medidas resolvem a maioria dos casos: configurar prazos adequados por tipo de documento — nem muito curtos nem tão longos que percam urgência —, ativar lembretes automáticos para signatários antes do vencimento e revisar o painel de pendências semanalmente para identificar documentos próximos do vencimento que precisam de acompanhamento manual.
Fontes e referências
- ANPD — Autoridade Nacional de Proteção de Dados. Informações sobre direitos dos titulares e obrigações dos controladores. Disponível em: gov.br/anpd.
- Erros descritos baseados em prática operacional de mercado observada na adoção de assinatura eletrônica em empresas de diferentes portes. As consequências e recomendações são orientações práticas; para análise jurídica de conformidade, consultar especialista.